Dieser Artikel fasst die Diskussionen des Webinars vom 18. April 2024 zusammen, moderiert von Stefan Morcov, CEO von Hermix, und Michael Mathieu, Vertriebsleiter bei Westpole Benelux.
Der B2G-Markt (Business-to-Government) ist relevant und unterscheidet sich von anderen Märkten wie B2B oder B2C (Einzelhandel, Konsumgüter). Der B2G-Markt ist riesig, stabil und eigenständig. Der öffentliche Sektor repräsentiert 531 Billionen BIP, das öffentliche Beschaffungswesen 141 Billionen BIP. Wir bewegen uns in einem riesigen Markt, der stetig wächst und immer dynamischer wird. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Wettbewerbsvorteile unerlässlich. Doch trotz des zunehmenden Wettbewerbs ist der Markteintritt nach wie vor schwierig. Unsere Analyse zeigt, dass nur 1,31 Billionen europäische Unternehmen Zugang zu öffentlichen Aufträgen erhalten. Das ist überraschend, wenn man bedenkt, dass europäische Regierungen jährlich 541 Billionen BIP – insgesamt 2 Billionen Euro – über 250.000 Auftraggeber ausgeben. Laut einer Studie der Weltbank aus dem letzten Jahr gehen 251 Billionen BIP aufgrund von Ineffizienzen verloren.
Unsere Lösung
Bei Hermix ist unsere Mission klar: Wir bieten eine innovative Online-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, öffentliche Aufträge effektiv zu sichern. Unser Engagement liegt in der Stärkung von Unternehmen in drei Schlüsselbereichen: Ausschreibungsüberwachung, Ausschreibungsanalyse und Marktinformationen.
- Die Überwachung von Ausschreibungen bildet das Rückgrat unserer Dienstleistung. Wir liefern täglich aktuelle Informationen zu neuen Ausschreibungen, Änderungen an bestehenden Ausschreibungen sowie wichtige Dokumente und bieten Frage-und-Antwort-Runden an. Durch die Nutzung von Erkenntnissen aus verschiedenen renommierten Quellen wie dem belgischen Beschaffungsportal und dem Förderportal der Europäischen Kommission stellen wir sicher, dass unsere Kunden stets informiert und optimal vorbereitet sind.
- Im Bereich der Angebotsanalyse tauchen wir tief in die kaufmännischen und technischen Aspekte ein und nutzen modernste dialogbasierte KI-Technologie, um Prozesse zu optimieren. Von der Analyse komplexer Ausschreibungsanforderungen bis hin zur Automatisierung mühsamer Aufgaben – unsere Plattform ermöglicht Unternehmen, sich mühelos im Beschaffungswesen zurechtzufinden.
- Unser Bereich Marktanalysen konzentriert sich schließlich darauf, Unternehmen strategisch in ihren jeweiligen Märkten zu positionieren. Durch detaillierte Analysen und Erkenntnisse ermöglichen wir unseren Kunden fundierte Entscheidungen und die Nutzung lukrativer Chancen.
Im Wesentlichen ist Hermix mehr als nur eine Plattform – es ist ein verlässlicher Partner für Unternehmen, die in der wettbewerbsintensiven Welt der öffentlichen Auftragsvergabe erfolgreich sein wollen.
Herausforderungen, denen wir uns stellen
Wir bei Hermix stellen uns einer großen Herausforderung: der Auswertung riesiger Datenmengen im öffentlichen Sektor. Die Informationsflut ist so groß, dass Unternehmen damit überfordert sind. Unser Ziel ist es, den Überblick zu behalten. Nehmen wir zum Beispiel die Änderungen der IT-Verträge des Europäischen Parlaments. Das zeigt, warum es so wichtig ist, laufende Verträge zu verstehen. Früher gab es eine Ausschreibung mit mehreren Losen, dann wurden einige Lose in separate Ausschreibungen aufgeteilt und später wieder andere. Mittlerweile gibt es unzählige abgeschlossene und zukünftige IT-Ausschreibungen des Europäischen Parlaments mit vielen Losen und vielen Gewinnern. Diese Informationsflut zu bewältigen, ist extrem schwierig. Wir brauchen eine zentrale Plattform, um all diese Informationen zu organisieren – und genau das leistet Hermix.
Mithilfe von KI können wir Aufgaben automatisieren und die Dokumentenerstellung optimieren, wodurch Unternehmen Zeit sparen. Wir aggregieren Kontextinformationen und liefern Erkenntnisse, die Unternehmen bei fundierten Entscheidungen unterstützen. Beispielsweise bieten wir Profile von Einkäufern, Informationen zu früheren Vertragsabschlüssen und Lieferanteninformationen.
Der Schlüssel zum Erfolg im öffentlichen Sektor
Strategie. Unternehmen jeder Größe verfügen über begrenzte Ressourcen, und öffentliche Ausschreibungen sind kostspielig. Daher ist es entscheidend, den Markt zu verstehen und die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Die beste Strategie ist, sich in Märkten mit den größten Budgets und dem geringsten Wettbewerb zu positionieren. Dies entspricht Napoleons Strategie der “Niederlage im Detail”: Ein guter General konzentriert all seine Kräfte dort, wo der Feind am schwächsten ist. Hermix unterstützt dies durch die Analyse und Aggregation von Big Data aus verschiedenen Quellen, um ein umfassendes, ganzheitliches Bild des gesamten Marktes zu liefern.
Ausschreibungsanalyse. Im öffentlichen Sektor ist die Analyse von Ausschreibungen aus kaufmännischer und technischer Sicht unerlässlich. Das Verständnis der Marktdynamik, die strategische Positionierung und die Priorisierung vielversprechender Chancen sind entscheidend. Der Einsatz von Technologie und Datenanalyse kann die Wettbewerbsfähigkeit und die Chancen auf Vertragsabschlüsse deutlich steigern.
Vorverkauf und Angebotsmanagement. Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Vorverkaufsphase. Bei öffentlichen Ausschreibungen ist es wie eine Prüfung: Bewertet wird, was man schriftlich darlegt, nicht, was man weiß. Daher sind die Aktivitäten in der Vorverkaufsphase von entscheidender Bedeutung. Viele Aufgaben in diesem Bereich lassen sich automatisieren, vom Verständnis der Ausschreibungsanforderungen über deren Zusammenfassung bis hin zur Erstellung von Angebotsvorschlägen.
Verkäufe. Zum tatsächlichen Umsatz gehört auch die physische Präsenz. Der persönliche Kontakt vor Ort ist immer wichtig.
Technische Exzellenz. Die Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen und/oder Produkte stärkt die Marke und den Ruf.
Dieser umfassende Ansatz, von der Marktanalyse über die Überwachung von Ausschreibungen und die Qualifizierung bis hin zum Verfassen von Angeboten, ist der Schlüssel zum Erfolg im öffentlichen Sektor.
Warum KI?
Der Zugriff auf strukturierte und aufbereitete Daten – also auf fundierte Erkenntnisse – ist für die Entwicklung einer effektiven Strategie unerlässlich. Mithilfe dieser Daten können Sie Ihre Kunden, Wettbewerber und Markttrends analysieren und so sachgerechte Entscheidungen treffen. Der Einsatz von KI kann Ihre Strategie zusätzlich optimieren, indem er auf Basis Ihrer Datennutzungsmuster Einblicke und Handlungsempfehlungen liefert.
Durch den Einsatz von Tools wie KI und Datenanalyse können Sie sich im öffentlichen Sektor einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Prozesse zu optimieren, große Datenmengen zu analysieren und strategische Entscheidungen zu treffen, die Wachstum und Erfolg fördern.
Unsere Vision für den Einsatz von KI
Wir haben eine großartige, KI-basierte Funktion eingeführt: die automatisierte Zusammenfassung technischer Spezifikationen und Ausschreibungsunterlagen. Sie können diese analysieren und Tausende von öffentlichen Ausschreibungen mit KI zusammenfassen in Hermix.
Das Tool ermöglicht es Benutzern, innerhalb weniger Minuten zu überprüfen, was
- Umfang und Ziel eines Projekts,
- Die Eignungs- und finanziellen Auswahlkriterien, wie z. B. Umsatz und Zertifizierungen,
- Die technischen und fachlichen Auswahlkriterien wie Lebensläufe und Referenzen für ähnliche Projekte.
- Oder die Auszeichnungs- und Bewertungsmatrix.
Wir nutzen verschiedene generative LLM-Tools wie ChatGPT, Mistral, LlaMa und PrivateGPT. Wir sind Teil des Microsoft Startup-Programms und haben dadurch Zugriff auf Tools wie OpenAI.
Mit Blick auf die Zukunft erforschen wir fortschrittliche KI-Anwendungen wie Preisanalyse und Angebotserstellung. KI birgt zwar großes Potenzial, doch ist es entscheidend, praxisorientiert zu bleiben und sich auf die Lösung konkreter, praktischer Probleme zu konzentrieren. Unser Ansatz besteht darin, ein Framework mit spezialisierten Diensten oder Agenten zu entwickeln, die zusammenarbeiten, um individuelle Probleme zu lösen und wertvolle Ergebnisse zu erzielen.
Wir legen Wert auf Transparenz.
Unsere Plattform umfasst europäische Institutionen sowie nationale, föderale, regionale und lokale Einkäufer in ganz Europa. Wir erweitern unsere Abdeckung kontinuierlich um weitere Agenturen und Quellen.
Wir legen Wert auf Transparenz und zeigen daher die Quelle unserer Daten an, die auf Nutzerfeedback basiert. Mit nur einem Klick können Nutzer auf die Originalquelle der extrahierten Informationen zugreifen. Wir haben uns bemüht, Genauigkeit zu gewährleisten und Fehler bei der Datenextraktion zu vermeiden. Wir haben verschiedene Sprachmodelle getestet und damit gearbeitet, wobei sich GPT-4 für unsere Aufgaben als das zuverlässigste erwiesen hat. Künstliche Intelligenz hat zwar ihre Stärken, kann aber bei komplexen Themen und Nuancen an ihre Grenzen stoßen. Daher sind wir uns ihrer Grenzen bewusst.
Unsere Erfolge
Mit über 800 Nutzern und rund 30 Kunden in ganz Europa freuen wir uns über die Zusammenarbeit mit renommierten Partnern wie Indra, Unisys, Capgemini, Luminess, Euroforce, Vass, Westpole und Technopolis. Unsere Plattform bietet Zugriff auf umfangreiche Daten und ermöglicht es Nutzern, vielfältige Aspekte zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Anmerkungen von Michael Mathieu – Vertriebsleiter bei Westpole
”Hermix hilft mir enorm beim Aufbau einer Pipeline und beim Erhalt von Erinnerungen, insbesondere für Ausschreibungen, die ich vielleicht vergessen oder für die ich keine Zeit hatte, sie anzusehen. Es ermöglicht mir auch, mit Partnern oder Wettbewerbern zu sprechen, um deren Marktposition und Marktanteil besser zu verstehen. Ich kann außerdem Branchenanalysen nach Kunde und Sektor durchführen, was früher stundenlange Arbeit in Anspruch nahm. Ich erinnere mich, dass ich zu Beginn sechs Monate brauchte, um mich mit unserem Hauptprodukt Ted vertraut zu machen. Ich habe sechs Monate Vollzeit dafür eingesetzt, um zu verstehen, was der Markt zu bieten hat und eine Pipeline für die nächsten fünf Jahre aufzubauen. Ihr Produkt ist wirklich unschätzbar wertvoll für die Unterstützung von Pre-Sales und Vertrieb.”
Bei Fragen oder wenn Sie Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns bitte.
Der Artikel basiert auf den im Webinar behandelten Themen. “Hyperoptimierung öffentlicher Ausschreibungen durch KI.“.
Siehe die Videoaufnahme.
