Die gängige Beschwerde über den Vertrieb im öffentlichen Sektor ist, dass Ausschreibungen schwer zu finden sind. Die ehrlichere Beschwerde, sobald ein Team dies ein oder zwei Jahre lang gemacht hat, ist, dass das Suchen und Bieten bei Ausschreibungen sehr schnell teuer wird. Letztendlich kann jeder ein Portal abonnieren und eine Benachrichtigung erhalten. Aber die Arbeit, auf die es wirklich ankommt, ist die, die stattfindet, nachdem die Bekanntmachung im Posteingang eingegangen ist, wenn jemand schnell und mit unvollständigen Informationen entscheiden muss, ob die Ausschreibung genau für Ihren Anwendungsfall die richtige ist.
Die Kosten einer Fehlentscheidung in dieser Sache sind selten gering. Branchenanalysen beziffern die Gesamtkosten des B2G-Vertriebs auf etwa 2 bis 6 Prozent des Vertragswerts, und ungefähr die Hälfte des Aufwands im Presales entfällt auf die Arbeit des Suchens, Lesens und Qualifizierens von Ausschreibungen. Eine einzige falsch eingeschätzte Gelegenheit verschlingt oft 2 bis 3 Wochen an Zeit von erfahrenen Presales-Mitarbeitern, in manchen Fällen vielleicht sogar mehr.
Zu dem Zeitpunkt, an dem das Team erkennt, dass der bisherige Auftragnehmer ohnehin verlängern wollte oder dass das tatsächliche Budget des Käufers nur halb so hoch ist wie angenommen, ist das Angebot bereits weit fortgeschritten und die Kosten sind versunken. Multipliziert man das über ein Jahr, wurde ein signifikanter Teil des Vertriebsbudgets für Aufträge ausgegeben, die nie verfügbar waren.
Das ist die reale Wirtschaftswissenschaft des Vertriebs im öffentlichen Sektor, und sie ist der Grund, warum Bedarfserklärung und Qualifizierung mehr Aufmerksamkeit verdienen, als sie normalerweise erhalten. Die schwierigere Frage, und diejenige, um die es in diesem Artikel geht, ist, wie man ermittelt, welche Ausschreibungen ernsthaften Aufwand verdienen, und wie man früh genug weiß, um auf diese Antwort zu reagieren.
Wo die Portale nicht mehr ausreichen
An der Oberfläche ist die Vergabelandschaft unkompliziert. Öffentliche Auftraggeber veröffentlichen Ausschreibungen über offizielle Kanäle. TED veröffentlicht die durch die EU-Vergaberichtlinien vorgeschriebenen Bekanntmachungen, wobei an jedem Arbeitstag etwa 3.000 live geschaltet werden und der Gesamtwert der Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte sich auf rund 815 Milliarden Euro pro Jahr beläuft. Das Vereinigte Königreich verfügt über „Find a Tender“ für höherwertige Beschaffungen und „Contracts Finder“ für den Rest. Nationale Portale wie BOSA in Belgien, Doffin in Norwegen und die entsprechenden Systeme in Deutschland, den Niederlanden, Rumänien und anderswo bearbeiten die Ebenen unterhalb der EU-Schwellenwerte. Das EU-Förderportal und eTendering decken die europäischen Institutionen selbst ab.
Dieser Teil lässt sich leicht beschreiben und einfach einrichten. Der schwierigere Punkt – und der Grund dafür, warum so viele Anbieter bei öffentlichen Verkäufen unter den Erwartungen bleiben – ist, dass Live-Ausschreibungen nur eine Ebene des Marktes darstellen. Vergabebekanntmachungen zeigen, wer gewonnen hat und wo die bisherigen Auftragnehmer stark sind. Vorankündigungen signalisieren die zukünftige Nachfrage Monate vor dem offiziellen Start einer Ausschreibung. Rahmenvereinbarungsaktivitäten zeigen, wo zukünftige Abrufe liegen könnten. Auslaufende Verträge weisen darauf hin, wo voraussichtlich die nächste Gelegenheit entsteht.
Teams, die nur Live-Ausschreibungen überwachen, arbeiten am Ende nur mit einem Bruchteil der verfügbaren Informationen. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Ausschreibung für jeden sichtbar ist, haben die Lieferanten, die sich im Voraus vorbereitet haben, bereits den Käufer, die Kategorie, den wahrscheinlich mürbe werdenden Wettbewerb und die Historie hinter der Anforderung studiert. Sie geben ihr Angebot nach mehreren Monaten gezielter Vorbereitung ab, und der Vorsprung wird für einen reaktiven Wettbewerber selten sichtbar, bevor der Zuschlag erteilt wird.
Was “sich lohnen” wirklich bedeutet
Bevor wir darüber sprechen, wie man gute Ausschreibungen findet, hilft es, konkret zu definieren, wie eine gute Ausschreibung für einen bestimmten Anbieter tatsächlich aussieht. In der Praxis wägen erfahrene Angebotsverantwortliche fünf Dinge ab, manchmal in unterschiedlicher Reihenfolge, aber immer dieselben fünf.
Das Erste ist die Passung des Ausschreibungsbudgets.
Die relevante Frage ist nicht, ob der Vertragswert abstrakt betrachtet attraktiv erscheint, sondern ob das historische Ausgabenmuster des Käufers in dieser Kategorie zur Preisspanne des Unternehmens passt. Ein Team, das auf Projekte im Wert von 500.000 € ausgerichtet ist, gehört nicht in die Pipeline eines Käufers für 80.000-€-Verträge, und umgekehrt gilt das genauso. Ein Käuferprofil in Hermix zeigt den durchschnittlichen Zuschlagswert für eine bestimmte Kategorie im Vergleich zur eigenen Preisspanne des Unternehmens, was die Frage der Budgetpassung oft in Sekundenschnelle beantwortet.
Das zweite ist das Amtsinhaberrisiko.
Öffentliche Aufträge laufen oft über drei bis fünf Jahre, und in vielen Kategorien zeigt sich ein starkes Muster von Wiederholungsgewinnern. Wenn die letzten vier Aufträge dieser Art an denselben Anbieter gegangen sind, insbesondere an einen, der bereits Rahmenvertragsnehmer ist, ist die realistischerweise bestehende Chance, ihn abzulösen, gering, unabhängig davon, wie gut das Angebot ist. Das Risiko des bisherigen Auftragnehmers ist der mit Abstand häufigste Grund, warum Teams Mühe in Ausschreibungen verschwenden, die sie ohnehin kaum gewinnen konnten.
Das dritte ist die Passung der Umsetzungsfähigkeit.
Verpflichtende Eignungskriterien, Leistungsumfang, Sprachanforderungen und Zertifikate passen entweder oder sie tun es nicht. Die Ausschreibung anhand der tatsächlichen Leistungsbilanz des Unternehmens zu lesen, anstatt anhand der Version des Unternehmens, die im Marketing-Deck existiert, erspart später wochenlange Arbeit.
Der vierte Punkt ist der Zeitpunkt des Vertragsabschlusses.
Eine 40-Tage-Frist für eine Ausschreibung, die Referenzschreiben aus drei Ländern, eine übersetzte Leistungsbeschreibung und zwei Partnerschaftserklärungen erfordert, ist nur dem Namen nach eine 40-Tage-Frist. Die relevante Frage ist, ob das Team von jetzt bis zur Einreichung über genügend Vorlaufzeit verfügt, und nicht, ob die Frist theoretisch machbar ist.
Das fünfte ist die strategische Passung der öffentlichen Ausschreibung.
Selbst eine gewinnbare Ausschreibung kann eine schlechte Nutzung eines Quartals sein, wenn der Gewinn weder einen Markt erschließt, eine glaubwürdige Referenz aufbaut noch Folgearbeiten generiert. Ein Vertrag, der Lieferkapazität verbraucht, ohne die Positionierung zu stärken, ist eine Steuer auf das nächste Jahr der Angebotserstellung.
Die Qualifizierung öffentlicher Ausschreibungen ist die disziplinierte Anwendung dieser fünf Perspektiven auf jede Chance, und sie ist der Grund, warum Teams mit einer Gewinnrate von 60 Prozent sich von Teams mit einer Gewinnrate von 10 Prozent unterscheiden.
Der Zweck der Erkundung besteht darin, frühzeitig genügend Beweise zu sammeln, um diese Disziplin anzuwenden, bevor Ressourcen für das Angebot gebunden wurden.
Die vier Signale, die die Antwort tragen
Vier Signale tragen den größten Teil dieser Beweise. Jedes davon ist eine Kategorie öffentlicher Daten, die prinzipiell verfügbar ist und in der Praxis selten zu einer brauchbaren Gesamtschau zusammengeführt wird.
Die öffentliche Live-Ausschreibung ist das erste Signal.
Es ist die sichtbare Eröffnung, der Punkt, an dem sich der Markt formal bewegt, und natürlich kann sie nicht ignoriert werden. Für sich genommen ist die Ausschreibung jedoch das wenig aussagekräftigste Dokument im Qualifizierungsprozess, da sie Ihnen zwar verrät, wonach der Käufer heute sucht, aber nichts darüber aussagt, was er zuvor gekauft hat, was er dafür bezahlt hat oder wem er bei der Lieferung vertraut hat.
Die Kaufhistorie des Käufers ist das zweite Signal und das am häufigsten unterutzte.
Vergangene Vergaben, wiederkehrende Lieferanten, Auftragsgrößen und Beschaffungsmuster sagen oft mehr aus, als es jede Bekanntmachung je tun wird. Ein Lieferant, der versteht, wie eine Behörde in den letzten drei Jahren eingekauft hat, befindet sich in einer weitaus stärkeren Position als jemand, der nur die aktuellen Ausschreibungsunterlagen liest. Die Behördenprofile von Hermix machen genau das direkt sichtbar und bieten dem Leser die gesamte Beschaffungshistorie eines Käufers in einer einzigen Ansicht – einschließlich der Kategorien, die er am häufigsten beschafft, der Preisspannen, in denen er zahlt, und der Lieferanten, an die er regelmäßig Aufträge vergibt.
Die künftige Nachfrage ist das dritte Signal.
Vorankündigungen, Rahmenvertragsentwicklungen, Prognosen zur Auftragsverlängerung und auslaufende Verträge offenbaren oft, wo sich die nächste Gelegenheit anbahnt. Eine Vorankündigung ist eine sechs bis zwölf Monate im Voraus wirkende Frühwarnung. Ein auslaufender mehrjähriger Vertrag ist eine nahezu sichere Neuausschreibung. Ein Rahmenvertrag, der jetzt zusammengestellt wird, bestimmt, wer in den kommenden drei bis fünf Jahren an diesen Käufer verkaufen kann. Teams, die diese Signale beobachten, beginnen Monate vor dem eigentlichen Erscheinen der Bekanntmachung mit den Vorbereitungen und treten bei der Einreichung mit einer klareren Position auf als Mitbewerber, die nur auf die laufende Ausschreibung reagieren.
Der Wettbewerbskontext ist das vierte Signal.
Zu wissen, wer immer wieder auftaucht, wo sie stark sind, wo Partnerschaften den Markt prägen und wo ein Vertrag auf dem Papier offen erscheint, in der Praxis aber faktisch vergeben ist, verändert die Qualifizierungsentscheidung mehr als fast jeder andere Faktor. Eine Ausschreibung, bei der ein wahrscheinlicher Gewinner bereits in den Daten erkennbar ist, ist etwas ganz anderes als eine Ausschreibung mit einem wirklich offenen Teilnehmerfeld, und beide gleich zu behandeln ist eine der kostspieligsten Gewohnheiten im öffentlichen Vertrieb.
Zusammen verwendet, verwandeln diese vier Signale eine rohe Bekanntmachung in eine qualifizierte Chance, wobei ein Großteil der Antwort auf die Frage “lohnt sich das” eher in den Daten rund um die Ausschreibung als in der Ausschreibung selbst liegt.
Wie sich der Markt selbst verändert hat
Es ist erwähnenswert, dass sich die Struktur des europäischen öffentlichen Beschaffungswesens im letzten Jahrzehnt so verlagert hat, dass die Eignungsprüfung schwieriger und nicht einfacher geworden ist.
Rahmenvereinbarungen und dynamische Beschaffungssysteme machen inzwischen einen wachsenden Anteil der öffentlichen Ausgaben aus. Den Zuschlag für eine Rahmenvereinbarung zu erhalten, ist wichtiger als den Zuschlag für einen einzelnen Abruf zu bekommen, denn der Verlust der Rahmenvereinbarung bedeutet den jahrelangen Verlust des Zugangs zu diesem Käufer. Teams, die jeden Abruf einzeln qualifizieren, ohne an die dahinterstehende Position in der Rahmenvereinbarung zu denken, verkennen oft, worauf es ankommt.
Die Rahmenentscheidung ist der eigentliche strategische Moment. Die Abrufe, die darauf folgen, sind operativ.
Partnerschaften und Konsumgebote sind parallel dazu zu einer entscheidenderen Variablen geworden. Großaufträge werden zunehmend von Teams statt von einzelnen Anbietern gewonnen, und die relevante Qualifikationsfrage lautet selten, ob das Unternehmen alleine gewinnen kann. Sie lautet vielmehr öfter, wer glaubwürdig mit uns bieten würde und was Muster vergangener Partnerschaften darüber aussagen, wer bereits mit wem spricht.
Ein Käufer, der regelmäßig Aufträge an Konsortien vergibt, stellt eine andere Ausgangslage dar als ein Käufer, der konsequent an Einzellanbieter vergibt, und ein disziplinierter Qualifizierungsprozess erkennt dieses Muster frühzeitig.
Auch Beschaffungsdaten sind deutlich zugänglicher geworden, insbesondere in der EU, wo TED, das EU-Förderportal, eTendering und nationale Open-Data-Initiativen die Historie von Vergaben und Ausgabenmustern auf einem Niveau sichtbar gemacht haben, das vor zehn Jahren noch unvorstellbar war.
Die Informationen sind vorhanden. Der Engpass ist die Arbeit, sie für eine spezifische kommerzielle Entscheidung zu einer nutzbaren Ansicht zusammenzustellen.
Das machen wir aber schon manuell
Viele erfahrene B2G-Teams werden dies lesen und völlig zu Recht sagen, dass sie das alles bereits tun. Sie lesen die Bekanntmachungen sorgfältig. Sie prüfen, wer den letzten Auftrag gewonnen hat. Sie schauen sich die Verlängerungspipeline an. Sie fragen ihr Netzwerk nach dem bisherigen Auftragnehmer. Niemand schlägt vor, dass erfahrene Teams diese Arbeit auslassen sollten. Die steilere Behauptung ist, dass die manuelle Durchführung in dem Umfang, den der Markt heute verlangt, teuer, langsam und selektiv geworden ist.
Die manuelle Eignungsprüfung von Angeboten lässt sich nur schlecht skalieren.
Ein Team von vier erfahrenen Presales-Mitarbeitern kann im Monat vielleicht dreißig bis vierzig Ausschreibungen gründlich qualifizieren, was nur einen Bruchteil dessen ausmacht, was der Markt in einer bestimmten Kategorie tatsächlich veröffentlicht. Der Rest wird nach Bauchgefühl, durch teilweises Lesen oder überhaupt nicht qualifiziert. Die guten Gelegenheiten, die verpasst werden, sind per Definition unsichtbar. Sie tauchen später als Auftragsvergabe an jemand anderen auf.
Die manuelle Qualifizierung ist ebenfalls inkonsistent.
Verschiedene Teammitgliedern gewichten Budgetpassung, das Risiko des bestehenden Anbieters und die Eignung der Fähigkeiten unterschiedlich. Eine Ausschreibung, die von dem strengsten Prüfer an einem Dienstagmorgen bewertet wird, erhält eine andere Punktzahl als dieselbe Ausschreibung, die von einem müden Prüfer an einem Freitagnachmittag bewertet wird. Über ein Jahr hinweg summiert sich diese Inkonsistenz zu einem bedeutsamen Teil des Angebotsbudgets, das für Gelegenheiten ausgegeben wird, die bei einer disziplinierten Prüfung zurückgestellt worden wären.
Das Argument für strukturierte Intelligenz beruht auf einer einfacheren Beobachtung.
Sorgfältiges Lesen ohne Kontext bleibt teures Rätselraten, und die Kosten summieren sich über ein Jahr an Angeboten.
Wie Hermix die Arbeit verändert
Hermix betrachtet das Wachstum im öffentlichen Sektor neben dem offensichtlichen Beschaffungsproblem als Qualifizierungs- und Intelligenzproblem. Die Plattform überwacht aktuelle Ausschreibungen, Vorankündigungen, Auftragsvergaben und voraussichtliche Verlängerungen auf TED, dem EU-Förderportal, eTendering, Find a Tender sowie den nationalen Portalen in Belgien, Norwegen, Deutschland, den Niederlanden, Rumänien und anderen Ländern. Die Bekanntmachungen selbst sind dabei nur eine Ebene.
Zu jeder Chance ermittelt Hermix die vollständige Beschaffungshistorie des Käufers, Auftragnehmerprofile für den wahrscheinlich anstehenden Wettbewerb, Daten zur Partnerschaftsaffinität, die zeigen, wer mit wem gearbeitet hat, ähnliche Auftragsvergaben mit ihren tatsächlichen Werten sowie den Verlängerungskalender, der signalisiert, was als Nächstes ansteht. KI-gestützte Ausschreibungszusammenfassungen verwandeln eine 300-seitige Spezifikation in eine fünfminütige kommerzielle Lektüre. KI-Chat ermöglicht gezielte Fragen zum gesamten Ausschreibungsdokumentensatz.
Die Auswirkungen auf das Team sind struktureller Natur. Anstatt von einer rohen Ausschreibung zur nächsten zu springen, kann ein Leser jede Chance zusammen mit den Belegen sehen, die eine Qualifizierung ermöglichen. Die fünf Blickwinkel (Budgetpassung, Amtsinhaber-Risiko, Fähigkeitsabgleich, Timing, strategische Passung) lassen sich alle in derselben Ansicht beantworten. Hermix-Nutzer berichten in der Regel von einer Verkürzung der Ausschreibungsanalysezeit um etwa 75 Prozent und der Marktforschungszeit um etwa 87 Prozent, wobei die gewonnenen Stunden auf wertvollere Arbeit bei den Chancen umgelenkt werden, die die Qualifizierung überstehen.
Gespeicherte Berichte, Markierungen, geteilte Kommentare, Zuweisungsfunktionen und ein Kanban-Board ermöglichen es Vertriebs- und Angebotsteams, aus derselben Marktsicht zu arbeiten, anstatt sich gegenseitig Links weiterzuleiten und Entscheidungen in Tabellenkalkulationen und Posteingängen zusammenzufügen.
Was disziplinierte Qualifikation tatsächlich bringt
Die besten Anbieter im öffentlichen Beschaffungswesen gewinnen nicht, weil sie mehr Bekanntmachungen gesehen haben als alle anderen. Sie gewinnen, weil sie verstehen, welche Signale wichtig sind, welche Aufträge sich zu verfolgen lohnen und wann man handeln muss. Teams, die einen disziplinierten Qualifizierungsprozess einführen, erleben in der Regel, dass ihre Gewinnraten innerhalb von ein bis zwei Jahren von 10 bis 20 Prozent auf 60 bis 70 Prozent steigen. Die Verbesserung resultiert daraus, dass gezielt auf Aufträge geboten wird, die zur tatsächlichen Position des Unternehmens passen, während der verbleibende Aufwand auf weniger, besser platzierte Angebote umgelenkt wird.
Das Team reicht weniger Angebote ein, gewinnt einen höheren Prozentsatz davon und wendet weniger Zeit von Führungskräften für Aufträge auf, die von vornherein nicht zu bekommen waren. Es zeichnet sich ein klareres Bild davon ab, welche Käufer, welche Kategorien und welche Partnerschaften dauerhafte Aufmerksamkeit verdienen und welche den Lieferanten überlassen werden sollten, die sie ohnehin schon dominieren.
Benötigen Sie Hilfe dabei, mehr öffentliche Ausschreibungen schneller zu gewinnen?
Wenn der aktuelle Prozess eines Unternehmens immer noch darauf angewiesen ist, zwischen Portalen zu springen, jede Bekanntmachung manuell zu lesen und vielversprechende Aufträge von unpassenden allein nach Bauchgefühl zu sortieren, liegt das Problem selten darin, dass das Team noch eine Benachrichtigung braucht. Das Problem ist, dass der Findungsprozess zu früh aufhört. Der sichtbare Teil des Marktes, der Teil, den jeder mit einer E-Mail-Adresse abonnieren kann, ist der einfache Teil. Die Arbeit, die darüber entscheidet, ob sich das Schreiben eines Angebots lohnt, liegt hinter der Bekanntmachung – in der Historie des Einkäufers, dem Wettbewerbsmuster, dem Verlängerungskalender und der disziplinierten Anwendung von fünf Qualifizierungskriterien auf Aufträge, die oberflächlich betrachtet attraktiv wirken.
Hermix wurde entwickelt, um diese Arbeit weiterzuführen. Es hilft Teams, Ausschreibungen im öffentlichen Sektor zu finden, den dahinterstehenden Markt zu verstehen und den Aufwand dort zu bündeln, wo eine reale Gewinnchance besteht. In einem 2-Billionen-Euro-Markt ist genau diese Lücke das, was ein Jahr voller Aktivitäten von einem Jahr mit messbarem Fortschritt trennt.
