Der 2-Billionen-Euro-Markt, in den sich nur 1,31 TP3T der europäischen Unternehmen vorwagen
In der Europäischen Union sind 33,5 Millionen Unternehmen tätig. Nur 400.000 bewerben sich um öffentliche Aufträge.
Das entspricht einem Anteil von 1,31 TP3T an einem Markt, der die Hälfte der europäischen Wirtschaft ausmacht.
Der öffentliche Sektor macht 53% der Wirtschaft aus. Allein das öffentliche Beschaffungswesen entspricht 14% des BIP. Wir sprechen hier von einem Markt mit einem Jahresvolumen von 2 Billionen Euro und 250.000 Beschaffungsstellen in ganz Europa.
Dennoch gibt die überwältigende Mehrheit der europäischen Unternehmen niemals ein einziges Angebot ab.
Die Barriere ist nicht das Können. Die Barriere ist der Aufwand, kombiniert mit einem Markt, der trotz jahrelanger politischer Interventionen zu seiner Öffnung weiterhin hartnäckig schwer zugänglich bleibt.
KMU-Definition und -Verteilung
Ein KMU ist ein Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro oder einer Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro.
Die Verteilung der europäischen Unternehmen stellt sich wie folgt dar:
29,36 Millionen Kleinstunternehmen (weniger als 10 Beschäftigte) machen 87% aller Unternehmen aus. 3,84 Millionen kleine Unternehmen (10–49 Beschäftigte) machen weitere 11% aus. 251.000 mittlere Unternehmen (50–249 Mitarbeiter) machen 0,8% aus. Nur 55.000 Großunternehmen (250+ Mitarbeiter) machen 0,2% der Gesamtzahl aus.
Insgesamt beschäftigen Klein- und Kleinstunternehmen 48% der Erwerbstätigen in der EU und erwirtschaften 35% der gesamten Wertschöpfung der Wirtschaft. Mittlere Unternehmen beschäftigen 15% Menschen und erwirtschaften 16% der Wertschöpfung. Große Unternehmen machen zwar nur 0,2% der Unternehmen aus, beschäftigen jedoch 37% der Erwerbsbevölkerung und erwirtschaften 49% der gesamten Wertschöpfung.
Die Beteiligungslücke
Bei der öffentlichen Auftragsvergabe dreht sich das Muster um.
Alle Großunternehmen beteiligen sich an öffentlichen Aufträgen. Die meisten mittleren Unternehmen beteiligen sich. Sehr wenige kleine und Kleinstunternehmen tun dies.
Gemessen an der Anzahl der vergebenen Aufträge erhalten KMU laut einer Analyse der TED-Datenbank 71%. In vielen EU-Ländern werden an KMU etwa 55–60% der Aufträge vergeben (bitte beachten Sie, dass die in Studien angegebenen Zahlen manchmal voneinander abweichen, selbst wenn die Studien von derselben Stelle, z. B. der Europäischen Kommission, veröffentlicht wurden).
Was den Auftragswert angeht, sieht die Lage jedoch anders aus. KMU erzielen je nach Land und Analysemethode nur 28–55% des gesamten Auftragswerts. Mittelständische Unternehmen sichern sich 15% des Auftragswerts. Kleine Unternehmen erhalten 9%. Kleinstunternehmen erzielen lediglich 4% des Auftragswerts.
Großunternehmen, die 0,21 TP3T aller Unternehmen ausmachen, erhalten zwar nur 291 TP3T der Aufträge (gemessen an der Anzahl), erzielen jedoch 45–721 TP3T des gesamten Auftragswerts.
Einige Trends zeigen, dass sich das Problem verschlimmert
Eine Studie aus dem Jahr 2014, in der Beschaffungsdaten aus den Jahren 2009 bis 2011 untersucht wurden, ergab, dass KMU 29% des Gesamtwerts der Beschaffungen oberhalb der Schwelle im Rahmen von Direktverträgen erhielten. Berücksichtigt man die Beteiligung von KMU als Partner in gemeinsamen Angeboten oder als Subunternehmer, stieg dieser Anteil auf 46%.
Dieser Wert lag deutlich unter dem Wert von 58%, der den Beitrag der KMU zum BIP im gleichen Zeitraum darstellte.
Die Auswertung der Daten aus den Jahren 2011 bis 2017 ergab, dass schätzungsweise 61% der öffentlichen Aufträge, die die EU-Schwellenwerte überschritten, an KMU vergeben wurden. Die Aufschlüsselung unter den KMU sah wie folgt aus: Kleinstunternehmen erhielten 19% Aufträge, kleine Unternehmen 22% und mittlere Unternehmen 20%.
Trotz politischer Maßnahmen zur Erhöhung der KMU-Beteiligung besteht die Kluft zwischen ihrem wirtschaftlichen Beitrag und ihrem Marktanteil im öffentlichen Beschaffungswesen weiterhin fort.
Unsere Analyse der F&E-Fördermittel der Europäischen Kommission zeigt eine noch ausgeprägtere Konzentration. Nur 1,5% der Begünstigten erhalten 57% des Gesamtbudgets.
Teilnahmequoten und Unzufriedenheit
Laut dem von der Europäischen Kommission veröffentlichten Bericht „Bedürfnisanalyse für KMU im öffentlichen Beschaffungswesen 2021“ haben sich 57,5% der kleinen Unternehmen in fünf EU-Mitgliedstaaten in der Vergangenheit an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt.
Bei den Kleinstunternehmen gaben 44,71 TP3T an, bereits an öffentlichen Vergabeverfahren teilgenommen zu haben.
Das Beunruhigende daran ist: 24,31 TP3T der teilnehmenden Kleinunternehmen haben kein Interesse daran, dies in Zukunft erneut zu tun.
Die Erfahrung treibt Unternehmen aus dem Markt, anstatt sie anzuziehen.
Die formalen Barrieren
Die EU-Vergaberegeln sind theoretisch darauf ausgelegt, die Teilnahme von KMU zu erleichtern. Die politischen Maßnahmen klingen vielversprechend.
Öffentliche Auftraggeber werden ausdrücklich ermutigt, Aufträge in Lose aufzuteilen. Sie werden aufgefordert, unnötigen Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Sie sollen Bietergemeinschaften und Unterauftragsvergaben akzeptieren.
Das Europäische Einheitliche Eigenerklärung (EEE) wurde speziell zur Unterstützung von KMU eingeführt. In der Theorie reichen Unternehmen lediglich eine Eigenerklärung ein. Vollständige Nachweise werden nur vom Zuschlagsempfänger angefordert.
In der Praxis werden diese Schutzmaßnahmen nicht einheitlich angewendet.
Unsere Analyse von 1,8 Millionen Ausschreibungen im Gesamtwert von 9 Billionen Euro über einen Zeitraum von 8 Jahren zeigt, dass die durchschnittliche Ausschreibungsgröße und Losgröße keinen rückläufigen Trend aufweisen. Die Auftragswerte bleiben im Durchschnitt hoch. Die Umsatzanforderungen erreichen mitunter Dutzende oder Hunderte von Millionen Euro.
Die formelle Ermutigung existiert auf dem Papier. Die praktischen Hürden bleiben bestehen.
Die Markttrittschranken bleiben hoch, sind aber nicht unbedingt das größte Hindernis für die Teilnahme. Kleinere Unternehmen können sich dennoch an Ausschreibungen beteiligen und die finanziellen und technischen Auswahlkriterien erfüllen, indem sie sich zu Konsortien zusammenschließen oder auf die Kapazitäten Dritter oder von Nachunternehmern zurückgreifen.
Der wahre Killer: Anstrengung
Die größte Hürde sind keine formalen Anforderungen. Die größte Hürde sind Aufwand und Kosten.
1. Ausschreibungsrecherche
Die Suche nach der richtigen Ausschreibung erfordert null falsche Negative und minimale falsche Positive. Verpassen Sie eine relevante Gelegenheit, verlieren Sie potenziellen Umsatz. Jagen Sie zu vielen irrelevanten Gelegenheiten hinterher, verschwenden Sie Ressourcen durch Informationsrauschen.
Die Datenlandschaft ist unübersichtlich. Ausschreibungen werden auf TED (Tenders Electronic Daily), nationalen Portalen wie SEAP in Rumänien, eTendering für EU-Institutionen, dem belgischen BOSA, dem niederländischen TenderNED, dem norwegischen Doffin, dem deutschen Vergabeportal und Dutzenden anderer Plattformen veröffentlicht.
Eine einzige relevante Chance in diesem Heuhaufen zu finden, erfordert stundenlange manuelle Suche. Falsch-Positive erzeugen Informationsrauschen, verschwendeten Aufwand und unnötige Kosten.
2. Angebotsqualifizierung
Sobald Sie eine Ausschreibung finden, beginnt die Qualifizierung.
Technische Qualifikation bedeutet das Lesen von 30 bis 300 Seiten an Spezifikationen, Anlagen und Anforderungen. Dies dauert je nach Ausschreibung zwischen 30 Minuten bei einfachen, 2 Stunden bei mäßig komplexen und bis zu 10 Stunden bei den komplexesten Vorhaben.
Kaufmännische Qualifikation ist schlimmer. Sie müssen TED, Beschaffungsportale und Google nach Budgets und vergangenen Verträgen durchsuchen. Für eine einfache Ausschreibung dauert dies über 2 Stunden. Bei komplexen Ausschreibungen müssen Sie mit 2–3 Tagen Schreibtischrecherchen rechnen.
3. Marktbeobachtung
Dann folgt die Angebotserstellung. Ein typisches Angebot erfordert ein Team aus 5 Vertriebsmitarbeitern und 1 Presales-Manager, die 20 Tage lang arbeiten. Bei durchschnittlichen Tagessätzen von 300 € für den Vertrieb und 400 € für den Presales ist das eine Investition von 38.000 € pro Angebot.
Die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen kostet große Unternehmen bis zu 2% des gesamten Auftragswerts. Bei KMU können die Kosten bis zu 6% des Umsatzes betragen.
Eine Umfrage aus dem Jahr 2019 unter 179 britischen Bauunternehmen ergab, dass Unternehmen, die jedes fünfte Projekt gewinnen, bis zu 22% ihres operativen Umsatzes für Vertriebs- und Vorverkaufsmaßnahmen aufwenden könnten.
Der erforderliche Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Ausschreibungswert oder zur Erfolgsquote. Die meisten KMU rechnen das durch und winken ab.
Wie Technologie das Problem löst
Der Markt für das öffentliche Beschaffungswesen braucht das, was in B2C- und B2B-Märkten bereits existiert: automatisierte Analytik und Intelligence.
Im Konsumgüter- und Einzelhandelssektor ist Analytik Standard. Google Analytics, Facebook Analytics, LinkedIn Sales Navigator, Salesforce, HubSpot. Diese Plattformen bieten demografische Daten, Verhaltensanalysen und Marktinformationen als Grunderwartung.
Im B2G-Vertrieb verwenden die meisten Unternehmen nach wie vor Excel-Tabellen mit tausenden manuell aktualisierten Zeilen.
Moderne Technologie kann den Aufwand in jeder Phase reduzieren.
1. Ausschreibungen finden:
KI-gestütztes Monitoring auf allen großen Portalen mit intelligenter Filterung nach Land, Behördentyp, CPV-Codes, Förderart und benutzerdefinierten Schlüsselwörtern. Tägliche E-Mail-Benachrichtigungen liefern nur relevante Auftragschancen. Keine falschen Negative, minimale falsche Positive.
2. Technische Qualifikation:
Große Sprachmodelle können 300-seitige Spezifikationen in prägnante Zusammenfassungen zusammenfassen. KI-Chat-Oberflächen beantworten spezifische Fragen zu Anforderungen, Budgets, Expertenprofilen und Ergebnissen, ohne das gesamte Dokument zu lesen.
3. Kaufmännische Qualifikation:
Marktintelligenz-Plattformen analysieren Millionen öffentlicher Aufträge in ganz Europa. Sie enthüllen frühere Gewinner, typische Budgets, die Ausgabemuster von Behörden und Wettbewerbslandschaften. Was früher 2 bis 3 Tage Schreibtischrecherche erforderte, dauert heute 5 Minuten.
4. Partnerschaftsanalyse:
Die Graphenanalyse bildet Beziehungen zwischen Auftragnehmern ab, identifiziert Konsortialmuster, Partnerschaftshistorien und kompatible Kooperationspartner. Netzwerkdiagramme zeigen, wer mit wem in welchen Märkten mit welchen Erfolgsquoten zusammenarbeitet.
5. Angebotserstellung:
KI unterstützt beim Verfassen auf der Grundlage vergangener erfolgreicher Angebote, bei der Anforderungsextraktion und bei der Konformitätsprüfung.
Hermix verkürzt die Qualifizierungszeit um 87% bei der Marktforschung, um 85% bei Ausschreibungszusammenfassungen und um 75% bei detaillierten Analysen. Es steigert die Identifizierung relevanter Geschäftsmöglichkeiten um 50%.
Hermix ersetzt 2–3 Mitarbeiter in Ihrem Team. Ein vierköpfiges Vertriebsteam, das Hermix nutzt, leistet die Arbeit von 6 Personen. Die Plattform erspart pro Ausschreibung 1–4 Stunden für die Analyse der technischen Spezifikationen sowie 2+ Stunden bis 2–3 Tage für die wirtschaftliche Qualifizierung.
Bei der Erstellung von Angeboten beträgt die Zeitersparnis 60%. Anstatt 20 Tage arbeitet ein Team mit KI-Unterstützung nur 8 Tage. Das entspricht einer Ersparnis von 22.800 € pro Angebot.
Der Weg nach vorn für kleine und mittlere Unternehmen
KMU haben strategische Optionen, um trotz formeller Anforderungen, die unüberwindbar erscheinen mögen, an großen Ausschreibungen teilzunehmen.
Verlassen Sie sich auf die Kapazitäten anderer Unternehmen. Sie müssen nicht alle Anforderungen selbst erfüllen. Weisen Sie den Zugang zu Nachunternehmern, Konsortialpartnern oder Dritten nach, die Leistungslücken – d. B. technische, finanzielle und wirtschaftliche Ausnahmekriterien [or: Eignungskriterien] – schließen.
Gebot als Teil eines Konsortiums oder als Subunternehmer. Schließen Sie sich mit komplementären Unternehmen zusammen. Ein Partner bringt technisches Know-how ein, ein anderer Referenzen, ein dritter eine geografische Präsenz. Auch wenn Sie einige kleinere Unternehmen als Ihre Wettbewerber betrachten, ist es manchmal besser, sich mit ihnen zusammenzutun, um in der höheren Liga mitspielen zu können.
Nutzen Sie Technologie, um im Bereich Effizienz zu konkurrieren. Tools wie Hermix sorgen für Chancengleichheit. Was Großkonzerne mit dedizierten Presales-Teams erreichen, können KMU mit intelligenten Plattformen erreichen.
Schreiben Sie klügere Ausschreibungen. Der Vorschlag selbst besteht aus drei Teilen: administrative Unterlagen, technischer Vorschlag und finanzielle Offerte. Die Konformitätsprüfung stellt sicher, dass alle formalen Muss-Kriterien erfüllt sind (Formulare, Erklärungen, Umsatz, frühere Projektreferenzen, Experten, Zertifizierungen).
Aber beim Gewinnen geht es nicht um Konformität. Gewinnen erfordert Originalität und den Wert des technischen Angebots, wettbewerbsfähige Preise und die Demonstration eines tiefen Verständnisses der Käuferbedürfnisse.
Menschliche Intelligenz zählt hier mehr als formelle Anforderungen. Technologie verarbeitet die Daten. Menschen liefern die Kreativität und die strategischen Einblicke, die gewinnende Angebote ausmachen.
Marktintelligenz als Wettbewerbsvorteil
Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihren Käufer zu verstehen, bevor Sie ein Gebot abgeben.
Vertriebs-Veteranen verlassen sich stark auf persönliches Know-how und Networking – Treffen mit Partnern, Kunden und die Teilnahme an Branchenveranstaltungen. Aber den Markt und die Kunden zu kennen, erfordert auch einen enormen Aufwand am Schreibtisch.
Jedes Käuferprofil enthält vergangene Ausschreibungen, Budgets, die Vertragshistorie, Arten von typischerweise eingekauften Dienstleistungen, Budgetmuster, Zeitpläne und bevorzugte Lieferanten – aktuelle und frühere Gewinner ähnlicher Aufträge im selben Markt.
Auftragnehmerprofile offenbaren Wettbewerbsstärken, vergangene Gewinne, Partnerschaftsmuster und Lücken bei Chancen.
Hermix beantwortet kritische Fragen sofort:
- Wer sind meine besten potenziellen Partner?
- Mit welchen Partnern arbeitet dieser Käufer derzeit zusammen?
- Was macht meine Konkurrenz?
- Welche sind unsere besten Märkte und Zielkunden?
- Welche relevanten Verträge laufen aus und werden in Kürze neu ausgeschrieben?
Auswirkungen in der Realität
Der damit verbundene Aufwand übersteigt die Möglichkeiten der meisten KMU. Die Hürden erscheinen unüberwindbar.
Dies erklärt, warum fast ein Viertel der Kleinunternehmen, die sich an der öffentlichen Auftragsvergabe versucht haben, kein Interesse daran hat, wieder teilzunehmen.
Technologie kann dies beheben, indem sie das öffentliche Beschaffungswesen für Lieferanten zugänglich macht.
Wenn ein 4-köpfiges Team die Arbeit von 6 erledigen kann, verändern sich die wirtschaftlichen Verhältnisse. Wenn die Qualifizierung Minuten statt Tage dauert, werden mehr Möglichkeiten realisierbar. Wenn Sie die richtigen Ausschreibungen mit hoher Gewinnwahrscheinlichkeit identifizieren können, verbessert sich die Selektivität bei der Angebotsabgabe.
Der B2G-Markt sollte nicht nur den 1,31 TP3T größten Unternehmen vorbehalten sein.
Fazit
The public procurement market is huge, relevant, and systematically avoided by the vast majority of European businesses.
The barriers are real. Finding tenders is hard. Qualifying opportunities is time-consuming. Writing proposals is expensive. Win rates are uncertain.
But the barriers aren’t insurmountable. They’re addressable with modern technology.
AI and machine learning can automate tender monitoring, compress qualification time significantly, provide market intelligence, identify partnerships, and assist with proposal generation.
Companies like Capgemini, IBM, Fujitsu, Indra, OTE, KPMG, Cancom, Wipro, Aricoma, Euroforce, and Technopolis use platforms like Hermix to make public sector sales systematic, efficient, and data-driven.
The opportunity is here. The technology is real. The question is whether your business is ready to compete in the largest market that most companies ignore.
PLEASE NOTE: This article was drafted with the support of AI tools (Claude). We also used GPT5 to support our market research. All content was reviewed and verified manually.
