Implementación de una herramienta de análisis de ventas de empresa a gobierno (B2G) – Hermix

Esquema

    Implementación de una herramienta de análisis de ventas de empresa a gobierno (B2G) – Hermix
    Implementación de una herramienta de análisis de ventas de empresa a gobierno (B2G) – Hermix

    Publicado como: Morcov, S. y Puiu, AM (2023). Implementación de una herramienta de análisis de ventas de empresa a gobierno (B2G) – Hermix. Perspectivas económicas: tendencias y desafíos, 12(4), 61-69. doi:10.51865/EITC.2023.04.05

    Abstracto: El mercado de ventas del sector público, es decir, de empresa a gobierno.
    El mercado B2G (de empresa a empresa) es grande y relevante. Es similar, pero difiere en varios aspectos clave de otros mercados como el minorista, el de consumo (B2C) o el de empresa a empresa (B2B). El B2G es enorme, con un valor de 2 billones de euros anuales en Europa, pero está insuficientemente investigado y carece de herramientas y métodos adecuados. Público
    Los contratos son difíciles de acceder y requieren experiencia especializada y una inversión inicial significativa. Este documento explora la implementación y
    Evaluación de Hermix, una plataforma de TI que da soporte y automatiza las ventas al sector público, en una gran empresa. Este estudio tuvo un carácter cualitativo.
    Enfoque longitudinal. Consistió en 7 talleres y 2 entrevistas con 8 participantes del estudio de caso, realizadas a lo largo de un año.
    Se destacan los pasos de implementación y los resultados. Hermix automatizó un conjunto de procesos de ventas del sector público para la empresa anfitriona, incluyendo: licitación
    seguimiento con notificaciones por correo electrónico, calificación de oportunidades e investigación de mercado, es decir, el análisis del contexto táctico y estratégico: compradores
    (compradores públicos), presupuestos, competencia, afinidades de asociación, grupos de interés, tendencias. Utiliza análisis de datos avanzados, big data y aprendizaje automático.
    aprender a proporcionar inteligencia de mercado como gráficos gubernamentales, firmográficos, geográficos y segmentación monetaria. Implementar
    Las herramientas de automatización de ventas del sector público ofrecen beneficios directos a las empresas, relacionados con la eficiencia en costes y tiempo, la mejora de las tasas de éxito en las propuestas y la optimización de la planificación estratégica. Los beneficios indirectos para las empresas se refieren a la calidad de la entrega. Las herramientas de análisis de datos también contribuyen a la transparencia general de la contratación pública, la eficiencia del gasto público y una mejor gobernanza pública.

    Palabras clave: Contratación pública; Relaciones entre empresas y gobierno (B2G); Público
    Ventas sectoriales; Investigación de mercado; Análisis.

    Introducción

    Las ventas al sector público, o de empresa a gobierno (B2G), son la comercialización y venta de productos, servicios y obras a organizaciones del sector público (Diccionario Cambridge).

    El B2G es similar, pero distinto de otros mercados, como el minorista, el de consumo, el de empresa a consumidor (B2C) o el de empresa a empresa (B2B) (Kenton, 2021). Según la Comisión Europea (CE) y Eurostat, el sector público representa 531 TP3T del Producto Interno Bruto (PIB) de la Unión Europea (UE) (Eurostat, 2022). En EE. UU., el gasto público asciende a 471 TP3T del PIB. La contratación pública constituye una parte significativa del gasto público, estimado en más de 141 TP3T del PIB mundial. En Europa, la CE estima que el volumen de la contratación pública asciende a 2 billones de euros y que el número de compradores públicos es de 250.000. Estos incluyen instituciones públicas a nivel internacional, europeo, nacional, federal, regional o local.

    Un número significativo de empresas opera en el mercado B2G. La Comisión Europea estima que 400.000 empresas participan en contratos públicos. A nivel mundial, 601.300 empresas de la lista Fortune 1000 participan en contratos del sector público. En general, tener contratos con el gobierno repercute positivamente en el valor de una empresa. Este impacto varía según factores como el tamaño de la empresa y la diversidad de sus clientes (Josephson et al., 2019).

    El mercado de ventas del sector público aún no ha sido analizado, estudiado ni definido formalmente. Incluso la terminología se encuentra todavía en proceso de definición. Por lo tanto, se utilizan diversas denominaciones alternativas para este ámbito, como Business-to-Government (B2G), sector público (PS), contratación pública (PP), Business-to-Public-Administration (B2PA) o Business-to-Public-Sector (B2PS).

    No existen herramientas ni métodos suficientes para dar soporte a este mercado. No hay herramientas especializadas para el análisis, la investigación de mercado ni las ventas. Las ventas en el sector público dependen del análisis manual de datos y de herramientas generales de gestión de datos, como la inteligencia empresarial (BI) o la gestión de relaciones con el cliente (CRM).

    Hermix Es una nueva plataforma que busca automatizar y respaldar las ventas públicas y el acceso a fondos públicos. Hermix ayuda a las empresas a comprender y ganar contratos públicos. Ofrece funcionalidades como:

    • Seguimiento de licitaciones, como notificaciones por correo electrónico y notificaciones dentro de la aplicación;
    • Calificación de oportunidades de licitación, como el análisis de presupuestos de clientes, proyectos similares, competencia, ganadores anteriores, socios potenciales, compradores similares;
    • Inteligencia de mercado profunda y segmentación de mercado, con análisis de big data e IA/ML: informes con información sobre dónde está el dinero, quién compra y vende, qué, cuándo, cómo, dónde y cuánto, para cada mercado.

    Las fuentes de datos de Hermix son en su mayoría públicas, como el portal europeo de contratación pública (TED), Eurostat, el Banco Central Europeo (BCE), la Comisión Europea (CE) y el portal europeo de datos abiertos.

    Durante los últimos 2 años, la tecnología y el modelo de negocio de Hermix se probaron con fines de evaluación y validación en aproximadamente 600 talleres, con 350 usuarios, expertos e investigadores, incluidos 22 clientes precomerciales.

    Uno de los principales casos prácticos utilizados para la evaluación y validación de la implementación, los resultados y los beneficios de Hermix se llevó a cabo en colaboración con una empresa europea de ingeniería de software, filial de una empresa global de TI y comunicaciones con sede en Europa, pero con actividad internacional. Esta empresa presta servicios de TI a la Comisión Europea y otras instituciones europeas, entre cuyos clientes se encuentran la Dirección General de Redes de Comunicaciones, Contenido y Tecnología, la Dirección General de Educación y Cultura, la Dirección General de Servicios Digitales, la Dirección General de Investigación e Innovación, el Centro Común de Investigación de la UE, la Agencia Europea de Medio Ambiente y el Comprador Europeo de Seguridad Alimentaria. El proyecto fue financiado parcialmente por la Agencia de Desarrollo Regional de Bucarest-Ilfov.

    Fondo

    El mercado europeo de contratación pública (empresa a gobierno, B2G) es enorme (2 billones de euros), complejo y de difícil acceso. Compradores y contratistas tienen una necesidad imperiosa de comprender su ecosistema y automatizar sus procesos.

    Existe una gran cantidad de datos abiertos multilingües disponibles, pero carecen de estandarización, integración y calidad semántica, por lo que no se aprovechan lo suficiente. El acceso a fondos y licitaciones públicas es un proceso manual que requiere una inversión, un esfuerzo y unos recursos considerables. Por consiguiente, el mercado está dominado por unos pocos actores especializados.

    Las nuevas tecnologías y métodos disruptivos (inteligencia artificial, aprendizaje automático, modelos de lenguaje a gran escala) aún no se utilizan en el mercado B2G. Por lo tanto, existe una enorme brecha entre las tecnologías y los métodos empleados en los sectores B2C/B2B y las ventas en el sector público.

    Relaciones entre empresas y gobierno (B2G)

    El mercado del sector público, también conocido como Business-to-Government (B2G), es enorme, singular y relevante. Los fondos públicos satisfacen necesidades económicas y sociales cruciales. Por ejemplo, la Comisión Europea ya ha desembolsado 807.000 millones de euros a través del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia. La infraestructura, la educación, el transporte, la sanidad, la asistencia social y la investigación de la UE se financian en gran medida con fondos públicos. Una gran cantidad de estos proyectos se ejecutan mediante contratación pública.

    Al mismo tiempo, a pesar de los importantes esfuerzos políticos y regulatorios, el acceso a los fondos públicos sigue siendo un asunto elitista, dominado por unos pocos actores grandes y especializados. El mercado está sesgado. Solo 400.000 empresas, es decir, 1,31 TP3T del total de 30 millones de empresas de la UE, acceden a contratos públicos (Eurostat, 2022). Según nuestro análisis de datos del Sistema de Transparencia Financiera (FTS) de la Comisión Europea, solo 1,51 TP3T de los beneficiarios de subvenciones de I+D de la CE reciben 571 TP3T del presupuesto total de I+D de la CE.

    A diferencia de los sectores B2B y B2C, no existen herramientas de automatización ni de análisis que den soporte a los actores del sector B2G. La Tabla 1 presenta las necesidades principales y los problemas más importantes a los que se enfrentan los actores del sector B2G.

    Implementación de la plataforma de análisis de ventas del sector público – Hermix

    Hermix ayuda a las empresas a ganar contratos públicos. Ofrece funcionalidades como el seguimiento del mercado y la elaboración de informes de investigación de mercado. Ofrece características que incluyen:

    1. Investigación de mercado estratégica, posicionamiento, segmentación, predicción y apoyo a la toma de decisiones, con infografías avanzadas, utilizando segmentación tradicional (como firmografía, geografía, demografía, monetaria), así como segmentación innovadora: gráficos gubernamentales, mapas de afinidad (Morcov, 2022).
    2. Calificación inteligente de oportunidades. Análisis de los probables ganadores, patrones de comportamiento,
      comportamiento anormal.
    3. Generación de clientes potenciales, identificación de oportunidades relevantes, vigilancia inteligente del mercado (Hermix,
      2023).

    En la Figura 1 se presenta un resumen de los módulos de Hermix.

    Figura 1. Módulos principales de Hermix
    Fuente: Elaborado por los autores a partir de las descripciones de los productos Hermix (Hermix, 2023).

    Métodos

    Este artículo estudia el impacto de la implementación de Hermix, una herramienta especializada de análisis de mercado y habilitación de ventas, para dar soporte a las ventas en el sector público en una gran empresa de TI.

    Se trata de un estudio longitudinal, basado en un único caso práctico, que consiste en la implementación de la plataforma Hermix para una gran empresa de software informático.

    Esta investigación se llevó a cabo como un estudio de caso longitudinal único. Además de la implementación de la plataforma, consistió en una serie de 7 talleres y 2 entrevistas con un total de 8 participantes de la empresa anfitriona.

    La investigación mediante estudios de caso es un método de investigación cualitativo y exploratorio. La investigación cualitativa, y en especial la investigación mediante estudios de caso, puede ayudar a los investigadores a desarrollar conocimientos iniciales en nuevos ámbitos, como el B2G, un ámbito insuficientemente analizado y comprendido (Levitt et al., 2018; Gummesson, 2000). Esta metodología resulta particularmente útil en el diseño, la construcción y la validación externa de nuevas teorías (Gibbert y Ruigrok, 2010).

    La metodología de investigación de estudio de caso empleada incluyó la recopilación de datos a través de talleres y entrevistas, así como la aplicación y evaluación de la herramienta implementada (Yin, 2011).

    Los datos se recopilaron mediante 7 talleres en línea y 2 entrevistas, con 8 participantes. No se utilizaron cuestionarios escritos ni herramientas de recolección de datos fuera de línea. Las entrevistas en vivo son herramientas típicas utilizadas en la investigación cualitativa y en los estudios de caso, ya que ayudan a descubrir nuevas perspectivas a través de debates abiertos y, especialmente, preguntas abiertas. También son útiles para clarificar la terminología, dado que los términos utilizados en B2G a veces son excesivos y no están suficientemente definidos ni son específicos. Durante los talleres y las entrevistas, se dio mayor importancia a las respuestas y comentarios negativos que a los positivos. Los talleres tenían como objetivo descubrir argumentos, la posible causalidad entre ellos, así como analizar el contexto más amplio del estudio de caso y de la organización anfitriona (Wieringa, 2014).

    Las discusiones durante los talleres y las entrevistas no se grabaron por motivos de confidencialidad, pero se tomaron notas y las respuestas se documentaron por escrito para un análisis más profundo del texto y de los comentarios, y para garantizar la validez del constructo.

    La investigación para el estudio de caso consistió en las siguientes actividades principales, que se detallan a continuación.

    1. La actividad de diseño de la investigación consistió en definir los métodos de investigación, diseñar la estructura de los talleres y las entrevistas, y seleccionar el caso de estudio y sus participantes.

    Los participantes representaban diversas funciones y niveles organizativos:

    • 4 gerentes y ejecutivos de ventas;
    • 1 gerente de preventa;
    • 1 experto en preventas/licitaciones;
    • 2 gerentes ejecutivos.

    Los participantes tienen una implicación personal, es decir, se juegan algo en el asunto. Esto garantiza su participación e interés en los resultados directos de la investigación.

    2. La ejecución del estudio de caso consistió en:

    a) investigación preliminar de escritorio;
    b) 7 talleres con participantes del caso práctico del proyecto.

    A partir del 24 de octubre de 2022, los módulos de Hermix se pusieron a disposición de forma gradual, para su prueba y evaluación, de un equipo de gestores de cuentas y preventa de la empresa. Hermix ayudó al equipo de la empresa de TI a automatizar varios procesos clave de ventas y licitaciones, como se describió anteriormente. El programa piloto proporcionó información valiosa. Durante el programa piloto, se realizaron siete talleres para obtener comentarios y validar el producto, su funcionalidad y su modelo de negocio.

    1. El análisis e interpretación de los resultados de la investigación fue cualitativo. Se utilizó la clasificación de tarjetas.
      para analizar los datos (Spencer y Warfel, 2004).

    Limitaciones, validez y fiabilidad

    En los estudios de caso y, en general, en la investigación cualitativa, el investigador desempeña un papel activo, actuando también como consultor. A menudo, no existe una clara distinción entre ambos roles. Esto se debe a que la investigación cualitativa de estudios de caso suele ser un proceso personal, influenciado frecuentemente por la contribución y la subjetividad tanto de los investigadores como de los participantes. La investigación en gestión reconoce este fenómeno como el paradigma de la investigación-acción (Gummesson, 2000).

    Al mismo tiempo, esto plantea limitaciones específicas, como la validez de constructo y la fiabilidad. Para mejorarlas, se utilizaron múltiples fuentes de datos, lo que garantizó la triangulación; por ejemplo, hubo 8 participantes en 7 talleres y 2 entrevistas. Esto permitió asegurar la convergencia de los resultados, así como explorar posibles caminos y perspectivas adicionales y divergentes.

    Se estableció y documentó una cadena de custodia. Se conservan actas de cada reunión y taller. Se utiliza un sistema estándar de gestión de configuración, como Google Docs para gestionar las versiones de los documentos y HubSpot para organizar, gestionar y documentar las reuniones.

    La validez externa de la metodología de investigación podría verse afectada por las limitaciones propias del contexto del estudio de caso. Un único estudio de caso, realizado en una sola organización, podría tener una relevancia limitada. Tanto el estudio de caso como la organización anfitriona, así como los participantes, fueron seleccionados por conveniencia, es decir, participaron voluntariamente. Por lo tanto, los resultados de esta investigación podrían presentar dificultades para su generalización a otros tipos de organizaciones, a otros roles o a otros sectores industriales. Para mejorar la generalización y la validez externa, se debería realizar investigación adicional, incluyendo el análisis de otros estudios de caso en otras organizaciones.

    La investigación fue cualitativa. No se utilizaron métodos cuantitativos. El análisis e interpretación de los datos fueron cualitativos y exploraron elementos como el tipo de argumentos empleados por los participantes. Se tuvieron en cuenta las características de los participantes y el contexto organizacional específico.

    Resultados y discusión

    La empresa analizada en este caso práctico tiene su sede en Europa, pero forma parte de una gran corporación global. Su actividad principal es el desarrollo de software y servicios relacionados. Su negocio en el sector público se dirige a clientes como la Comisión Europea y agencias de la UE en diversos países europeos, como Bélgica, Luxemburgo, Italia, Dinamarca, Países Bajos y España. Cuenta con entre 500 y 1000 empleados. Dispone de un equipo de 3 gerentes de ventas dedicados a las ventas al sector público y 5 expertos en preventa y licitaciones.

    Los principales procesos que utiliza la empresa para las ventas al sector público son los siguientes:

    1. La planificación estratégica consiste en definir la estrategia de mercado y desarrollar planes a largo plazo. Este proceso se realiza anualmente y se actualiza trimestralmente mediante presentaciones, hojas de cálculo y diagramas.
    2. La investigación de mercado requiere entre 2 y 3 semanas de trabajo al año.
    3. Seguimiento de licitaciones. Esto se hace diariamente. Antes de Hermix, esto se hacía con seguimiento.
      portales como TED y UNGM. Las licitaciones pertinentes se registran en el CRM de la empresa,
      pero solo después de una precalificación inicial.
    4. Calificación comercial de las ofertas. Esto se realiza diariamente. El resultado es una oferta o no oferta.
      decisión. Antes de Hermix, esto se hacía buscando información relevante en TED, con
      Google o leer el sitio web del cliente y las redes sociales. Este fue un proceso que requirió
      entre 30 minutos (para licitaciones pequeñas y sencillas) hasta más de 2 días (para licitaciones críticas y complejas).
      Los datos se recopilaron manualmente y se analizaron en archivos de Excel.
    5. Calificación técnica de las ofertas. Esto se realiza diariamente, en conjunto con el departamento comercial.
      calificación, y también resulta en una decisión de ofertar/no ofertar. El análisis técnico está siendo
      se realiza leyendo las especificaciones de la licitación y requiere entre 2 y 3 horas por licitación para la
      análisis preliminar inicial, y 2+ días para un análisis detallado posterior. El análisis es
      Registradas en una plantilla estándar. Las ofertas seleccionadas se registran en el CRM.
    6. Encontrar y validar socios. Esta es una tarea similar a la calificación comercial de
      licitaciones. Se realiza únicamente para licitaciones precalificadas. Los datos se obtuvieron de una búsqueda pública.
      motores, sitios web de empresas, registros oficiales de empresas, así como de empresas comerciales
      bases de datos de empresas.
    7. Preparación de propuestas. El proceso y el flujo de trabajo de la propuesta se gestionan utilizando herramientas como:
      Jira o herramientas personalizadas. Los archivos se organizan en herramientas de gestión documental como MS
      OneDrive/Office 365 o Google Drive/Aplicaciones.

    Los resultados de la implementación de Hermix fueron los siguientes para cada proceso clave:

    1. Para el proceso de planificación estratégica: Hermix automatizó con éxito este proceso, proporcionando datos de investigación de mercado ya agregados en informes visuales y tablas.
    2. Para el monitoreo del proceso de licitaciones diarias: Hermix automatizó con éxito este proceso, mediante
      Ofrecer funciones de colaboración, como indicadores de oportunidades y envío de correos electrónicos.
    3. Para la calificación comercial de las licitaciones. Hermix automatizó una parte de este proceso,
      presentar informes con información relevante sobre los antecedentes de una licitación o
      comprador. Los informes no están completamente automatizados; algunos filtros y parámetros requieren intervención manual.
      ajustes para perfeccionar los informes.

    Los siguientes procesos clave no estaban automatizados. Estos podrían ser objeto de futuras investigaciones, desarrollos y evaluaciones:

    • Automatización de la calificación técnica de las licitaciones, es decir, el análisis de las especificaciones y la documentación complementaria, como programas de trabajo, metodologías, documentos de política y planes estratégicos. Si bien Hermix indexa la documentación de las licitaciones y permite realizar búsquedas en las especificaciones, el proceso de calificación sigue siendo mayoritariamente manual.
    • Automatización de la preparación de la propuesta. Hermix no admite este proceso en el momento de la ejecución del estudio de caso.

    En general, el impacto de Hermix en la organización y los procesos de la empresa fue positivo.
    A continuación se presentan brevemente algunos ejemplos de los comentarios cualitativos recibidos durante los talleres:

    • Hermix ofrece información relevante diariamente por correo electrónico;
    • Hermix permite priorizar las licitaciones en función de la información de mercado;
    • Permite realizar el seguimiento y la gestión del estado de calificación de las licitaciones;
    • La plataforma pretende convertirse en una única fuente autorizada de información relacionada con la contratación pública europea;
    • El informe de calificación de licitaciones y los informes de análisis de mercado agregan datos de
    • múltiples fuentes de datos brutos depurados;
    • Hermix ofrece información sobre el panorama de la contratación pública en relación con los competidores y sobre
    • compradores públicos;
    • La curva de aprendizaje para usar Hermix es pronunciada debido a la cantidad de datos, por lo que la primera experiencia puede resultar abrumadora y requerir un período de adaptación;
    • Las futuras funcionalidades útiles podrían estar relacionadas con la extracción de información de los documentos de licitación.

    Entre los impactos directos de la implementación de herramientas de análisis de ventas podemos enumerar:

    • Costo: automatización de parte del trabajo dedicado a la búsqueda manual, la agregación e interpretación de datos mediante archivos de Excel. Los equipos de investigación de mercado, ventas y preventa pueden reorientar sus esfuerzos, pasando de la introducción de datos al análisis de los mismos.
    • Eficiencia: mejor selección de las oportunidades en las que invertir.
    • Incrementar las tasas de éxito de las propuestas, mediante una mejor alineación de los precios y las propuestas con las necesidades y los requisitos del cliente.
    • Mejorar la calidad de las entregas mediante una mejor selección de la tecnología y los socios.
    • Mejor alineación estratégica a medio y largo plazo mediante el análisis de macrodatos del mercado, los clientes, la competencia y los socios.

    Además de las implicaciones directas para los contratistas públicos, las herramientas de análisis de datos también muestran un impacto indirecto:

    • Impacto social: apertura de mercados a las PYME, nuevos actores más pequeños, innovación;
    • Mejor gobernanza pública: mayor transparencia y eficiencia en el gasto público.

    Conclusiones

    El artículo presenta un estudio de caso sobre la implementación de una herramienta de análisis de ventas del sector público en una gran empresa de TI, con el fin de automatizar y optimizar los procesos relacionados con las ventas. El estudio de caso se analizó desde múltiples perspectivas, con la participación de diversos individuos, para la triangulación de datos. El enfoque de la investigación fue longitudinal y consistió en 7 talleres y 2 entrevistas, a lo largo de un año, con la participación de 8 personas.

    Analizamos el impacto de una plataforma de análisis de ventas del sector público en la organización.

    La herramienta ha demostrado su capacidad para mejorar y agilizar los procesos de venta para el público.
    sector – B2G.

    Los principales beneficios de implementar estas herramientas están relacionados con la eficiencia en costos, el aumento de las tasas de éxito, el conocimiento en tiempo real, la optimización de la planificación estratégica, el seguimiento de licitaciones en tiempo real, procesos de calificación más eficientes y una mejor validación de socios y preparación de propuestas.

    Los beneficios indirectos están relacionados con una mayor calidad en la entrega, debido a una mejor adaptación de las propuestas a los requisitos y necesidades de los clientes.

    Las futuras líneas de investigación podrían centrarse en el análisis cuantitativo de los beneficios de implementar herramientas de automatización y análisis en las ventas del sector público, y en la comparación con las herramientas que ya se utilizan en las ventas B2C y B2B.

    Las futuras líneas de investigación y desarrollo podrían centrarse en extraer y resumir información de las especificaciones de licitación y otros documentos, y en automatizar la propuesta.
    proceso de preparación.

    Referencias

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