Wie Sie relevante Ausschöpfungen finden: Meistern Sie das intelligente Überwachungssystem von Hermix

30. Juli 2025
| Ana-Maria Puiu

Gliederung

Gilt fürAlle Hermix-Tarife und -Funktionen
LesezeitLesezeit: 6 Minuten
Letzte Aktualisierung22. Juli 2025

Verschwenden Sie nicht länger die Hälfte Ihres Arbeitstages mit irrelevanten Ausschreibungen.

Wenn Sie schon einmal einen halben Tag damit verbracht haben, TED, SEAP oder eTendering nach einer einzigen relevanten Ausschreibung zu durchsuchen, sind Sie nicht allein. Fachleute im öffentlichen Beschaffungswesen verbringen unzählige Stunden damit, täglich Tausende von Ausschreibungsveröffentlichungen auf verschiedenen Portalen manuell zu durchsuchen – nur um festzustellen, dass die meisten Ergebnisse nicht ihren Kompetenzen oder Zielmärkten entsprechen.

Genau deshalb haben wir das intelligente Ausschreibungsüberwachungssystem von Hermix entwickelt.

Anstatt jeden Morgen Dutzende von Beschaffungsportalen zu durchsuchen, durchsucht Hermix automatisch alle wichtigen europäischen Beschaffungsplattformen und liefert Ihnen nur die Ausschreibungen, die Ihren spezifischen Kriterien entsprechen, direkt in Ihren Posteingang.

Was Sie erreichen werden

Am Ende dieses Artikels wissen Sie, wie Sie eine automatisierte Ausschreibungsüberwachung einrichten, die Ihren täglichen Rechercheaufwand von Stunden auf Minuten reduziert und gleichzeitig sicherstellt, dass Sie keine relevante Gelegenheit verpassen.

Was Sie benötigen

Mit einem Hermix-Konto erhalten Sie Zugriff auf unser komplettes System zur Ausschreibungsüberwachung. Unter dev.pqb.ro/hermix/sign-up können Sie sich kostenlos registrieren und die Beispiele nachvollziehen.

Wichtigste Erkenntnisse

Richten Sie intelligente Filter ein, die irrelevante Ergebnisse eliminieren.
Erstellen Sie automatisierte tägliche Benachrichtigungen für bestimmte Märkte und Schlüsselwörter.
Überwachen Sie alle wichtigen EU- und nationalen Beschaffungsportale von einem einzigen Dashboard aus.

Das Problem mit der traditionellen Ausschreibungssuche

Die meisten B2G-Vertriebsteams folgen jeden Morgen der gleichen mühsamen Routine: Sie überprüfen manuell TED, dann ihr nationales Beschaffungsportal, vielleicht noch ein paar regionale Plattformen und scrollen durch Hunderte von veröffentlichten Ausschreibungen in der Hoffnung, etwas Relevantes zu entdecken.

Dieser Ansatz scheitert aus drei Gründen.

Erstens ist es zeitaufwändig. Selbst erfahrene Beschaffungsexperten benötigen täglich 2-3 Stunden, um die wichtigsten Portale effektiv abzudecken.

Zweitens ist es inkonsequent. Wenn Teammitglieder mit Angeboten oder Kundengesprächen beschäftigt sind, wird die Überwachung vernachlässigt, und Chancen gehen verloren.

Drittens ist es unvollständig. Kein Mensch kann realistischerweise alle relevanten Portale in verschiedenen Ländern erfassen, in denen sich Geschäftsmöglichkeiten ergeben könnten.

So funktioniert die Hermix-Ausschreibungsüberwachung

Umfassende Portalabdeckung

Hermix überwacht über 200 Beschaffungsportale in ganz Europa und durchsucht täglich Tausende von Veröffentlichungen. Dazu gehören große Plattformen wie TED (EU-weit), nationale Portale wie das deutsche Beschaffungssystem, das niederländische TenderNED, das norwegische Doffin, das belgische BOSA und das rumänische SEAP sowie regionale und kommunale Plattformen, die bei herkömmlichen Überwachungsmethoden oft unberücksichtigt bleiben.

Das System verarbeitet Ausschreibungsunterlagen in mehreren Sprachen und extrahiert automatisch wichtige Informationen wie Umfang, Budget, Fristen und Zulassungskriterien, um das Filtern und Abgleichen genauer zu gestalten.

Intelligentes Filtersystem

Anstatt jede veröffentlichte Ausschreibung anzuzeigen, ermöglicht Hermix die Erstellung präziser Filter, die irrelevante Ergebnisse ausschließen, bevor sie Ihren Posteingang erreichen:

Übereinstimmung mit Schlüsselwörtern über Ausschreibungstitel, Beschreibungen und Dokumentationen hinweg
CPV-Code-Filterung für bestimmte Dienstleistungs- oder Produktkategorien
Geografische Zielgruppenansprache nach Land, Region oder bestimmten Behörden
Budgetbereiche sich auf angemessen große Gelegenheiten konzentrieren
Autoritätstypen wie beispielsweise die Zentralregierung, Kommunen oder EU-Institutionen
Finanzierungsquellen einschließlich EU-Strukturfonds, nationaler Haushalte oder spezifischer Programme

Automatisierte tägliche Lieferung

Sobald Sie Ihre Überwachungskriterien konfiguriert haben, liefert Hermix Ihnen jeden Morgen automatisch passende Ausschreibungen per E-Mail. Jede Benachrichtigung enthält eine Zusammenfassung der Ausschreibung, wichtige Fristen, Informationen zur Ausschreibungsbehörde und direkte Links zu den vollständigen Dokumenten.

Einrichten Ihres ersten Tender-Monitors

Navigieren Sie zu den Möglichkeiten

Rufen Sie den Bereich „Chancen“ in Ihrem Hermix-Dashboard auf. Hier finden die gesamte Ausschreibungsüberwachung und -suche statt.

Konfigurieren Sie Ihre Suchparameter

Beginnen Sie mit der Eingabe von Schlüsselwörtern, die mit Ihren Kerngeschäftsfeldern zusammenhängen. Konzentrieren Sie sich dabei auf Dienstleistungen oder Produkte, die Sie tatsächlich anbieten, anstatt auf Wunschbegriffe.

Schritt für Schritt:

Geben Sie relevante Schlüsselwörter ein, die mit Ihrem Unternehmen in Zusammenhang stehen.
Filter für Land, Behördentyp, CPV-Codes oder Finanzierungsart anwenden
Klicken Sie auf “Möglichkeiten anzeigen”, um die Ergebnisse anzuzeigen.
Überprüfen Sie die gefilterten Angebote auf Relevanz.

Profi-TippBeginnen Sie zunächst mit allgemeineren Schlüsselwörtern und verfeinern Sie diese dann anhand der Qualität der Ergebnisse.

Testen und optimieren Sie Ihre Filter

Prüfen Sie die ersten Ergebnisse auf Relevanz. Falls zu viele irrelevante Ausschreibungen angezeigt werden, fügen Sie spezifischere CPV-Codes oder geografische Einschränkungen hinzu. Falls Ihnen Ausschreibungen entgehen, die Ihrer Meinung nach angezeigt werden sollten, erweitern Sie Ihre Keyword-Auswahl oder entfernen Sie einschränkende Filter.

Ziel ist es, den optimalen Punkt zu finden, an dem man alle wirklich relevanten Möglichkeiten nutzt, ohne im Informationsrauschen unterzugehen.

Erstellen Sie Ihre automatische Benachrichtigung

Wenn Sie Suchkriterien gefunden haben, die relevante Ergebnisse liefern, klicken Sie beim Anzeigen Ihrer gefilterten Angebote auf die Schaltfläche “Benachrichtigung”:

Schritt für Schritt:

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Alarm”, während Sie Ihre gefilterten Ergebnisse anzeigen.
Konfigurieren Sie Ihre bevorzugte Benachrichtigungshäufigkeit (täglich empfohlen).
Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen.
Speichern Sie Ihr Überwachungsprofil

Erwartetes ErgebnisSie erhalten täglich E-Mail-Benachrichtigungen über neue Ausschreibungen, die Ihren Kriterien entsprechen, sodass Sie das Portal nicht mehr manuell überprüfen müssen.

Erstellen Sie Ihre automatische Benachrichtigung

Erweiterte Überwachungsstrategien

Einrichtung mit mehreren Monitoren

Die meisten erfolgreichen Nutzer erstellen 3–5 verschiedene Monitore, die unterschiedliche Aspekte ihres Geschäfts abdecken. Beispielsweise könnte ein Technologieunternehmen separate Monitore für Projekte zur digitalen Transformation, Ausschreibungen im Bereich Cybersicherheit, Cloud-Migrationsverträge und EU-Förderprogramme einrichten.

Dieser Ansatz gewährleistet eine umfassende Abdeckung bei gleichzeitiger Wahrung der Relevanz in jedem Alarmstrom.

geografische Markterweiterung

Nutzen Sie Hermix-Monitoring, um neue geografische Märkte systematisch zu erschließen. Richten Sie Monitore für Länder ein, in denen Sie eine Expansion erwägen, um Marktgröße, Wettbewerbsintensität, typische Projektbudgets und Beschaffungsmuster zu verstehen, bevor Sie größere Investitionen in die Geschäftsentwicklung tätigen.

Behördenspezifische Überwachung

Für Stammkunden oder Zielbehörden sollten Sie spezielle Monitore erstellen, die auf bestimmte Regierungsstellen oder Kommunen ausgerichtet sind. So behalten Sie den Überblick über Beschaffungsmuster, Budgetzyklen und zukünftige Geschäftsmöglichkeiten bei Käufern, die Sie bereits kennen.

Auswirkungen und Ergebnisse in der Praxis

Organisationen, die Hermix zur Ausschreibungsüberwachung einsetzen, berichten von signifikanten und messbaren Verbesserungen bei der Beschaffungsinformation:

87% Reduzierung in der Zeit, die für tägliche Marktforschungsaktivitäten aufgewendet wird
50% Erhöhung bei der Identifizierung relevanter Möglichkeiten
200%-Erhöhung in qualifizierten Leads, die durch strategische Marktforschung generiert wurden

Ein typisches 4-köpfiges Bieterteam kann durch den effektiven Einsatz automatisierter Überwachung den gleichen Marktumfang abdecken, für den zuvor 5 oder 6 Personen erforderlich waren.

Diese Verbesserungen verstärken sich im Laufe der Zeit, da Ihre Überwachungskonfiguration immer ausgefeilter wird und Ihr Team systematische Prozesse rund um die täglichen Warnmeldungen entwickelt.

Bewährte Vorgehensweisen für maximalen Erfolg

Keyword-Strategie

Beginnen Sie mit Ihren Kernleistungen als Schlüsselwörter und erweitern Sie diese anschließend anhand der in Ausschreibungsunterlagen üblicherweise verwendeten Beschaffungsterminologie. Behalten Sie sowohl technische Begriffe als auch Beschreibungen der Geschäftsergebnisse im Blick.

Im europäischen Beschaffungswesen wird häufig eine spezifische Terminologie verwendet, die sich von der Sprache des kommerziellen Marketings unterscheidet. Begriffe wie “Digitalisierung” anstelle von “digitaler Transformation” oder “Interoperabilität” anstelle von “Integration” können Ihre Monitoring-Ergebnisse erheblich beeinflussen.

Filteroptimierung

Nutzen Sie geografische und behördliche Filter, um sich auf Märkte zu konzentrieren, in denen Sie Wettbewerbsvorteile oder bestehende Beziehungen haben.

Versuchen Sie nicht, von Anfang an jedes europäische Land zu beobachten. Konzentrieren Sie sich auf 2-3 Zielmärkte, in denen Sie über Sprachkenntnisse, regulatorisches Verständnis oder bestehende Geschäftsbeziehungen verfügen.

Regelmäßige Überprüfungszyklen

Richten Sie wöchentliche Überprüfungssitzungen ein, um neue Möglichkeiten zu bewerten, Suchkriterien zu aktualisieren und Ihre Überwachungsstrategie auf der Grundlage von Markttrends zu verfeinern.

Ihr Monitoring-Setup sollte sich weiterentwickeln, wenn Ihr Unternehmen neue Fähigkeiten entwickelt, neue Märkte erschließt oder neue Beschaffungstrends erkennt.

Häufige Implementierungsfehler

Zu eng gefasste erste SuchvorgängeZu spezifische Keywords können dazu führen, dass Ihnen relevante Chancen entgehen. Beginnen Sie mit einem breiten Suchfeld und verfeinern Sie es dann.

Ignorieren von CPV-CodesViele Anwender verlassen sich lediglich auf die Übereinstimmung von Schlüsselwörtern und verpassen dadurch die Präzision, die eine korrekte CPV-Code-Filterung für die europäische Beschaffung bietet.

Inkonsistente ÜberwachungDas Einrichten von Benachrichtigungen ohne regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse schränkt den Nutzen der Informationsgewinnung ein. Betrachten Sie die tägliche Überprüfung der Benachrichtigungen als wichtige Maßnahme zur Geschäftsentwicklung. Einzelmonitor-AnsatzDer Versuch, alles auf einem einzigen Monitor festzuhalten, führt in der Regel entweder zu viel Rauschen oder zu verpassten Gelegenheiten.

Fehlerbehebung & Häufig gestellte Fragen

F: Meine Benachrichtigungen liefern keine relevanten Ergebnisse
A: Überprüfen und erweitern Sie Ihre Keyword-Auswahl. Berücksichtigen Sie Synonyme und alternative Begriffe aus dem Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens.

F: Ich erhalte zu viele irrelevante Ergebnisse
A: Fügen Sie spezifischere CPV-Codes, geografische Einschränkungen oder Budgetfilter hinzu, um Ihre Kriterien einzugrenzen.

F: Kann ich bestehende Warnmeldungen ändern?
A: Ja, kehren Sie zu Ihren gespeicherten Suchanfragen zurück und passen Sie gegebenenfalls Filter oder Schlüsselwörter an, um die Relevanz zu verbessern.

F: Wie viele Monitore sollte ich anschließen?
A: Die meisten erfolgreichen Anwender unterhalten 3-5 verschiedene Monitore, die unterschiedliche Geschäftsbereiche oder geografische Märkte abdecken.

Ihren Erfolg messen

Wichtigste Leistungsindikatoren

Verfolgen Sie diese Kennzahlen, um die Effektivität Ihrer Überwachung zu messen:

Zeitreduzierung im Rahmen der täglichen Ausschreibungsrecherche
Qualitätsverbesserung bei der Identifizierung von Geschäftsmöglichkeiten
Reaktionsgeschwindigkeit zu neuen relevanten Ausschreibungen

Chancenpipeline Wachstum durch automatisierte Überwachung

Erwartete Ergebnisse

Eine gut umgesetzte Überwachung führt typischerweise zu einer Reduzierung der Recherchezeit und einer verbesserten Identifizierung von Chancen durch eine umfassende Marktabdeckung.

Erfolgskriterien

Tägliche Identifizierung relevanter Geschäftsmöglichkeiten ohne manuelle Portalprüfung
Vollständige europaweite Marktabdeckung für Ihre Servicebereiche
Kontinuierliche Pipeline qualifizierter Geschäftsmöglichkeiten basierend auf realen Marktdaten anstatt sporadischer manueller Suche

Jetzt handeln!

Verschwenden Sie nicht länger täglich Stunden mit der manuellen Suche nach Ausschreibungen. Der europäische öffentliche Sektor veröffentlicht wöchentlich Tausende von Ausschreibungen auf Hunderten von Portalen.

Erstellen Sie zunächst Ihr kostenloses Testkonto. Melden Sie sich unter dev.pqb.ro/hermix/sign-up an und richten Sie noch heute Ihren ersten Tender-Monitor anhand der oben beschriebenen Schritte ein.

Ihre Wettbewerber nutzen bereits automatisierte Systeme, um Chancen schneller zu erkennen als durch manuelle Suche. Die Frage ist nicht, ob Sie Ihre Ausschreibungsüberwachung automatisieren sollten. Vielmehr geht es darum, wie schnell Sie ein System implementieren können, das Ihnen garantiert, keine relevanten Chancen mehr zu verpassen.

Richten Sie noch heute mindestens eine Überwachungsalarmierung ein, um mit dem Aufbau Ihrer Wettbewerbsanalyse zu beginnen.