Ein 60-monatiger Vertrag über die umfassende Erneuerung der E-Procurement-Plattform unterstreicht das Engagement der zweitgrößten Stadt Norwegens für eine moderne, cloudbasierte Beschaffungsinfrastruktur für den kommunalen Betrieb.
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Die Stadt Bergen schreibt die Erneuerung ihres Cloud-Beschaffungssystems aus.
Ein 60-monatiger Vertrag über die umfassende Erneuerung der E-Procurement-Plattform unterstreicht das Engagement der zweitgrößten Stadt Norwegens für eine moderne, cloudbasierte Beschaffungsinfrastruktur für den kommunalen Betrieb.
Die Kommune Bergen, Norwegens zweitgrößte Gemeinde, hat eine Ausschreibung für ein neues cloudbasiertes Beschaffungssystem veröffentlicht, das ihre derzeitige ERP-Bestellplattform UNIT4 ersetzen soll. Mit einer Frist bis zum 16. Februar 2026 und einer Vertragslaufzeit von fünf Jahren stellt diese Beschaffung einen strategischen Wandel hin zu einer unabhängigen, integrierten E-Procurement-Infrastruktur dar, die die umfangreichen kommunalen Abläufe Bergens im gesamten Bezirk Vestland unterstützen wird.
Die Ausschreibung zielt auf eine Komplettlösung für den gesamten Beschaffungsprozess ab, die Anforderung, Bestellung, Wareneingang und Berichtswesen umfasst – bereitgestellt als Cloud-Service mit umfassender Implementierung, Schulung, laufendem Support und Integrationsleistungen. Die Kommune Bergen kann auf 837 abgeschlossene Verträge im Wert von 2 Milliarden Euro zurückblicken, hinzu kommen 1.100 anstehende Vertragsverlängerungen im Wert von 3,3 Milliarden Euro. Dies positioniert die Ausschreibung im Bereich der modernen kommunalen IT-Beschaffung, wo langfristige Partnerschaften auf langjährigen Lieferantenbeziehungen und fundierter Cloud-Plattform-Expertise basieren.
Überblick über die Möglichkeiten
Auftraggeber: Bergen Kommune (Stadt Bergen)
Referenznummer: 2025/271119
Ausschreibungstitel: Qualifizierungsphase – IK-EEA 2026-010 Beschaffung eines neuen Beschaffungssystems
Leistungsumfang:
Bergen Kommune benötigt ein umfassendes cloudbasiertes Beschaffungssystem (E-Commerce-/Bestellplattform), das das derzeitige UNIT4 ERP UBW Economy/E-Procurement-System, das im Jahr 2022 eingeführt wurde, ersetzen soll.
Aktueller Systemkontext:
Das bestehende ERP-Bestellmodul UNIT4 ist in das Finanzsystem von Bergen integriert. Die neue Beschaffungsplattform zielt auf einen unabhängigen Beschaffungsprozess ab, dessen Datenaustausch über Integrationen gesteuert wird und der so mehr Flexibilität und spezialisierte Funktionen über die integrierten ERP-Bestellmodule hinaus ermöglicht.
Kernsystemanforderungen:
Anforderungs- und Beschaffungslisten:
- Erfassung des Beschaffungsbedarfs
- Verwendung von Beschaffungslisten und Katalogen
- Workflows zur Anforderungsgenehmigung
Auftragsverwaltung:
- Auftragserstellung, -änderung, -nachverfolgung und -genehmigung
- Automatische Auftragserstellung aus genehmigten Anfragen
- Auftragsverfolgung und Statusverwaltung
Warenannahme:
- Registrierung erhaltener Waren und Dienstleistungen
- Abgleich der Wareneingänge mit den Bestellungen
- Retourenmanagement und -bearbeitung
Berichterstattung und Analyse:
- Beschaffungsanalysen und Dashboards
- Ausgabenanalyse nach Kategorie, Lieferant und Abteilung
- Berichterstattung über Einhaltung und Ausnahmen
EHF-Formatunterstützung (Norwegischer Standard für elektronische Rechnungsstellung):
- EHF-Katalogintegration
- EHF-Auftragsübertragung
- EHF-Rechnungsempfang
- EHF Punchout für Lieferantenkataloge
- EHF-Auftragsbestätigung
- EHF Pakkseddel (Lieferscheine)
Technische Anforderungen:
- Unterstützung mobiler Geräte (Smartphones, Tablets)
- Rollenbasierte Benutzeroberflächen, die auf verschiedene Benutzergruppen zugeschnitten sind
- Integrationsfähigkeit mit dem Finanzsystem von Bergen und anderen kommunalen Systemen
- Datenaustausch und Informationssynchronisation über verschiedene Plattformen hinweg
Geltungsbereichsgrenzen:
Das Beschaffungssystem deckt die Prozesse vom Bedarf bis zum Wareneingang ab. Rechnungsverarbeitung, Rechnungsabgleich und Zahlungsabwicklung verbleiben im bestehenden Finanzsystem der Kommune Bergen.
Vertragsinhalt:
- Implementierung und Systemeinrichtung
- Schulungen für städtische Mitarbeiter aus allen Abteilungen
- Integrationsentwicklung und -wartung
- Laufender Betrieb und Management
- Kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung
- Benutzersupportdienste
- Optional: Zusätzliche Beratungsleistungen und erweiterter Support
Geschätzter Vertragswert: Nicht offengelegt
Vertragsdauer: 60 Monate (5 Jahre)
Verfahrensart: Ausgehandelt unter vorheriger Veröffentlichung des Wettbewerbsaufrufs.
Vergabekriterien: Qualität und Preis (Gewichtung nicht offengelegt)
Wichtige Termine:
- Veröffentlichung: 14. Januar 2026
- Einreichungsfrist: 16. Februar 2026 (33 Tage nach Veröffentlichung)
Standort: Vestland, Norwegen (Gemeinde Bergen)
Sprachliche Anforderungen: Nur auf Norwegisch
EU-Förderung: NEIN
Kontaktdaten:
Ansprechpartner: Kevin Tobin
E-Mail: kevin.tobin@bergen.kommune.no
Telefon: +47 05556
Einreichungsportal: https://permalink.mercell.com/261120912.aspx
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Autoritätsprofil: Digitale Transformation der Bergen Kommune
Die Kommune Bergen ist Norwegens zweitgrößte Stadt mit rund 285.000 Einwohnern im Fylke Vestland. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts, die für ein breites Spektrum an öffentlichen Dienstleistungen zuständig ist, betreibt die Kommune eine komplexe Beschaffungsinfrastruktur, die Bereiche wie Bildung, Gesundheitswesen, Soziales, Infrastruktur und Verwaltung abdeckt.
Die Entscheidung, das erst kürzlich eingeführte ERP-Bestellsystem UNIT4 (Einführung 2022) zu ersetzen, zeigt, dass Bergen erkannt hat, dass integrierte ERP-Beschaffungsmodule zwar funktional sind, aber nicht die spezialisierten Funktionen bieten, die für moderne und effiziente kommunale Beschaffungsprozesse erforderlich sind. Dieser strategische Schritt hin zu Best-of-Breed-Beschaffungsplattformen spiegelt breitere Trends im skandinavischen öffentlichen Sektor wider, die Benutzerfreundlichkeit, mobile Zugänglichkeit und fortschrittliche Analysen priorisieren.
Gesamte Beschaffungstätigkeit:
- Gesamtanzahl der vergebenen Aufträge: 837 Verträge im Wert von 2 Milliarden Euro
- Aktive Ausschreibungspipeline: 31 offene Ausschreibungen mit einem Wert von 104 Millionen Euro
- Verlängerungsprognose: 1.100 potenzielle Verlängerungen im Wert von 3,3 Milliarden Euro
IT-Dienstleistungen und Softwarebeschaffung:
- Ähnliche Auftragsvergaben: 131 Verträge mit einem Gesamtvolumen von 247 Millionen Euro (durchschnittlich 2,2 Millionen Euro pro Vertrag)
- Ähnliche offene Ausschreibungen: Aktuell 8 Angebote im Wert von 9,8 Millionen Euro.
- Ähnliche Verlängerungen: 132 anstehende Vertragsverlängerungen im Wert von 340 Millionen Euro
Die Kommune Bergen agiert innerhalb des hochentwickelten norwegischen Ökosystems für die Beschaffung von kommunaler IT, in dem 2.300 ähnliche Behörden zusammen ein Beschaffungsvolumen von 10 Milliarden Euro für Software und IT-Dienstleistungen repräsentieren. Ein Erfolg in Bergen positioniert Anbieter für Geschäftsbeziehungen mit anderen norwegischen Kommunen und potenziell auch für weitere Aufträge im nordischen öffentlichen Sektor.
Wettbewerbsumfeld: IT-Dienstleistungsriesen und nordische Spezialisten
Die bisherigen Auftragsvergaben für ähnliche Software und IT-Dienstleistungen zeigen einen wettbewerbsintensiven Markt, der von etablierten IT-Dienstleistern mit starker Präsenz im norwegischen öffentlichen Sektor dominiert wird.
Die größten Auftragsgewinner (ähnliche Dienstleistungen):
- ATEA – 42 Mio. € verteilt auf 12 Verträge (durchschnittlich 3,5 Mio. €)
- SOPRA – 25 Mio. € verteilt auf 6 Verträge (durchschnittlich 4,2 Mio. €)
- CAPGEMINI – 18 Mio. € verteilt auf 4 Verträge (durchschnittlich 5,9 Mio. €)
- KPMG – 18 Mio. € verteilt auf 3 Verträge (durchschnittlich 5,9 Mio. €)
- Buntstift – 8 Mio. € verteilt auf 3 Verträge (durchschnittlich 2,7 Mio. €)
- TELIA – 6,5 Mio. € verteilt auf 3 Verträge (durchschnittlich 2,2 Mio. €)
- MULTICONSULT – 4,7 Mio. € verteilt auf 5 Verträge (durchschnittlich 1,2 Mio. €)
- BDO HOVEDENHET – 3,3 Mio. € verteilt auf 4 Verträge (durchschnittlich 821.000 €)
- NORCONSULT HOVEDENHET – 904.000 € verteilt auf 7 Verträge (durchschnittlich 151.000 €)
- SWECO NORGE HOVEDENHET – 685.000 € verteilt auf 4 Verträge (durchschnittlich 228.000 €)
Wichtigste Wettbewerbsbeobachtungen:
Norwegische Marktdominanz: Von 119 ähnlichen Aufträgen mit einem Gesamtvolumen von 247 Mio. € gingen bis auf einen (157.000 € an einen italienischen Auftragnehmer) alle an norwegische Unternehmen. Diese überwältigende Präferenz für inländische Anbieter deutet entweder auf explizite Anforderungen an die norwegische Sprache und lokale Präsenz, praktische Notwendigkeiten im Zusammenhang mit der Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in norwegischer Sprache oder enge Beziehungen zwischen norwegischen IT-Anbietern und kommunalen Beschaffungsstellen hin.
ATEAs Erfolgsbilanz: Mit 12 Verträgen im Wert von 42 Mio. € (durchschnittlich 3,5 Mio. €) belegt ATEA seine langjährige Partnerschaft mit der Kommune Bergen über mehrere IT-Beschaffungszyklen hinweg. Diese Folgeaufträge zeugen von der nachgewiesenen Kompetenz von ATEA im Bereich kommunaler IT und positionieren das Unternehmen als aussichtsreichen Kandidaten für die Erneuerung der Beschaffungsplattform.
Spezialisten für Softwareimplementierung: Die 25 Millionen Euro von SOPRA verteilt auf 6 Verträge (durchschnittlich 4,2 Millionen Euro) deuten auf umfangreiche Softwareimplementierungsprojekte hin, die möglicherweise ERP-, Beschaffungs- oder andere Unternehmenssysteme umfassen – eine direkt relevante Erfahrung für diese Ausschreibung.
Präsenz von Beratungsunternehmen: KPMG (18 Mio. €), BDO (3,3 Mio. €) und mehrere norwegische Beratungsunternehmen zeigen Bergens Bereitschaft, Beratungsunternehmen für IT-Strategie, Implementierungsüberwachung und Change-Management einzusetzen – relevant für Bieter, die partnerschaftliche Ansätze in Betracht ziehen.
Durchschnittlicher Auftragswert: Der Durchschnittswert von 2,2 Mio. € für ähnliche Aufträge dient als Orientierungshilfe für die zu erwartenden Auftragswerte, wobei der Wert dieser konkreten Ausschreibung während der Qualifizierungsphase nicht bekannt gegeben wird.
Kommerzielle und verfahrenstechnische Signale
Struktur der Qualifizierungsphase:
Diese Ausschreibung erfolgt in zwei Stufen. Zunächst erfolgt eine Vorauswahl, durch die die Kommune Bergen geeignete Bieter vorqualifiziert, bevor detaillierte Angebote angefordert werden. Nur qualifizierte Anbieter gelangen in die Verhandlungsphase. Dies reduziert den Aufwand für die Bewertung und stellt gleichzeitig sicher, dass nur seriöse und leistungsfähige Anbieter am Wettbewerb teilnehmen.
Verhandlungsverfahren:
Der wettbewerbsorientierte Verhandlungsansatz ermöglicht es Bergen, mit qualifizierten Bietern in einen Dialog zu treten, um technische Lösungen, Integrationsansätze, Implementierungsmethoden und kommerzielle Bedingungen zu verfeinern – was insbesondere bei der Beschaffung komplexer Cloud-Plattformen, die maßgeschneiderte Ansätze erfordern, von Bedeutung ist.
Norwegische Sprachvoraussetzung:
Die Einreichungen müssen auf Norwegisch erfolgen, was für Anbieter außerhalb der nordischen Länder erhebliche Hürden darstellt. Dies betrifft nicht nur den Angebotstext, sondern auch die Benutzeroberflächen der Produkte, die Dokumentation, die Schulungsmaterialien und den laufenden Support – allesamt mit Norwegischkenntnissen.
Nicht offengelegter Vertragswert:
Bergen hat den geschätzten Auftragswert während der Qualifizierungsphase nicht veröffentlicht, vermutlich um die Angebote nicht zu stark einzuschränken und flexible Verhandlungen in der Dialogphase zu ermöglichen. Basierend auf ähnlichen Verträgen mit einem Durchschnittswert von 2,2 Mio. € dürften die realistischen Erwartungen je nach Umfang und Nutzerzahl über fünf Jahre zwischen 3 und 8 Mio. € liegen.
Qualitäts- und Preisbewertung:
Ohne Offenlegung der Gewichtungen sollten Bieter ein Gleichgewicht zwischen wettbewerbsfähigen Preisen und einer überzeugenden Qualitätsdemonstration in Bezug auf Funktionalität, Benutzererfahrung, Implementierungsmethodik, Integrationsfähigkeit und laufende Supportmodelle finden.
Strategischer Kontext: Modernisierung des kommunalen Beschaffungswesens
Diese Ausschreibung spiegelt die Erkenntnis der Kommune Bergen wider, dass effiziente Beschaffungsprozesse einen direkten Einfluss auf die operative Effektivität der Gemeinde und die Budgetoptimierung in allen Abteilungen haben.
Die Entscheidung zur Neubesetzung:
Bergens Entscheidung, ein erst vor vier Jahren (2022) implementiertes System zu ersetzen, deutet entweder auf erhebliche funktionale Lücken im eingebetteten Beschaffungsmodul des UNIT4 ERP-Systems, auf Schwierigkeiten bei der Benutzerakzeptanz oder auf eine strategische Vision für erstklassige Beschaffungsfunktionen hin, die in integrierten ERP-Plattformen nicht verfügbar sind.
Cloud-First-Ansatz:
Die verpflichtende Bereitstellung von Cloud-Diensten steht im Einklang mit den Digitalisierungsstrategien des norwegischen öffentlichen Sektors, die operative Flexibilität, automatische Updates, eine reduzierte Belastung der IT-Infrastruktur und eine hohe Ausfallsicherheit durch geografisch verteilte Cloud-Architekturen priorisieren.
Integration über Integration:
Durch die Anstrebung eines unabhängigen Beschaffungssystems, das in das Finanzsystem integriert ist, anstatt einer eingebetteten Funktionalität, gewinnt Bergen spezialisierte Beschaffungskapazitäten und erhält gleichzeitig die Investitionen in das Finanzsystem aufrecht – ein pragmatischer Ansatz, der in europäischen Kommunen immer häufiger Anwendung findet.
Hermix-Nutzer, die norwegische öffentliche Ausschreibungen analysieren, erzielen entscheidende Vorteile. Die Plattform liefert sofortige Wettbewerbsinformationen zu allen zehn bisherigen Auftragnehmern, automatisiertes norwegischsprachiges Ausschreibungsmonitoring und eine Analyse von Beschaffungsmustern im gesamten Auftragsbestand Bergens von 2 Milliarden Euro. Anstatt manuell norwegische Beschaffungsportale zu durchsuchen und technische Spezifikationen zu übersetzen, bietet Hermix KI-gestützte Erkenntnisse, die internationalen Anbietern helfen, Chancen systematisch zu bewerten und Aufträge des nordischen öffentlichen Sektors zu gewinnen.
Praktische Hinweise für Bieter
Für wen diese Einladung geeignet ist:
- Anbieter von Beschaffungssoftware mit Cloud-nativen E-Procurement-Plattformen
- Norwegische IT-Dienstleister mit Erfahrung im kommunalen Sektor
- Europäische Anbieter mit norwegischen Sprachkenntnissen und nordischer Präsenz
- Unternehmen mit nachgewiesener Expertise in der Integration des EHF-Formats
- Anbieter, die umfassende Implementierungs- und Änderungsmanagement-Dienstleistungen anbieten
Wichtige Hinweise:
Norwegische Sprachkenntnisse unerlässlich: Neben der Übersetzung des Angebots erfordert der Erfolg norwegischsprachige Benutzeroberflächen, Dokumentationen, Schulungsmaterialien, Helpdesk-Support und Implementierungsberater. Arbeiten Sie mit norwegischen Unternehmen zusammen, falls Ihnen die entsprechenden Kompetenzen fehlen.
EHF-Formatintegration: Die norwegischen Standards für elektronische Rechnungsstellung (EHF) sind verbindlich. Nachweislich integrierte EHF-Kataloge, Bestellungen, Rechnungen, Punchout-Dokumente, Bestätigungen und Lieferscheine sind mit norwegischen Lieferanten und Systemen kompatibel.
Migrationserfahrung mit UNIT4 ERP: Wenn Sie verstehen, warum Bergen UNIT4 ersetzt und eine reibungslose Migration von der integrierten ERP-Beschaffung auf unabhängige Plattformen demonstrieren können, stärken Sie Ihre Position. Betonen Sie Ihre Kompetenzen in den Bereichen Datenmigration, Benutzerübergang und Change-Management.
Integration des Finanzsystems: Das Finanzsystem von Bergen wickelt die Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung ab. Beschreiben Sie detailliert Ihre Integrationsarchitektur, Ihre Ansätze zur Datensynchronisierung und bewährte Schnittstellen zu gängigen norwegischen kommunalen Finanzplattformen.
Referenzen aus dem kommunalen Sektor: Norwegische öffentliche Auftraggeber legen Wert auf Referenzen aus dem Inland. Präsentieren Sie vorrangig erfolgreiche Projekte norwegischer Kommunen, insbesondere solcher vergleichbarer Größe oder Komplexität wie Bergen.
SSA-Cloud-Compliance: Machen Sie sich mit den Standardbedingungen für Cloud-Service-Verträge in Norwegen, den Sicherheitsanforderungen und den Erwartungen an den Datenspeicherort vertraut. Weisen Sie Ihre Konformität und Bereitschaft zur Einhaltung dieser Rahmenbedingungen nach.
Mobile-First-Design: Norwegische Kommunalbedienstete arbeiten zunehmend remote oder mobil. Der Fokus liegt daher auf responsivem Design, nativen mobilen Apps, Offline-Funktionalität und für Smartphones und Tablets optimierten Nutzererlebnissen.
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