La lamentela più comune riguardo alle vendite al settore pubblico è la difficoltà nel trovare bandi di gara. Una lamentela più onesta, dopo un anno o due di esperienza, è che trovare e partecipare ai bandi diventa rapidamente molto costoso. In fin dei conti, chiunque può iscriversi a un portale e ricevere una notifica. Ma il lavoro che conta davvero è quello che succede dopo che la notifica arriva nella casella di posta elettronica, quando qualcuno deve decidere rapidamente, e con informazioni incomplete, se l'opportunità è quella giusta per il proprio caso specifico.
Il costo di una decisione errata in questo ambito è raramente trascurabile. Le analisi di settore stimano che il costo totale delle vendite B2G si aggiri tra il 2 e il 6% del valore del contratto, e circa la metà del lavoro di prevendita è assorbita dalla ricerca, lettura e qualificazione delle offerte. Una singola opportunità mal valutata spesso comporta da 2 a 3 settimane di lavoro per i responsabili prevendita, in alcuni casi anche di più.
Nel momento in cui il team si rende conto che il fornitore uscente avrebbe comunque rinnovato il contratto, o che il budget effettivo dell'acquirente è la metà di quello previsto, la gara d'appalto è già in fase avanzata e i costi sono irrecuperabili. Moltiplicando questo per un anno, si scopre che una parte significativa del budget commerciale è stata spesa per contratti che non sono mai stati disponibili.
Questa è la vera economia delle vendite al settore pubblico, ed è il motivo per cui la fase di scoperta e qualificazione merita maggiore attenzione di quanta ne riceva di solito. La questione più complessa, e quella di cui si occupa questo articolo, è come identificare quali gare d'appalto meritano un impegno serio e come saperlo con sufficiente anticipo per agire di conseguenza.
Dove i portali smettono di essere sufficienti
In apparenza, il panorama degli appalti pubblici è piuttosto semplice. Gli enti pubblici appaltanti pubblicano le opportunità attraverso canali ufficiali. TED pubblica gli avvisi richiesti dalle direttive UE sugli appalti, con circa 3.000 bandi pubblicati ogni giorno lavorativo e un valore totale dei contratti al di sopra delle soglie UE che si aggira intorno agli 815 miliardi di euro all'anno. Il Regno Unito dispone di Find a Tender per gli appalti di valore più elevato e di Contracts Finder per gli altri. Portali nazionali come BOSA in Belgio, Doffin in Norvegia e i sistemi equivalenti in Germania, Paesi Bassi, Romania e altri paesi gestiscono i livelli inferiori alle soglie UE. Il Portale dei finanziamenti UE e eTendering riguardano le istituzioni europee stesse.
Quella parte è facile da descrivere e da implementare. Il punto più difficile, e quello che spiega perché così tanti fornitori non raggiungono i risultati sperati nelle vendite pubbliche, è che le gare d'appalto in corso rappresentano solo uno strato del mercato. Gli avvisi di aggiudicazione rivelano chi ha vinto e dove gli operatori uscenti sono forti. Gli avvisi di preinformazione segnalano la domanda futura mesi prima che venga indetta una gara d'appalto formale. L'attività relativa agli accordi quadro mostra dove potrebbero concentrarsi i futuri ordini. I contratti in scadenza indicano dove è probabile che si presenti la prossima opportunità.
I team che monitorano solo gli avvisi in tempo reale finiscono per lavorare con una frazione delle informazioni disponibili. Quando il bando di gara diventa visibile a tutti, i fornitori che si sono preparati in anticipo hanno già studiato l'acquirente, la categoria, la probabile concorrenza e la storia del requisito. Arrivano alla fase di presentazione diversi mesi dopo aver pianificato attentamente la loro strategia, e il divario raramente diventa evidente a un concorrente reattivo fino all'aggiudicazione del contratto.
Cosa significa davvero “ne vale la pena”
Prima di parlare di come trovare buone offerte, è utile specificare cosa significhi effettivamente una buona offerta per un determinato fornitore. In pratica, i responsabili delle gare d'appalto valutano cinque fattori, a volte in ordine diverso, ma sempre gli stessi cinque.
Il primo aspetto riguarda la conformità del budget di gara.
La questione rilevante non è se il valore del contratto appaia attraente in astratto, ma se il modello di spesa storico dell'acquirente in questa categoria sia in linea con la fascia di prezzo dell'azienda. Un team specializzato in progetti da 500.000 euro non è adatto a un acquirente con contratti da 80.000 euro, e viceversa. Il profilo dell'acquirente in Hermix mostra il valore medio di aggiudicazione per ogni categoria rispetto alla fascia di prezzo dell'azienda, il che spesso risponde in pochi secondi alla domanda sulla compatibilità del budget.
Il secondo è il rischio in essere.
I contratti del settore pubblico hanno spesso una durata di tre-cinque anni e in molte categorie si osserva una forte tendenza alla ripetizione degli stessi aggiudicatari. Se gli ultimi quattro contratti di questo tipo sono stati assegnati allo stesso fornitore, in particolare a uno già inserito in un accordo quadro, la probabilità di spodestarlo è bassa, a prescindere dalla qualità dell'offerta. Il rischio legato al fornitore uscente è la ragione più comune per cui i team sprecano risorse in gare d'appalto che difficilmente avrebbero vinto.
Il terzo è la corrispondenza tra capacità di implementazione e fattibilità.
Requisiti di ammissibilità obbligatori, ambito di applicazione, requisiti linguistici e certificazioni: o sono adeguati o non lo sono. Esaminare il bando di gara alla luce della reale esperienza dell'azienda, anziché basandosi sull'immagine presentata nel materiale di marketing, consente di risparmiare settimane di lavoro in seguito.
Il quarto è la tempistica del contratto.
Una scadenza di 40 giorni per una gara d'appalto che richiede lettere di referenze da tre paesi, una dichiarazione di capacità tradotta e due impegni di partenariato è una scadenza di 40 giorni solo di nome. La questione rilevante è se il team abbia il tempo necessario da qui alla presentazione, non se la scadenza sia teoricamente raggiungibile.
Il quinto punto riguarda la coerenza strategica dell'appalto pubblico.
Anche una gara potenzialmente vincente può rivelarsi un cattivo utilizzo di un trimestre, se la sua aggiudicazione non apre nuovi mercati, non crea referenze credibili o non genera ulteriori incarichi. Un contratto che consuma capacità produttiva senza rafforzare il posizionamento aziendale rappresenta un onere per le gare d'appalto dell'anno successivo.
La qualificazione alle gare d'appalto pubbliche consiste nell'applicazione rigorosa di questi cinque criteri a ogni opportunità, ed è ciò che distingue i team con un tasso di successo del 60% da quelli con un tasso di successo del 10%.
Lo scopo della fase istruttoria è raccogliere prove sufficienti, in una fase abbastanza tempestiva, per poter applicare tale disciplina prima che vengano impegnate le risorse per l'offerta.
I quattro segnali che portano la risposta
Quattro segnali veicolano la maggior parte di queste prove. Ciascuno di essi rappresenta una categoria di dati pubblici che, in linea di principio, sono disponibili, ma che raramente vengono combinati in un quadro utilizzabile nella pratica.
L'avvio della gara d'appalto pubblica è il primo segnale.
È l'apertura visibile, il punto in cui il mercato si muove formalmente, e ovviamente non può essere ignorato. Di per sé, tuttavia, il bando di gara è il documento meno informativo del processo di qualificazione, perché indica cosa chiede l'acquirente oggi senza fornire alcuna informazione su cosa ha acquistato in precedenza, quanto ha pagato o a chi si è affidato per la consegna.
La cronologia degli acquisti dell'acquirente è il secondo segnale, ed è quello più spesso sottovalutato.
Premi precedenti, fornitori ricorrenti, dimensioni dei contratti e modelli di acquisto spesso dicono molto di più di quanto possa fare il titolo dell'avviso. Un fornitore che comprende come un ente pubblico ha effettuato acquisti negli ultimi tre anni si trova in una posizione di gran lunga più forte rispetto a uno che si limita a leggere il bando di gara corrente. I profili degli enti pubblici di Hermix mettono in evidenza queste informazioni, offrendo al lettore l'intera cronologia degli acquisti di un acquirente in un'unica schermata, comprese le categorie di appalto più frequenti, le fasce di valore in cui effettua i pagamenti e i fornitori a cui affida gli appalti con regolarità.
La domanda futura è il terzo segnale.
Le comunicazioni preliminari, gli sviluppi degli accordi quadro, le previsioni di rinnovo dei contratti e i contratti in scadenza spesso rivelano dove si sta delineando la prossima opportunità. Una comunicazione preliminare è un preavviso di sei-dodici mesi. Un contratto pluriennale in scadenza è quasi certamente motivo di nuova gara. Un accordo quadro in fase di definizione ora stabilirà chi potrà vendere a quell'acquirente per i prossimi tre-cinque anni. I team che monitorano questi segnali iniziano a prepararsi mesi prima della pubblicazione dell'avviso e si presentano alla fase di presentazione con una posizione più chiara rispetto ai concorrenti che reagiscono solo al bando di gara in corso.
Il contesto competitivo è il quarto segnale.
Sapere chi continua a presentarsi, dove è forte, dove le partnership plasmano il mercato e dove un contratto può sembrare aperto sulla carta ma è di fatto chiuso nella pratica, influenza la decisione di qualificazione più di quasi qualsiasi altro fattore. Una gara d'appalto con un probabile vincitore già visibile nei dati è una situazione ben diversa da una gara con un campo di partecipanti realmente aperto, e trattare entrambe allo stesso modo è una delle abitudini più costose nelle vendite pubbliche.
Utilizzati congiuntamente, questi quattro segnali trasformano un semplice avviso in un'opportunità qualificata, e la risposta alla domanda "ne vale la pena?" risiede principalmente nei dati relativi alla gara d'appalto, piuttosto che nella gara stessa.
Come è cambiato il mercato stesso
Vale la pena sottolineare che la struttura degli appalti pubblici europei si è modificata nell'ultimo decennio in modi che rendono più difficile, non più facile, la qualificazione.
Gli accordi quadro e i sistemi dinamici di acquisizione gestiscono ormai una quota crescente della spesa pubblica. Vincere un accordo quadro è più importante che aggiudicarsi un singolo appalto, perché perderlo significa perdere l'accesso a quell'acquirente per anni. I team che valutano ogni appalto singolarmente, senza considerare la posizione contrattuale nell'ambito dell'accordo quadro, spesso sottovalutano la posta in gioco.
La decisione quadro rappresenta il vero momento strategico. Le successive decisioni sono di natura operativa.
Parallelamente, le partnership e i consorzi sono diventati una variabile sempre più determinante. I contratti più importanti vengono sempre più spesso aggiudicati da team piuttosto che da singoli fornitori, e la questione rilevante non è quasi mai se l'azienda possa vincere da sola. Più spesso, la domanda è: chi sarebbe credibile nel presentare un'offerta insieme a noi e cosa suggeriscono i modelli di partnership passati su chi sta già dialogando con chi.
Un acquirente che affida sistematicamente gli appalti a consorzi è ben diverso da un acquirente che affida sistematicamente gli appalti a singoli fornitori, e un processo di qualificazione rigoroso permette di individuare tempestivamente questo schema.
Anche i dati relativi agli appalti sono diventati significativamente più accessibili, soprattutto nell'UE, dove TED, il Portale dei finanziamenti dell'UE, le gare d'appalto elettroniche e le iniziative nazionali sui dati aperti hanno reso visibili gli storici delle aggiudicazioni e i modelli di spesa a un livello inimmaginabile dieci anni fa.
Le informazioni ci sono. Il collo di bottiglia è il lavoro di assemblaggio di queste informazioni in una visualizzazione fruibile per una specifica decisione commerciale.
Ma lo facciamo già manualmente
Molti team B2G esperti, leggendo queste righe, ammetteranno, giustamente, di svolgere già tutte queste attività. Leggono attentamente gli avvisi di vendita. Verificano chi si è aggiudicato l'ultimo contratto. Esaminano il flusso dei rinnovi. Chiedono informazioni al proprio network sull'attuale fornitore. Nessuno suggerisce che i team esperti possano saltare questo lavoro. La vera sfida è affermare che svolgerlo manualmente, ai volumi richiesti oggi dal mercato, è diventato costoso, lento e selettivo.
La qualificazione manuale delle offerte non è scalabile.
Un team di quattro addetti senior alle prevendite può valutare rigorosamente da trenta a quaranta offerte al mese, una piccola frazione di quelle effettivamente pubblicate sul mercato in una determinata categoria. Le restanti vengono valutate in base all'intuito, a una lettura parziale o addirittura senza alcuna lettura. Le buone opportunità che vengono perse sono per definizione invisibili. Si manifestano in seguito, quando il contratto viene assegnato a qualcun altro.
Anche la qualificazione manuale è incoerente.
I diversi membri del team valutano in modo differente la compatibilità del budget, il rischio legato al fornitore uscente e la corrispondenza delle capacità. Un'offerta qualificata dal revisore più competente un martedì mattina riceve un punteggio diverso rispetto alla stessa offerta qualificata da un revisore stanco un venerdì pomeriggio. Nell'arco di un anno, questa incoerenza si traduce in una parte significativa del budget di gara spesa per opportunità che una valutazione più rigorosa avrebbe scartato.
La tesi a favore dell'intelligence strutturata si basa su un'osservazione più semplice.
Una lettura attenta, priva di contesto, rimane comunque un'operazione costosa basata su congetture, e il costo aumenta nel corso di un anno di offerte.
Come Hermix cambia il lavoro
Hermix affronta la crescita del settore pubblico come un problema di qualificazione e di intelligence, oltre al più ovvio problema di individuazione. La piattaforma monitora opportunità in tempo reale, avvisi di informazione preventiva, aggiudicazioni di contratti e probabili rinnovi su TED, il Portale dei finanziamenti UE, eTendering, Find a Tender e i portali nazionali di Belgio, Norvegia, Germania, Paesi Bassi, Romania e altri paesi. Gli avvisi stessi rappresentano solo un livello di analisi.
Per ogni opportunità, Hermix mette in evidenza la cronologia completa degli acquisti dell'acquirente, i profili dei fornitori per i potenziali concorrenti, i dati di affinità delle partnership che mostrano chi ha lavorato con chi, le aggiudicazioni di contratti simili con i relativi valori effettivi e il calendario dei rinnovi che indica cosa succederà in futuro. La sintesi delle offerte assistita dall'IA trasforma una specifica di 300 pagine in una lettura commerciale di cinque minuti. La chat basata sull'IA consente di porre domande mirate sull'intera documentazione di gara.
L'effetto sul team è strutturale. Invece di passare da un avviso all'altro senza una spiegazione dettagliata, chi legge può visualizzare ogni opportunità insieme alle prove che ne giustificano la qualificazione. I cinque parametri (compatibilità del budget, rischio del fornitore uscente, corrispondenza delle competenze, tempistica, coerenza strategica) diventano tutti valutabili nella stessa visualizzazione. Gli utenti di Hermix in genere segnalano una riduzione del tempo dedicato all'analisi delle offerte di circa il 75% e del tempo dedicato alle ricerche di mercato di circa l'87%, con le ore recuperate che possono essere reindirizzate ad attività a maggior valore aggiunto sulle opportunità che superano la fase di qualificazione.
Report salvati, segnalazioni, commenti condivisi, funzionalità di gestione della proprietà e una bacheca Kanban consentono ai team commerciali e di gara di lavorare con una visione comune del mercato, anziché scambiarsi link e prendere decisioni frammentarie tramite fogli di calcolo e caselle di posta elettronica.
Che cosa si ottiene realmente con una qualificazione rigorosa?
I migliori fornitori negli appalti pubblici non vincono perché hanno ricevuto più notifiche rispetto agli altri. Vincono perché capiscono quali segnali contano, quali contratti vale la pena perseguire e quando è il momento di agire. I team che adottano un processo di qualificazione rigoroso in genere vedono i tassi di successo passare dal 10-20% al 60-70% nell'arco di uno o due anni. Il miglioramento deriva dalla partecipazione selettiva alle opportunità che corrispondono alla reale posizione dell'azienda, reindirizzando gli sforzi rimanenti verso un numero minore di offerte più qualificate.
Il team presenta un minor numero di offerte, ne converte di più e dedica meno tempo dei dirigenti a contratti che non erano nemmeno disponibili fin dall'inizio. Emerge una visione più chiara di quali acquirenti, quali categorie e quali partnership meritano un'attenzione costante e quali dovrebbero essere lasciate ai fornitori che già le possiedono.
Hai bisogno di aiuto per aggiudicarti più appalti pubblici, più velocemente?
Se il processo attuale di un'azienda si basa ancora sul passaggio da un portale all'altro, sulla lettura manuale di ogni avviso e sulla selezione istintiva dei contratti promettenti da quelli inadatti, il problema raramente è la necessità di un ulteriore avviso. Il problema è che il processo di analisi si interrompe troppo presto. La parte visibile del mercato, quella a cui chiunque con un indirizzo email può iscriversi, è la più semplice. Il lavoro che determina se vale la pena presentare un'offerta si cela dietro l'avviso, nella cronologia dell'acquirente, nell'andamento della concorrenza, nel calendario dei rinnovi e nell'applicazione rigorosa di cinque criteri di qualificazione alle opportunità che appaiono interessanti in superficie.
Hermix è stato creato per portare avanti questo lavoro. Aiuta i team a individuare le gare d'appalto del settore pubblico, a comprenderne il mercato e a concentrare gli sforzi dove vi è una reale possibilità di successo. In un mercato da 2 trilioni di euro, è proprio questa lacuna che separa un anno di attività da un anno di progressi misurabili.
