Reclamația standard cu privire la vânzările din sectorul public este că licitațiile sunt greu de găsit. Reclamația mai sinceră, odată ce o echipă face asta timp de un an sau doi, este că găsirea și licitarea pentru licitații devine foarte repede costisitoare. În cele din urmă, oricine se poate abona la un portal și poate primi o alertă. Dar munca care contează cu adevărat este ceea ce se întâmplă după ce notificarea ajunge în căsuța poștală, când cineva trebuie să decidă rapid și cu informații imperfecte dacă oportunitatea este cea potrivită pentru cazul dumneavoastră de utilizare specific.
Costul luării unei decizii greșite este rareori mic. Analizele industriei estimează costul total al vânzărilor B2G la o valoare cuprinsă între 2 și 6% din valoarea contractului, iar aproximativ jumătate din efortul pre-vânzare este consumat de munca de găsire, citire și calificare a ofertelor. O singură oportunitate evaluată greșit consumă adesea 2 până la 3 săptămâni de timp de pre-vânzare pentru seniori, în unele cazuri poate chiar mai mult.
Până când echipa își dă seama că titularul contractului avea întotdeauna intenția de a reînnoi contractul sau că bugetul real al cumpărătorului este jumătate din ceea ce s-a estimat, licitația este deja în curs de desfășurare, iar costul este irecuperabil. Înmulțiți această sumă pe parcursul unui an și o parte semnificativă din bugetul comercial a fost cheltuită pe contracte care nu au fost niciodată disponibile.
Aceasta este economia reală a vânzărilor din sectorul public și este motivul pentru care descoperirea și calificarea merită mai multă atenție decât de obicei. Întrebarea mai dificilă, și despre care este vorba în acest articol, este cum să identifici ce licitații merită eforturi serioase și cum să știi suficient de devreme pentru a acționa în funcție de răspuns.
Unde portalurile nu mai sunt suficiente
La prima vedere, peisajul licitațiilor este simplu. Cumpărătorii publici publică oportunități prin canale oficiale. TED publică anunțurile impuse de directivele UE privind achizițiile publice, aproximativ 3.000 fiind publicate în fiecare zi lucrătoare, iar valoarea totală a contractelor peste pragurile UE se ridică la aproximativ 815 miliarde de euro pe an. Regatul Unit are „Find a Tender” (Găsiți o ofertă) pentru achiziții publice cu valoare mai mare și „Contracts Finder” (Găsiți o ofertă) pentru restul. Portaluri naționale precum BOSA în Belgia, Doffin în Norvegia și sisteme echivalente din Germania, Olanda, România și din alte părți se ocupă de nivelurile sub pragurile UE. Portalul de finanțare al UE și licitațiile electronice acoperă instituțiile europene în sine.
Această parte este ușor de descris și ușor de configurat. Punctul cel mai dificil și cel care explică de ce atât de mulți furnizori au performanțe sub așteptări în vânzările publice este că licitațiile live reprezintă doar un strat al pieței. Anunțurile de atribuire dezvăluie cine a câștigat și unde sunt puternici operatorii existenți. Anunțurile de informare prealabilă semnalează cererea viitoare cu luni înainte de lansarea unei licitații oficiale. Activitatea-cadru arată unde ar putea fi amplasate viitoarele contracte de licitație. Contractele care expiră indică unde este probabil să apară următoarea deschidere.
Echipele care monitorizează doar notificările în timp real ajung să lucreze cu o fracțiune din informațiile disponibile. Până când oferta este vizibilă pentru toată lumea, furnizorii care s-au pregătit în avans au studiat deja cumpărătorul, categoria, concurența probabilă și istoricul din spatele cerinței. Aceștia ajung la depunerea ofertei după câteva luni de la o poziție deliberată, iar diferența devine rareori vizibilă pentru un concurent reactiv până când contractul nu este atribuit.
Ce înseamnă de fapt “merită”
Înainte de a vorbi despre cum să găsim oferte bune, este util să fim specifici cu privire la cum arată de fapt o ofertă bună pentru un anumit furnizor. În practică, liderii seniori ai ofertelor cântăresc cinci lucruri, uneori în ordine diferite, dar întotdeauna aceleași cinci.
Primul este ajustarea bugetului la licitație.
Întrebarea relevantă nu este dacă valoarea contractului pare atractivă în abstract, ci dacă modelul istoric de cheltuieli al cumpărătorului în această categorie se potrivește cu intervalul de prețuri al companiei. O echipă construită în jurul unor proiecte de 500.000 EUR nu își are locul în portofoliul unui cumpărător cu contracte de 80.000 EUR, iar inversul este la fel de adevărat. Un profil de cumpărător în Hermix arată valoarea medie de atribuire pentru orice categorie dată în raport cu propriul interval de prețuri al companiei, ceea ce adesea răspunde la întrebarea privind potrivirea bugetului în câteva secunde.
Al doilea este riscul operatorului tradițional.
Contractele din sectorul public se încheie adesea pe o perioadă de trei până la cinci ani, iar multe categorii prezintă un tipar puternic de câștigători repeți. Dacă ultimele patru contracte de acest tip au fost acordate aceluiași furnizor, în special unuia care avea deja un contract-cadru, șansa realistă de a-i detrona este scăzută, indiferent de cât de bună este oferta. Riscul existent este cel mai frecvent motiv pentru care echipele irosesc eforturi în licitații pe care probabil nu le vor câștiga niciodată.
A treia este potrivirea capacității de implementare.
Cerințele obligatorii de eligibilitate, domeniul de aplicare, cerințele lingvistice și certificările fie se potrivesc, fie nu. Citirea ofertei în raport cu istoricul real al companiei, mai degrabă decât cu versiunea companiei care se află în portofoliul de marketing, economisește săptămâni de muncă ulterioare.
Al patrulea este calendarul contractului.
Un termen limită de 40 de zile pentru o licitație care necesită scrisori de recomandare din trei țări, o declarație de capabilitate tradusă și două angajamente de parteneriat este un termen limită de 40 de zile doar de formă. Întrebarea relevantă este dacă echipa are timp de așteptare între momentul actual și depunerea propunerii, nu dacă termenul limită este teoretic realizabil.
A cincea este compatibilitatea strategică cu licitația publică.
Chiar și o licitație câștigabilă poate fi o utilizare necorespunzătoare a unui trimestru, dacă câștigarea acesteia nu deschide o piață, nu construiește o referință credibilă sau nu creează lucrări ulterioare. Un contract care consumă capacitatea de livrare fără a consolida poziționarea reprezintă o taxă pentru următorul an de licitație.
Calificarea licitațiilor publice este aplicarea disciplinată a acestor cinci obiective fiecărei oportunități și este ceea ce diferențiază echipele care au rate de câștig de 60% de cele care au rate de câștig de 10%.
Scopul descoperirii dovezilor este de a aduna suficiente dovezi, suficient de devreme, pentru a aplica disciplina respectivă înainte ca resursele licitate să fie angajate.
Cele patru semnale care transmit răspunsul
Patru semnale conțin majoritatea acestor dovezi. Fiecare dintre ele reprezintă o categorie de date publice disponibile în principiu și rareori combinate într-o perspectivă funcțională în practică.
Licitația publică live este primul semnal.
Este deschiderea vizibilă, punctul în care piața se mișcă oficial și, evident, nu poate fi ignorată. Însă, în sine, anunțul de licitație este documentul cel mai puțin informativ din procesul de calificare, deoarece vă spune ce cere cumpărătorul astăzi, fără a vă spune nimic despre ce a cumpărat anterior, ce a plătit sau în cine a avut încredere să livreze.
Istoricul cumpărătorului este al doilea semnal și cel mai adesea subutilizat.
Acordurile anterioare, furnizorii fideli, dimensiunile contractelor și modelele de achiziție spun adesea mai multe decât va spune vreodată anunțul principal. Un furnizor care înțelege cum a cumpărat o autoritate în ultimii trei ani se află într-o poziție mult mai bună decât unul care citește doar pachetul de licitații actual. Profilurile autorităților Hermix scot în evidență direct acest lucru, oferind cititorului istoricul complet al achizițiilor unui cumpărător într-o singură vizualizare, inclusiv categoriile pe care le achiziționează cel mai des, intervalele de valoare pentru care plătește și furnizorii cărora le acordă în mod constant contracte.
Cererea viitoare este al treilea semnal.
Anunțurile de informare prealabilă, evoluțiile cadrului, previziunile de reînnoire a contractelor și contractele care expiră dezvăluie adesea unde se formează următoarea oportunitate. Un PIN este un avertisment timpuriu cu șase până la doisprezece luni. Un contract multianual care expiră reprezintă o recomență aproape sigură. Un cadru care este elaborat acum va defini cine poate vinde acelui cumpărător în următorii trei până la cinci ani. Echipele care urmăresc aceste semnale încep să se pregătească cu luni înainte de apariția anunțului final și se prezintă la depunerea ofertelor cu o poziție mai clară decât concurenții care reacționează doar la licitația live.
Contextul competitiv este al patrulea semnal.
Cunoașterea cine continuă să apară, unde sunt puternici, unde parteneriatele modelează piața și unde un contract poate părea deschis pe hârtie, dar este efectiv încheiat în practică schimbă decizia de calificare mai mult decât aproape orice alt factor de decizie. O licitație cu un câștigător probabil deja vizibil în date este o propunere diferită de o licitație cu un câmp de ofertă cu adevărat deschis, iar tratarea ambelor în același mod este unul dintre cele mai costisitoare obiceiuri în licitațiile publice.
Utilizate împreună, aceste patru semnale transformă o notificare brută într-o oportunitate calificată, cea mai mare parte a răspunsului la întrebarea “merită?” aflându-se în datele din jurul licitației, mai degrabă decât în licitația în sine.
Cum s-a schimbat piața în sine
Merită menționat faptul că structura achizițiilor publice europene s-a schimbat în ultimul deceniu, astfel încât calificarea a fost îngreunată, nu ușurată.
Cadrele și sistemele dinamice de achiziții reprezintă acum o pondere tot mai mare din cheltuielile publice. Câștigarea unui cadru contează mai mult decât câștigarea oricărei singure licitații, deoarece pierderea cadrului înseamnă pierderea accesului la acel cumpărător timp de ani de zile. Echipele care califică fiecare licitație individual, fără a se gândi la poziția cadrului din spatele acesteia, adesea evaluează greșit ce este în joc.
Decizia-cadru este adevăratul moment strategic. Anulările care urmează sunt operaționale.
Parteneriatele și consorțiile au devenit o variabilă mai decisivă în paralel. Contractele majore sunt câștigate din ce în ce mai mult de echipe, mai degrabă decât de furnizori individuali, iar întrebarea relevantă de calificare este rareori dacă firma poate câștiga singură. Mai des se pune problema cine ar licita în mod credibil cu noi și ce sugerează modelele de parteneriat din trecut despre cine discută deja cu cine.
Un cumpărător care acordă constant contracte consorțiilor este o propunere diferită de un cumpărător care acordă constant contracte furnizorilor unici, iar un proces de calificare disciplinat observă acest tipar din timp.
Datele privind achizițiile publice au devenit, de asemenea, semnificativ mai accesibile, în special în UE, unde TED, portalul de finanțare al UE, eTendering și inițiativele naționale de date deschise au făcut vizibile istoricul acordărilor și modelele de cheltuieli la un nivel de neimaginat în urmă cu zece ani.
Informația este acolo. Blocajul este munca de asamblare a acesteia într-o imagine utilizabilă pentru o decizie comercială specifică.
Dar deja facem asta manual
Multe echipe B2G cu experiență vor citi acest text și vor spune, pe bună dreptate, că deja fac totul. Citesc cu atenție anunțurile. Verifică cine a câștigat ultimul contract. Se uită la fluxul de reînnoiri. Își întreabă rețeaua despre operatorul tradițional. Nimeni nu sugerează că echipele cu experiență trebuie să sară peste această muncă. Afirmația mai dificilă este că efectuarea manuală a acesteia, la volumul necesar pieței, a devenit costisitoare, lentă și selectivă.
Calificarea manuală a ofertelor se scalează prost.
O echipă de patru persoane seniori în domeniul pre-vânzărilor poate califica riguros între treizeci și patruzeci de oferte pe lună, ceea ce reprezintă o mică parte din ceea ce publică piața efectiv în orice categorie dată. Restul sunt calificate prin intuiție, prin citire parțială sau prin nicio citire. Oportunitățile bune care sunt ratate sunt invizibile prin definiție. Ele apar mai târziu, ca atribuire a contractului de către altcineva.
Calificarea manuală este, de asemenea, inconsistentă.
Diferiți membri ai echipei evaluează în mod diferit potrivirea bugetului, riscul titularului și compatibilitatea capacităților. O ofertă calificată de cel mai bun evaluator într-o dimineață de marți primește un scor diferit față de aceeași ofertă calificată de un evaluator obosit într-o după-amiază de vineri. Pe parcursul unui an, această inconsecvență se adaugă la o parte semnificativă din bugetul licitației cheltuită pe oportunități pe care o evaluare mai disciplinată le-ar fi rezervat.
Argumentul pentru inteligența structurată se bazează pe o observație mai simplă.
Citirea atentă fără context este în continuare o presupunere costisitoare, iar costul se cumulează pe parcursul unui an de licitații.
Cum schimbă Hermix munca
Hermix abordează creșterea sectorului public ca pe o problemă de calificare și informații, alături de problema mai evidentă a descoperirii. Platforma monitorizează oportunitățile în timp real, anunțurile de informare prealabilă, atribuirile de contracte și probabilele reînnoiri pe TED, Portalul de finanțare al UE, eTendering, Find a Tender și portalurile naționale din Belgia, Norvegia, Germania, Olanda, România și din alte părți. Anunțurile în sine reprezintă doar un singur nivel.
În jurul fiecărei oportunități, Hermix prezintă istoricul complet al achizițiilor cumpărătorului, profilurile contractorilor pentru concurența probabilă, datele de afinitate a parteneriatelor care arată cine a lucrat cu cine, atribuirile de contracte similare cu valorile lor reale și calendarul de reînnoire care semnalează ce urmează. Rezumatul ofertelor asistate de inteligență artificială transformă o specificație de 300 de pagini într-o lectură comercială de cinci minute. Chat-ul cu inteligență artificială permite întrebări specifice pe baza setului complet de documente de licitație.
Efectul asupra echipei este structural. În loc să sară de la o notificare brută la alta, un cititor poate vedea fiecare oportunitate împreună cu dovezile care fac posibilă calificarea. Cele cinci obiective (potrivirea bugetului, riscul titularului, potrivirea capacităților, momentul potrivit, potrivirea strategică) devin toate abordabile în aceeași perspectivă. Utilizatorii Hermix raportează de obicei o reducere a timpului de analiză a licitațiilor cu aproximativ 75% și a timpului de cercetare de piață cu aproximativ 87%, orele recuperate fiind redirecționate către lucrări de valoare mai mare pe oportunitățile care supraviețuiesc calificării.
Rapoartele salvate, semnalizările, comentariile partajate, funcțiile de proprietate și o tablă kanban permit echipelor comerciale și celor responsabile cu licitațiile să lucreze din aceeași perspectivă asupra pieței, în loc să își transmită linkuri reciproc și să ia decizii împreună în foi de calcul și inbox-uri.
Ce cumpără de fapt calificarea disciplinată
Cei mai buni furnizori din domeniul achizițiilor publice nu câștigă pentru că au văzut mai multe notificări decât toți ceilalți. Ei câștigă pentru că înțeleg ce semnale contează, ce contracte merită urmărite și când să acționeze. Echipele care adoptă un proces de calificare disciplinat văd de obicei rate de câștig care trec de la intervalul 10-20% la intervalul 60-70% pe parcursul unui an sau doi. Îmbunătățirea vine din licitarea selectivă pentru oportunități care corespund poziției reale a companiei, efortul rămas fiind redirecționat către oferte mai puține și mai bine plasate.
Echipa depune mai puține oferte, procesează mai multe dintre ele și petrece mai puțin timp în funcții de conducere pentru contracte care nu au fost niciodată disponibile. Apare o imagine mai clară asupra cumpărătorilor, categoriilor și parteneriatelor care merită o atenție susținută și care ar trebui lăsate în seama furnizorilor care le dețin deja.
Aveți nevoie de ajutor pentru a câștiga mai multe licitații publice, mai rapid?
Dacă procesul actual al unei companii încă se bazează pe trecerea între portaluri, citirea manuală a fiecărui anunț și sortarea contractelor promițătoare de cele nepotrivite doar prin instinct, problema este rareori că echipa are nevoie de încă o alertă. Problema este că procesul de descoperire se oprește prea devreme. Partea vizibilă a pieței, partea la care se poate abona oricine are o adresă de e-mail, este partea ușoară. Munca care decide dacă o ofertă merită scrisă se află în spatele anunțului, în istoricul cumpărătorului, modelul competitiv, calendarul de reînnoire și aplicarea disciplinată a cinci lentile de calificare oportunităților care par atractive la suprafață.
Hermix este conceput pentru a duce mai departe această muncă. Ajută echipele să găsească licitații din sectorul public, să înțeleagă piața din spatele lor și să-și concentreze eforturile acolo unde există o șansă reală de câștig. Într-o piață de 2 trilioane de euro, acest decalaj este ceea ce separă un an de activitate de un an de progres măsurabil.
