Das öffentliche Beschaffungswesen in Europa verzeichnet jährliche Ausgaben in Höhe von rund 2 Billionen Euro, die sich auf mehr als 250.000 öffentliche Auftraggeber verteilen. Der weltweite Beschaffungsmarkt beläuft sich auf etwa 13 Billionen Euro. Die Ausgaben des öffentlichen Sektors machen 54% des BIP der EU aus. Täglich werden europaweit 3.000 neue Ausschreibungen veröffentlicht.
Die meisten Technologieunternehmen, die in diesen Markt verkaufen, steuern ihre Vertriebsaktivitäten über Keyword-Benachrichtigungen, manuell extrahierte Tabellenzeilen und das allgemeine Gefühl, dass sich irgendetwas Relevantes in den Portalen befinden muss.
Die Marktstruktur belohnt Vorbereitung
Das EU-Vergaberecht ist auf Transparenz ausgelegt. Öffentliche Auftraggeber erklären ihre Anforderungen, bevor die Bewertung beginnt. Zuschlagskriterien erscheinen in den Verdingungsunterlagen, bevor ein einziger Lieferant ein Angebot abgibt. Vorinformationen, die in vielen Vergabekategorien rechtlich vorgeschrieben sind, erscheinen Monate vor der Veröffentlichung der förmlichen Ausschreibung.
Historische Vergabedatensätze zeigen, welche Lieferanten in bestimmten Kategorien gewonnen haben, die Auftragswerte und -laufzeiten dieser Vergaben sowie welche Konsortialpartner an ihrer Seite auftraten. Ausgabenmuster über Behörden und Sektoren hinweg sind aggregiert sichtbar. Zukünftige Beschaffungsaktivitäten werden durch Vorankündigungen und Verlängerungsfristen signalisiert. Die Daten sind vorhanden, gesetzlich vorgeschrieben und für jeden frei zugänglich, der über die Werkzeuge zu ihrer Zusammenführung verfügt.
TED erfasst EU-Aufträge oberhalb der Schwellenwerte. Unterhalb der Schwellenwerte liegende Aufträge, die nach Anzahl den Großteil der Beschaffungsaktivitäten ausmachen, sind über nationale Portale verteilt: das belgische BOSA, das französische BOAMP, das niederländische TenderNed, das rumänische SEAP, Deutschlands regionale Vergaberegister und andere, die jeweils in ihrem eigenen Format, Aktualisierungsrhythmus und ihrer eigenen Suchoberfläche arbeiten. Ein Vertriebsteam, das sich allein auf TED verlässt, arbeitet mit einem begrenzten Teil der verfügbaren Marktdaten.
Was manuelle B2G-Vertriebe tatsächlich kosten
Ein typisches B2G-Team prüft monatlich etwa 20 Ausschreibungen. Jede davon nimmt ungefähr vier Stunden für die Analyse und ein bis drei Tage kommerzielle Recherche zur Kontexterstellung in Anspruch. Bevor auch nur ein einziges Wort des Angebots geschrieben ist, hat das Team 15 bis 25 Personentage an Aufwand auf Senior-Niveau investiert. Die Mehrheit dieser Ausschreibungen erweist sich als ungeeignet.
Die sichtbaren Kosten sind klar: Auftragnehmer geben allein für Vertrieb und Angebotserstellung 2 bis 61 TP3T des Auftragswerts aus. Erfahrene Berater verbringen ihre Arbeitszeit mit Dateneingabe, anstatt sich auf die Angebotsstrategie und die Qualität der Angebote zu konzentrieren, die über den Erfolg entscheiden. Die weniger offensichtlichen Kosten sind die vielversprechenden Ausschreibungen, die nie ernsthaft in Betracht gezogen wurden, weil die Kapazitäten des Teams bereits für die falschen Projekte gebunden waren.
50% des Vertriebsaufwands im Vorverkauf geht in einem typischen B2G-Betrieb für die Suche nach Ausschreibungen, deren Durchsicht und die Prüfung ihrer Eignung drauf. Die analytische und strategische Arbeit, die tatsächlich zum Gewinn von Aufträgen führt, wird mit der verbleibenden Kapazität erledigt.
Wettbewerbsanalyse anhand öffentlicher Daten
Vergabebekanntmachungen erfassen Lieferantennamen. Über mehrere Jahre veröffentlichter Daten hinweg zeigen diese Aufzeichnungen, welche Unternehmen in bestimmten Kategorien konstant gewonnen haben, welche Konsortialvereinbarungen sich wiederholt gebildet haben und wo öffentliche Auftraggeber ihre Ausgaben auf eine kleine Anzahl wiederkehrender Anbieter konzentriert haben.
In Kategorien, in denen historische Daten zeigen, dass drei oder vier Lieferanten den Großteil der Zuschläge halten, verlagert sich die kommerzielle Bewertung von der Angebotseröffnung hin zu Fragen der Positionierung, der Konsortialbeteiligung und der langfristigen Account-Strategie. Wo die Verteilung der Zuschläge breiter gefächert ist und regelmäßig Erstsieger auftreten, ist das Bild unkomplizierter wettbewerbsorientiert. Hermixs Auftragnehmer-Profiling und Auftragsvergabeanalyse macht dieses Bild sichtbar, bevor ein Angebotsbudget freigegeben wird.
Qualifizierungsmuster über Beschaffungszyklen hinweg
Ausschreibungsspezifikationen in einer bestimmten Kategorie neigen dazu, spezifische Eignungsanforderungen über aufeinanderfolgende Vergabeverfahren hinweg zu wiederholen. Schwellenwerte für den Jahresumsatz, Mindestanzahlen an Referenzprojekten, geforderte Zertifizierungen, spezifische Expertenprofile mit definierten Erfahrungeffekten: Diese Anforderungen erscheinen in historischen Spezifikationen und bleiben lange nach Ablauf einer Frist zugänglich.
Ein Vertriebsteam, das die historischen Ausschreibungsspezifikationen mehrerer Jahre für seine Zielkategorien auswertet, gelangt zu einer konkreten Frist mit einem aktuellen Bild seines Teilnahme-Status, den für den Bewertungsprozess erforderlichen Unterlagen und den Referenzen, die es vor Beginn des nächsten Vergabeverfahrens aufzubauen gilt. Hermix verknüpft die Historie von Vergabestellen, frühere Ausschreibungsspezifikationen und KI-gestützte Dokumentenzusammenfassungen, um die Eignungsprüfung von Stunden auf etwa fünf Minuten pro Ausschreibung zu verkürzen.
Verlängerungsfristen als kommerzielles Planungssignal
Ein erheblicher Teil des öffentlichen Beschaffungswesens ist wiederkehrend. Mehrjährige Verträge laufen aus und werden erneut ausgeschrieben. Rahmenverträge erreichen ihre maximale Laufzeit. Vorankündigungen erscheinen Monate vor Beginn des formalen Verfahrens.
Lieferanten, die die Ablauffristen von Verträgen und Vorankündigungen verfolgen, haben ein Vorbereitungsfenster, über das ihre zu spät einsteigenden Wettbewerber nicht verfügen. Sie können frühere Vertragsbedingungen überprüfen, solange diese Aufzeichnungen noch frisch sind, bisherige Lieferanten identifizieren, öffentlich sichtbare Leistungsbilanzen bewerten und die Referenzen erstellen oder dokumentieren, die die nächste Evaluierung voraussichtlich erfordern wird. Hermix umfasst die Nachverfolgung von Verlängerungen, die Überwachung von Vorinformationen und visuelle Zeitpläne, die sich an voraussichtlichen Terminen für die Neuvergabe orientieren.
Was strukturierter B2G-Vertrieb hervorbringt
Der Leistungsunterschied zwischen manuellen und datengesteuerten B2G-Abläufen ist in jeder Phase des Prozesses messbar. Hermix-Nutzer berichten von einer Reduzierung der Zeit für die Ausschreibungsanalyse um 75%, wodurch die Bewertung pro Ausschreibung von Stunden auf Minuten verkürzt wird. Der Zeitaufwand für die Marktforschung sinkt um 87%, wodurch tagelange manuelle Wettbewerbsanalysen durch strukturierte, bedarfsgerecht verfügbare Informationen ersetzt werden. Die Zeit für die Angebotserstellung sinkt durch KI-gestützte Dokumentenanalyse und Konformitätsprüfung um 60%. Die Konformität der Angebote verbessert sich durch strukturierte, datengesteuerte Vorbereitung um 10%.
Vierköpfige Teams erzielen die Ergebnisse, für die zuvor sechs Mitarbeiter erforderlich waren. Die Erfolgsquote bei datengestützten B2G-Prozessen liegt bei 60 bis 70%, während manuelle Ansätze in der Regel deutlich niedrigere Quoten aufweisen.
Was die Datenumgebung tatsächlich bietet
Das öffentliche Beschaffungswesen der EU gehört zu den detailliertesten kommerziellen Datensätzen, die in jedem Markt verfügbar sind. Vergabedatensätze reichen Jahre zurück. Das Ausgabeverhalten der Beschaffer über Kategorien und Regionen hinweg ist im Aggregat sichtbar. Die Leistung von Lieferanten, die Historie von Konsortien und der Marktanteil innerhalb von Beschaffungskategorien sind in öffentlichen Unterlagen nachvollziehbar.
Die Hürde liegt in der Menge und der Fragmentierung: Täglich werden 3.000 Ausschreibungen veröffentlicht, verteilt auf verschiedene Formate und Sprachen, die sich einer manuellen Zusammenführung entziehen. Hermix deckt EU- und internationale Organisationen wie die NATO und die UNO ab, alle EU-Länder über TED sowie zehn oder mehr nationale Portale. Die Plattform wurde beim EU-Datathon 2022 als beste Anwendung für das öffentliche Beschaffungswesen ausgezeichnet und erhielt sowohl 2023 als auch 2024 die Auszeichnung „Technology Fast 50 CE“ von Deloitte sowie 2023, 2024, 2025 und 2026.
Die Beschaffungsdaten waren schon immer da. Die kommerzielle Infrastruktur, um sie in großem Maßstab zu nutzen, ist neuer.
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