Die Bundesagentur für Arbeit hat eine umfangreiche Ausschreibung für Architektur- und Ingenieurleistungen in ihren Liegenschaften der Westregion veröffentlicht. Dieser 23-monatige Rahmenvertrag zählt zu den größten öffentlichen Infrastruktur-Instandhaltungsaufträgen im deutschen Sozialwesen.
Zusammenfassung
Die Bundesagentur für Arbeit, vertreten durch die BA Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH, sucht qualifizierte Architektur- und Ingenieurbüros für die Instandhaltung von Gebäuden und kleinere Bauprojekte in ihren Liegenschaften der Westregion. Der Auftrag hat ein Volumen von 83.679.514,34 € und läuft über 23 Monate. Er ist in sieben geografische Lose unterteilt. Die Angebotsfrist endet am 2. Oktober 2025. Die Ausschreibung richtet sich an Unternehmen mit Erfahrung im öffentlichen Bauwesen, die Projekte von kleineren Instandhaltungsmaßnahmen bis zu 6 Millionen € abwickeln können. Um Flexibilität zu gewährleisten und die Projektabwicklung zu beschleunigen, erlaubt der Auftraggeber ausdrücklich die Vergabe des Auftrags an bis zu zwei Unternehmen pro Los. Architektur- und Ingenieurbüros mit nachweislicher Erfahrung im Bereich öffentlicher Baustandards sollten diese Chance vorrangig nutzen.
Ausschreibungsübersicht
Grundlegende Informationen
Dokument-ID: 00553323-2025 Referenznummer: 173687 Veröffentlichungsdatum: 25. August 2025 Frist: 2. Oktober 2025 Status: Abgeschlossen Quelle: TED (Tenders Electronic Daily)
Finanzübersicht
Geschätzter Gesamtwert: 83.679.514,34 € Vertragsdauer: 23 Monate EU-Förderung: Nein
Der Vertrag ist in sieben Lose mit Werten zwischen 4.971.312,62 € und 18.455.911,19 € unterteilt. Jedes Los umfasst bestimmte geografische Gebiete in Westdeutschland.
Budgetaufschlüsselung
Los 1: 18.201.013,42 € Los 2: 18.455.911,19 € Los 3: 4.971.312,62 € Los 4: 7.500.789,77 € Los 5: 11.997.286,87 € Los 6: 11.945.304,31 € Los 7: 10.607.896,16 €
Aus den Ausschreibungsunterlagen geht hervor, dass etwa 601 TP3T der Einzelmaßnahmen unter 150.000 € liegen, wobei die Kostengruppe 300 (Bauarbeiten) etwa 601 TP3T und die Kostengruppe 400 (technische Gebäudeausrüstung) etwa 401 TP3T des Projektumfangs ausmachen.
Käuferprofilanalyse
Organisationsübersicht
Offizieller Name: BUNDESAGENTUR FÜR ARBEIT VERTRETEN DURCH BA GEBÄUDE BAU UND IMMOBILIENMANAGEMENT Kontakt: BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH Adresse: Lina-Ammon-Straße 9, 90471 Nürnberg, Deutschland E-Mail: h.helmolt@bi-mangement.de Telefon: +49 911-98872941 Externe URL: http://evergabe-online.de
Käufertyp: Körperschaft des öffentlichen Rechts Haupttätigkeit: Sozialschutz Land: Deutschland
Organisatorischer Hintergrund
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) ist die zentrale öffentliche Arbeitsagentur Deutschlands. Sie betreibt bundesweit Arbeitsämter und Jobcenter und benötigt dafür eine umfangreiche Immobilieninfrastruktur. Die BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH ist die spezialisierte Tochtergesellschaft für Gebäude- und Immobilienmanagement und übernimmt alle Bau-, Instandhaltungs- und Facility-Management-Aktivitäten für den bundesweiten Immobilienbestand der BA.
Beschaffungsgeschichte
Laut den Ausschreibungsunterlagen hat der Käufer ähnliche Aufträge an mehrere Firmen vergeben:
Bisherige Vertragsgewinner:
- CARPUS-PARTNER: 1 Vertrag (Wert nicht offengelegt)
- IPROPLAN PLANUNGSGESELLSCHAFT MBH: 1 Auftrag (Wert nicht bekannt gegeben)
- SCHÄFER ENGINEERING: 1 Auftrag im Wert von 5,5 Mio. €
- TRIADE ARCHITEKTEN: 1 Auftrag (Wert nicht offengelegt)
Die Ausschreibungsdaten weisen 77 Auftragsvergaben im Gesamtwert von 12 Mio. € aus, darunter 6 ähnliche Auftragsvergaben im Wert von insgesamt 5,5 Mio. €. Die Beschaffungsplattform des Auftraggebers verzeichnet 3 ähnliche offene Ausschreibungen im Wert von 87 Mio. € und 9 ähnliche Vertragsverlängerungen im Wert von 185 Mio. €, was eine anhaltende Nachfrage nach Architektur- und Ingenieurdienstleistungen belegt.
Indikatoren für Arbeitsbeziehungen
Die Ausschreibung stellt ausdrücklich klar, dass Auftragnehmer keinen Anspruch auf Exklusivität oder garantierte Umsätze innerhalb ihrer zugewiesenen Lose haben. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, bis zu zwei Architekturbüros oder Ingenieurbüros pro Los zu beauftragen, um die Flexibilität zu erhöhen und die Projektabwicklung zu beschleunigen.
Das Projektmanagement und die Vertretung des Auftraggebers erfolgen über die BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH. Lokale Ansprechpartner für Fragen der Baustellenzufahrt und der Baugenehmigung sind RIM (Regionales Infrastrukturmanagement), eine Organisationseinheit der Bundesagentur für Arbeit.
Das Vergabeverfahren folgt einem Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung, das einen wettbewerblichen Dialog vor der endgültigen Auftragsvergabe ermöglicht. Die Bewertungskriterien kombinieren Qualität und Preis, wobei die genauen Gewichtungen in den verfügbaren Unterlagen nicht offengelegt werden.
Umfang- und Anforderungsanalyse
Servicekategorien
Die Ausschreibung umfasst Leistungen gemäß HOAI (Deutsche Honorarordnung für Architekten und Ingenieure):
Teil 3, Abschnitt 1: Vorwiegend Phasen 1-3 und 5-9 (Planung und Bauüberwachung) Teil 4, Abschnitt 2: Technische Gebäudeausrüstung (TGA)
Projekte lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
- Gebäudewartung (BUN)
- Kleinere Neubau-, Umbau- und Erweiterungsprojekte (KLB)
Auftragnehmer müssen auf Anfrage auch Sonderleistungen erbringen, darunter:
- Bestandsaufnahmen
- Technische Substanzuntersuchung
- Bauingenieurwesen
- Brandschutzplanung
- Gebäudephysikalische Analyse
Technische Anforderungen
Die Ausschreibung sieht vor, dass die einzelnen Maßnahmen in der Regel unter 150.000 € liegen (ca. 601.030 Projekte). Kleinere Bauprojekte umfassen bis zu 6 Millionen €, während Instandhaltungsprojekte diesen Schwellenwert bei Bedarf überschreiten.
Die Kostenverteilung erfolgt nach DIN 276:
- Kostengruppe 300 (Bauarbeiten): ca. 601 TP3T
- Kostengruppe 400 (technische Gebäudeausrüstung): ca. 401 TP3T
Der Käufer kann keine genauen Mengenangaben machen, da der Jahresbedarf jährlich neu ermittelt wird und unvorhergesehene Notfallreparaturen und Störungen den Arbeitsaufwand zusätzlich erhöhen.
Geografische Abdeckung
Alle sieben Lose umfassen Grundstücke in Westdeutschland. Die Ausschreibungsunterlagen verweisen auf beigefügte Loskarten mit genauen geografischen Grenzen; diese Karten sind jedoch nicht in der Bekanntmachung selbst enthalten.
Die Projektstandorte bestehen in erster Linie aus Liegenschaften der Bundesagentur für Arbeit, wobei in der Ausschreibung anerkannt wird, dass einige Projekte bei Bedarf auch auf gemieteten oder von Dritten genutzten Liegenschaften stattfinden.
Marktchancenbewertung
Zielunternehmen
Der Käufer sucht ausdrücklich Architektur- oder Ingenieurbüros, die folgende Kriterien erfüllen:
Berufliche Qualifikationen: Registrierte Architekten oder Ingenieure mit Zulassung zur Berufsausübung in Deutschland. Kenntnisse der Bauvorschriften: Vertrautheit mit den Vorschriften und Normen für öffentliches Bauen. Projektkapazität: Fähigkeit zur Abwicklung von kleineren Projekten (Gebäudeinstandhaltung) und größeren Projekten bis zu 6 Millionen Euro. Qualitätsstandards: Nachgewiesene Fähigkeit, vereinbarte Qualitäts-, Kosten- und Terminvorgaben einzuhalten. Erfahrung im öffentlichen Sektor: Kenntnisse der öffentlichen Vergabeverfahren und der entsprechenden Compliance-Anforderungen.
Die Ausschreibungssprache betont die Zuverlässigkeit bei der Projektdurchführung und die Überwachungsfähigkeit bei mehreren gleichzeitig laufenden, kleineren Interventionen.
Wettbewerbsanalyse
Die Beschaffungsdaten zeigen 14.000 weitere Käufer mit ähnlichen Projekten im Wert von 11 Milliarden Euro, was auf eine beträchtliche Marktaktivität im Bereich öffentlicher Gebäudedienstleistungen in ganz Deutschland hinweist.
Für diese spezielle Ausschreibung:
- 3 ähnliche offene Ausschreibungen im Wert von 87 Mio. €
- 6 ähnliche Auftragsvergaben im Wert von 5,5 Mio. €
- 9 ähnliche Vertragsverlängerungen im Wert von 185 Mio. €
Die Entscheidung des Käufers, potenziell zwei Firmen pro Los den Zuschlag zu erteilen, deutet auf die Erwartung eines starken Wettbewerbs und den Wunsch nach Reservekapazitäten hin. Dieser Ansatz verringert zwar den Marktanteil einzelner Firmen pro Los, erhöht aber die Gesamtzuschlagswahrscheinlichkeit für qualifizierte Bieter.
Eintrittsbarrieren
Sprachliche Anforderungen: Alle Angebote müssen in deutscher Sprache eingereicht werden. Fachkenntnisse: Umfassende Kenntnisse der Gebührenstrukturen von Wohnungseigentümergemeinschaften und der Bauordnung für öffentliche Gebäude. Lokale Präsenz: Praktische Notwendigkeit für Unternehmen, schnell auf Probleme vor Ort zu reagieren und regelmäßigen Kontakt mit den Mitarbeitern der Regionalen Bauaufsichtsbehörde (RIM) zu pflegen. Skalierbarkeit: Unternehmen müssen zahlreiche kleinere Projekte effizient abwickeln und gleichzeitig Kapazitäten für gelegentliche größere Projekte vorhalten.
Strategische Einblicke
Schlüsselfaktoren für den Erfolg
Für den Zuschlag ist der Nachweis folgender Fähigkeiten erforderlich:
- Fachkenntnisse im Bereich des öffentlichen Bauwesens, insbesondere Vertrautheit mit den Baustandards der Bundesarbeitsagentur.
- Fähigkeit zur Bewältigung fragmentierter Arbeitslasten mit mehreren kleinen, gleichzeitig laufenden Projekten
- Flexible Personalbesetzung zur Bewältigung unvorhergesehener Notfallreparaturen neben geplanten Wartungsarbeiten
- Geografische Nähe oder etablierte Präsenz in der Westregion für eine schnelle Reaktion
- Erfahrung mit den HOAI-Phasen 1-3 und 5-9 sowie mit technischen Gebäudedienstleistungen
- Qualitätskontrollsysteme zur Aufrechterhaltung von Standards bei zahlreichen kleinen Interventionen
Die Bewertungskriterien kombinieren Qualität und Preis, wobei die Ausschreibung keine genauen Gewichtungen vorgibt. Angesichts des in der Anforderungsbeschreibung hervorgehobenen Fokus auf Zuverlässigkeit, Termintreue und Qualitätsstandards sollten Bieter davon ausgehen, dass Qualitätsfaktoren ein erhebliches Gewicht haben.
Risikobewertung
Zu den potenziellen Herausforderungen gehören:
Unvorhersehbare Arbeitsbelastung: In der Ausschreibung wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der jährliche Bedarf schwankt und Notfallreparaturen ohne Vorwarnung anfallen können. Unternehmen müssen Kapazitäten für Bedarfsspitzen vorhalten und gleichzeitig eine variable Auslastung akzeptieren.
Keine Umsatzgarantie: Der Käufer übernimmt keine Mindestverpflichtungen hinsichtlich des Arbeitsumfangs. Die Auftragsvergabe bietet zwar Chancen, aber kein garantiertes Einkommen.
Mehrere kleine Projekte: Die Verwaltung zahlreicher Projekte unter 150.000 € erfordert effiziente Projektmanagementsysteme. Ohne geeignete Systeme können die Gemeinkosten kleiner Projekte die Rentabilität schmälern.
Aufteilung der Aufträge: Bis zu zwei Firmen pro Auftrag bedeuten, dass die verfügbaren Aufträge aufgeteilt werden und man mit einem anderen Auftragnehmer konkurriert, der die Vorlieben des Käufers ebenso gut kennt.
Rahmenvertragsstruktur: Die Leistungen werden nach Bedarf angefordert, anstatt im Voraus zugewiesen zu werden, was zu Planungsunsicherheit für die Auftragnehmer führt.
Regulatorische Überlegungen
Umsetzbare Empfehlungen
Für potenzielle Bieter
Unternehmen, die an einer Angebotsabgabe interessiert sind, sollten:
- Prüfen Sie die geografischen Grundstücksgrenzen in den genannten Loskarte-Karten, um optimale Grundstücke auf Grundlage der bestehenden regionalen Präsenz zu identifizieren.
- Beurteilen Sie die interne Kapazität zur effizienten Bewältigung eines Arbeitsaufkommens von 601 TP3T in Schritten von unter 150.000 €.
- Bereiten Sie Nachweise über frühere Instandhaltungsverträge für Gebäude im öffentlichen Sektor vor und legen Sie dabei besonderen Wert auf Zuverlässigkeitskennzahlen.
- Sofern verfügbar, sollten Sie sich mit den HOAI-Phasen und den Baustandards der Federal Employment Agency vertraut machen.
- Bauen Sie Partnerschaften mit spezialisierten Beratern für Brandschutz, Bauphysik und Tragwerksplanung auf, falls diese Kompetenzen nicht im eigenen Haus vorhanden sind.
- Berechnen Sie die Gemeinkosten für die Verwaltung zahlreicher kleiner Projekte, um sicherzustellen, dass die Angebotspreise die Rentabilität erhalten.
- Bitte wenden Sie sich an den Einkäufer (h.helmolt@bi-management.de, +49 911-98872941), um die Gewichtung der Bewertungskriterien zu klären.
- Erstellung von Qualitätsmanagementdokumentationen, die Systeme zur Aufrechterhaltung von Standards in fragmentierten Projektportfolios aufzeigen.
Hinweis: Diese Ausschreibung ist seit dem 2. Oktober 2025 beendet. Interessierte Unternehmen sollten die Beschaffungsplattform des Auftraggebers (http://evergabe-online.de) regelmäßig auf Bekanntmachungen von Auftragsvergaben und zukünftige Möglichkeiten überprüfen.
Für Branchenbeobachter
Diese Ausschreibung offenbart mehrere wichtige Trends:
Die Instandhaltung der öffentlichen Infrastruktur in Deutschland verlagert sich zunehmend hin zu Rahmenverträgen mit mehreren potenziellen Anbietern pro Los. Dieser Ansatz priorisiert die Flexibilität des Auftraggebers gegenüber der Exklusivität des Auftragnehmers.
Die Größenverteilung (601 Projekte unter 150.000 €) deutet darauf hin, dass etablierte Architekturbüros für die routinemäßige Instandhaltung bevorzugt werden, anstatt kleinere Auftragnehmer direkt zu beauftragen. Dies eröffnet Chancen für mittelständische Unternehmen mit effizienten Projektmanagementsystemen.
Die ausdrückliche Vorbehaltung des Käufers, bis zu zwei Firmen pro Los den Zuschlag zu erteilen, deutet auf Bedenken hinsichtlich Kapazitätsengpässen im regionalen Markt hin. Diese Beschaffungsstrategie dürfte angesichts des wachsenden Instandhaltungsstaus an öffentlichen Gebäuden häufiger Anwendung finden.
Verwandte Möglichkeiten
Die Ausschreibungsunterlagen verweisen auf ein am 11. September 2025 veröffentlichtes Korrigendum (Dokument 00592408-2025), das Änderungen der ursprünglichen Bekanntmachung enthält. Interessierte Parteien sollten beide Dokumente auf die vollständigen Anforderungen prüfen.
Das Beschaffungsprofil des Käufers weist insgesamt 37 Vertragsverlängerungen im Wert von 308 Mio. € aus, was auf eine anhaltende, langfristige Nachfrage über diese konkrete Ausschreibung hinaus schließen lässt. Unternehmen, die durch kleinere Erstaufträge Geschäftsbeziehungen aufbauen, positionieren sich für zukünftige Aufträge.
Ähnliche Möglichkeiten bieten sich bei 14.000 weiteren Käufern in vergleichbaren Branchen mit einem Gesamtmarktvolumen von 11 Milliarden Euro in Deutschland. Der Ansatz der Bundesagentur für Arbeit, Instandhaltungsleistungen in regionale Rahmenverträge zu bündeln, könnte als Vorbild für andere Organisationen des öffentlichen Sektors dienen.
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PS: Diese Analyse basiert auf öffentlich zugänglichen Ausschreibungsunterlagen und Daten des Auftraggebers. Obwohl wir uns um korrekte Informationen bemühen, liegt es in der Verantwortung der Nutzer, alle Angaben anhand der offiziellen Ausschreibungsunterlagen zu überprüfen, bevor sie Beschaffungsentscheidungen treffen.
