Mehr Angebote einzureichen bedeutet nicht zwangsläufig mehr Aufträge zu gewinnen. Angebotsteams verlieren oft Zeit mit ungeeigneten Aufträgen, die bereits auf einen etablierten, starken Anbieter zugeschnitten sind oder sich nicht rentabel realisieren lassen.
Dies ist wichtig in einem Markt, in dem die öffentlichen Stellen der EU rund 151,3 Billionen Billionen US-Dollar des BIP für das öffentliche Beschaffungswesen ausgeben. Die Evaluierung der Europäischen Kommission für 2025 ergab zudem, dass der Wettbewerb weiterhin ungleichmäßig ist, die durchschnittliche Anzahl der Angebote gesunken ist und die direkte grenzüberschreitende Beteiligung nach wie vor begrenzt ist.
Mehr Ausschreibungen zu gewinnen bedeutet, Märkte auszuwählen, in denen man glaubwürdig konkurrieren kann, jede Gelegenheit mit Nachweisen zu untermauern, die Geschichte des Käufers und der Wettbewerber zu verstehen, Anforderungen schnell zu erfassen, das richtige Projektteam zusammenzustellen und kontinuierlich aus neuen Bekanntmachungen, Auftragsvergaben und Verlängerungen zu lernen.
Hermix unterstützt diesen Prozess durch einen sechsstufigen Ansatz: den Markt verstehen, die Chance qualifizieren, die Dokumente auswerten, frühere Erfolge studieren, Ihr Unternehmen positionieren und den Markt kontinuierlich beobachten.
1. Die Landschaft des öffentlichen Beschaffungswesens verstehen.
Der erste Schritt besteht nicht in der Suche nach einer Ausschreibung. Er besteht in der Entscheidung. wo Ihr Unternehmen eine realistische Chance auf den Sieg hat.
Das öffentliche Beschaffungswesen ist kein einheitlicher europäischer Markt. Das Einkaufsverhalten einer europäischen Institution kann sich erheblich von dem einer belgischen Gemeinde, eines rumänischen Ministeriums, eines norwegischen Landkreises oder einer luxemburgischen Behörde unterscheiden. Jeder Auftraggeber hat seine eigenen Budgets, Beschaffungszyklen, bevorzugten Vertragsstrukturen, etablierten Lieferanten und seine eigene Toleranz gegenüber neuen Anbietern.
Die Bewertung der Europäischen Kommission für 2025 verdeutlicht, warum diese marktorientierte Betrachtungsweise von Bedeutung ist. Obwohl KMU einen erheblichen Anteil der Aufträge gewinnen, ist der Wettbewerb unberechenbarer geworden, die durchschnittlichen Gebote pro Ausschreibung sind gesunken und die Beteiligung über Ländergrenzen hinweg bleibt begrenzt.
Hermix ermöglicht es Teams, mithilfe von KI angereicherte Käufer- und Lieferantenprofile zu erkunden und den Markt zu segmentieren nach:
- Land und Käufertyp
- Nationale, föderale, regionale oder lokale Verwaltung
- Europäische und internationale Institutionen
- Branchen-, Domänen-, Themen- und CPV-Klassifizierung
- Vertragswert, Jahr und Beschaffungsaktivität
- Bisherige Lieferanten, Partnerschaften und Ausgabenmuster
Der vom Unternehmen bereitgestellte Datensatz der Plattform umfasst 16 Millionen Verträge mit einem Wert von 20 Billionen Euro, vier Millionen indexierte Ausschreibungsunterlagen, täglich rund 3.000 neue Ausschreibungen, 260.000 Käuferprofile und 1,24 Millionen Auftragnehmerprofile. Diese Zahlen ermöglichen es, Märkte als vernetzte kommerzielle Ökosysteme und nicht als isolierte Beschaffungsbekanntmachungen zu untersuchen.
Dieser Segmentierungsansatz wird manchmal wie folgt beschrieben: RegierungsgrafikenDie Erstellung von Profilen öffentlicher Organisationen nach Ebene, Mandat, geografischer Lage, Budget, Verhalten und Ausgabenhistorie ist vergleichbar mit der Verwendung demografischer oder firmografischer Daten in Konsumgüter- und Handelsmärkten.
Beantworten Sie zunächst vier Fragen:
- Welche Länder und öffentlichen Organisationen kaufen regelmäßig unsere Produkte?
- Welche Vertragswerte und Liefermodelle passen zu unseren Kapazitäten?
- Welche Käufer sind offen für Lieferanten mit unserem Profil?
- Wo haben wir Referenzen, Beziehungen oder komplementäre Partner?
Das Ergebnis sollte ein klar definierter Zielmarkt sein – nicht eine unbegrenzte Sammlung von Schlüsselwörtern.
2. Wie man durch optimale Nutzung jeder Gelegenheit mehr Ausschreibungen gewinnt.
Die wichtigste Entscheidung bei einer Ausschreibung ist oft die Frage, ob man überhaupt ein Angebot abgeben soll.
Jedes Angebot bindet Vertriebs-, Technik-, Rechts-, Finanz- und Managementkapazitäten. Ein unzureichendes Bieterverfahren verleitet Teams dazu, attraktive Vertragswerte anzustreben, ohne die Teilnahmevoraussetzungen, das Käuferverhalten, die Stärke des bestehenden Anbieters oder das Lieferrisiko zu berücksichtigen.
Hermix bietet eine Analyse der Geschäftsmöglichkeiten an, die Folgendes umfassen kann:
- Mögliche Konkurrenten oder Gewinner basierend auf ähnlichen Auszeichnungen
- Frühere Verträge für denselben Käufer
- Vergleichbare Verträge für verwandte Produkte und Dienstleistungen
- Länder und Profile der bisherigen Gewinner
- Die aktuellen Verträge stehen kurz vor der Verlängerung.
- Andere Käufer, die ähnliche Projekte durchführen
- Ähnliche offene Ausschreibungen derselben Organisation
Historische Ergebnisse sollten niemals als Garantie für einen zukünftigen Erfolg präsentiert werden. Sie dienen vielmehr als Grundlage für die Beurteilung der Wettbewerbsbedingungen, des Risikos etablierter Unternehmen und der Glaubwürdigkeit Ihres Ansatzes.
Eine praktische Qualifikationsbewertung kann 100 Punkte umfassen:
| Qualifikationsfaktor | Gewicht |
| Obligatorische Teilnahmeberechtigung und Einhaltung | 20 |
| Passt zu Produkten, Dienstleistungen und Referenzen | 20 |
| Kundenbeziehung und Marktkenntnisse | 15 |
| Wettbewerbsposition und etabliertes Risiko | 15 |
| Lieferkapazität und wirtschaftliche Rentabilität | 10 |
| Bereitschaft von Partnern und Konsortien | 10 |
| Strategischer Wert und Folgepotenzial | 10 |
Legen Sie eine Mindestpunktzahl fest, bevor Sie Ressourcen für den Projektvorschlag zuweisen. Eine strategisch wichtige Gelegenheit kann eine Ausnahme rechtfertigen, diese Ausnahme sollte jedoch ausdrücklich genehmigt werden.
Die Hermix-Qualifizierungsmethodik 2026 empfiehlt, die Budgetangemessenheit, das Risiko des bestehenden Anbieters, die Umsetzungsfähigkeit, die verfügbare Vorbereitungszeit und den langfristigen strategischen Wert zu prüfen. Sie argumentiert, dass die Entscheidung, ob sich die Erstellung eines Angebots lohnt, erst nach der Bekanntmachung getroffen wird – anhand der Käuferhistorie, der Wettbewerbsmuster und der Daten zu Vertragsverlängerungen.
Teams können die Chancenanalyse anschließend als PDF oder Excel-Datei exportieren, intern teilen und die Chance einem zuständigen Kollegen zuweisen. Kennzeichnungen, Kommentare und Zuständigkeitsfelder schaffen einen nachvollziehbaren Entscheidungsprozess.
Dadurch wird die Angebotsqualifizierung von einem informellen Gespräch in einen wiederholbaren kommerziellen Prozess umgewandelt.
3. Ausschreibungsunterlagen mit KI-gestützter Zusammenfassung und Ausschreibungs-Chat analysieren.
Eine Ausschreibungsbekanntmachung stellt selten alle Möglichkeiten dar. Die entscheidenden Anforderungen können sich auf technische Spezifikationen, Vertragsbedingungen, Anhänge, Tabellenkalkulationen, Erläuterungsdokumente und Antwortvorlagen verteilen.
Hermix Die Plattform kann Ausschreibungsunterlagen aus Quellen wie Belgien, Norwegen, Rumänien, den Niederlanden, e-licitatie und dem EU-Förder- und Ausschreibungsportal zusammenfassen. Teams können außerdem – vorbehaltlich der Sicherheits- und Konfigurationsanforderungen der Organisation – vertrauliche PDFs und Dokumente zur Analyse hochladen.
KI-generierte Zusammenfassungen können Informationen wie die folgenden extrahieren:
- Umfang und Ziele
- Budget und Vertragslaufzeit
- Einreichungsfristen
- Auswahl- und Vergabekriterien
- Mindestumsatz und Versicherung
- Erforderliche Zertifizierungen
- Anforderungen an Experten und Lebensläufe
- Leistungen, Arbeitspakete und Standorte
- Formatierungs- und Einreichungshinweise
Der Tender-Chat ergänzt die feste Zusammenfassung. Nutzer können auftragsbezogene Fragen stellen, wie zum Beispiel:
- Welche Anforderungen sind obligatorisch?
- Wie viele Experten bzw. Lebensläufe werden benötigt?
- Welche Erfahrungen muss der Projektmanager nachweisen?
- Ist die Vergabe von Unteraufträgen zulässig?
- Welche Dokumente erfordern eine Unterschrift?
- Wo werden die Dienstleistungen erbracht?
- Wie wird die Qualität im Verhältnis zum Preis gewichtet?
Der OECD-Bericht zur digitalen Beschaffung 2025 unterstützt diese Kombination aus integrierten Arbeitsabläufen, neuen Technologien und besserer Datennutzung. Er nennt jedoch auch fragmentierte Systeme, Qualifikationslücken und Widerstand gegen Veränderungen als anhaltende Hindernisse.
Das korrekte Betriebsmodell ist daher KI-gestützt, von Menschen verifiziert.
Stefan Morcov, CEO und Gründer von Hermix, beschreibt die Grenze direkt: “KI ist ein Werkzeug. Ein mächtiges Werkzeug, wenn es richtig eingesetzt wird. Eine Belastung, wenn es wie eine Blackbox behandelt wird.”
Nutzen Sie KI, um die Sichtung, Extraktion, Übersetzung und Navigation zu beschleunigen. Unterziehen Sie vor der Einreichung jede Antwort, Zahl und Konformitätserklärung einer Expertenprüfung anhand der ursprünglichen Beschaffungsunterlagen und Erläuterungen.
4. Untersuchen Sie, wer gewinnt, was gewinnt und wie gewonnen wird.
Frühere Auftragsvergaben liefern Informationen, die die aktuelle Auftragslage allein nicht aufzeigen kann.
Sie geben Auskunft darüber, welche Lieferanten den Käufer kennen, welche Unternehmen häufig gemeinsam bieten, welche Auftragswerte die Behörde normalerweise vergibt und ob ein etablierter Anbieter den jeweiligen Markt dominiert.
Hermix ermöglicht es Teams, die Auszeichnungshistorie nach folgenden Kriterien zu durchsuchen:
- Käufer, Land, Aktivität und Käufertyp
- Auftragnehmer und Auftragnehmerland
- Schlüsselwort, Branche, Domäne und CPV-Code
- Zuschlagsdatum und Vertragsart
- EU-finanzierter oder nicht EU-finanzierter Status
- gekaufte Produkte und Dienstleistungen
- Vertragssummen und Laufzeiten
- Gewinner:innen unter den Auftragnehmern und Konsortien
Schauen Sie über eine einfache Gewinnerliste hinaus. Untersuchen Sie das Muster.
Ein Lieferant, der vor fünf Jahren einen kleinen Auftrag gewonnen hat, stellt ein anderes Wettbewerbsrisiko dar als ein Auftragnehmer, der vier Rahmenverträge in Folge mit dem Abnehmer abgeschlossen hat. Ebenso können wiederholte Konsortialvergaben darauf hindeuten, dass kein einzelnes Unternehmen über alle erforderlichen finanziellen, geografischen oder technischen Kapazitäten verfügt.
Untersuchen Sie mindestens fünf Dimensionen:
- Neuheit: Wer hat die letzten vergleichbaren Verträge gewonnen?
- Frequenz: Sind dieselben Unternehmen immer wieder erfolgreich?
- Wert: Welche Lieferanten erhalten die größten Aufträge?
- Partnerschaften: Welche Konsortiumskombinationen treten regelmäßig auf?
- Käuferkonzentration: Ist die Behörde stark von einer kleinen Lieferantengruppe abhängig?
Benachrichtigungen über Auftragsvergaben können Ihr Team informieren, wenn ein Konkurrent den Zuschlag erhält, ein Käufer einen neuen Anbieter beauftragt oder ein angrenzender Markt zu wachsen beginnt.
Der Binnenmarkt-Scoreboard 2025 verzeichnete einen Anstieg von Einzelvergabeverfahren und Direktvergaben. Für Lieferanten ist es daher umso wichtiger zu verstehen, ob geringer Wettbewerb eine Marktlücke darstellt oder ein Umfeld, das durch strukturelle Barrieren und etablierte Marktpositionen geprägt ist.
Ziel ist es nicht, den vorherigen Gewinner zu imitieren. Vielmehr geht es darum, herauszufinden, was der Käufer zu schätzen scheint, und anschließend ein relevanteres, glaubwürdigeres und differenzierteres Angebot zu entwickeln.
5. Positionieren Sie Ihr Unternehmen, Ihre Wettbewerber und Ihre Partner strategisch.
Der Erfolg einer Ausschreibung steht oft schon vor der Veröffentlichung der Bekanntmachung fest.
Unternehmen, die frühzeitig mit dem Aufbau relevanter Referenzen, Beziehungen, Partnerschaften und Marktkenntnisse beginnen, sind besser vorbereitet als Wettbewerber, die erst kurz vor Ablauf der Frist auf eine Warnung reagieren.
Unsere Analyse von B2G-Beschaffungssoftware verdeutlicht den strategischen Wandel: Die Konsolidierung von Käuferdaten, Ausschreibungen, Auftragsvergaben und Qualifizierungsprozessen ermöglicht es den Teams, nicht mehr den größten Teil ihrer Zeit mit der Suche nach Geschäftsmöglichkeiten zu verbringen, sondern sich stattdessen auf deren Gewinnung zu konzentrieren.
Das ist ein hilfreicher Positionierungshinweis. Vorschläge des öffentlichen Sektors sollten Fakten, Umsetzungssicherheit, Transparenz und Relevanz in den Vordergrund stellen, anstatt unbegründete Superlative.
Nutzen Sie die Hermix-Auftragnehmer- und Partnerprofile, um Folgendes zu prüfen:
- Wer konkurriert in Ihrer Zielkategorie?
- Welche Käufer bedient jeder Wettbewerber?
- Wo Wettbewerber geografisch stark sind
- Welche Unternehmen schließen sich Konsortien an?
- Welche Partner bringen fehlende Zertifizierungen oder Referenzen mit?
- Wo Ihre Fähigkeiten die eines anderen Anbieters ergänzen, anstatt sie zu duplizieren
In seinem Leitfaden für Konsortien aus dem Jahr 2025 empfiehlt Stefan Morcov, Kundenbeziehungen, Preisflexibilität, komplementäre Kapazitäten, Engagement bei der Angebotserstellung, Lieferfähigkeit, bisherige Zusammenarbeit und Compliance zu bewerten.
In Hermix können Chancenkennzeichnungen und das Kanban-Board diese Informationen in Workflow-Phasen wie die folgenden übersetzen:
Ansehen → Qualifizieren → Partnersuche → Angebot genehmigt → Angebot → Eingereicht → Gewonnen/Verloren
Karel Maes, Senior Engagement Manager und Leiter des Presales-Bereichs für europäische Institutionen bei Fujitsu, hob die praktische Kombination hervor: “Besonders hervorzuheben bei Hermix waren die Funktionen zur Nachverfolgung von Vertragsverlängerungen, die KI-Funktionalität und die Exportfunktionen.”
Positionierung ist daher nicht bloß Markenbotschaft. Sie ist die bewusste Schaffung von Relevanz für den Käufer, Glaubwürdigkeit in der Leistungserbringung und Stärke der Partnerschaft.
6. Bleiben Sie durch Benachrichtigungen und kontinuierliches Lernen immer einen Schritt voraus.
Eine einmalige Suche kann keine nachhaltige Nachwuchsförderung im öffentlichen Sektor gewährleisten.
Hermix-Warnmeldungen können Folgendes überwachen:
- Neue Ausschreibungsmöglichkeiten
- Vorinformationen
- Auftragsvergaben
- Änderungen an ausgewählten Möglichkeiten
- Neue Dokumente und Klarstellungen
- Erwartete Vertragsverlängerungen
- Aktivitäten ausgewählter Käufer oder Wettbewerber
Die Plattform überwacht europäische und internationale Quellen sowie nationale Portale, darunter TED, das EU-Förder- und Ausschreibungsportal, das belgische BOSA-Ökosystem, das rumänische SEAP, das norwegische Doffin und andere nationale Beschaffungssysteme.
Erstellen Sie separate Benachrichtigungsgruppen für:
- Sofortige Möglichkeiten, die zu den aktuellen Dienstleistungen passen
- Strategische Käufer, die kontinuierlich überwacht werden sollten
- Vorankündigungen und erwartete Verlängerungen
- Wettbewerbs- und Auszeichnungsinformationen
- Angrenzende Märkte, in denen Sie möglicherweise einen Partner benötigen
Beurteilen Sie das Benachrichtigungssystem nicht anhand der Anzahl der generierten E-Mails. Messen Sie vielmehr, ob es qualifizierte Geschäftschancen generiert.
A wöchentliche B2G-Übersicht Neue Geschäftsmöglichkeiten, Qualifizierungsentscheidungen, bevorstehende Fristen, Käuferwechsel, Auszeichnungen von Wettbewerbern und anstehende Vertragsverlängerungen sollten geprüft werden. Eine monatliche Überprüfung sollte aufzeigen, welche Benachrichtigungen nützliche Leads generiert haben und welche Filter angepasst werden müssen.
Dokumentieren Sie nach jeder Auftragsvergabe die Gründe für den Zuschlag oder die Ablehnung. Aktualisieren Sie Ihr Käuferprofil, Ihre Wettbewerbsinformationen, Ihre Qualifikationskriterien, Ihre Nachweisdatenbank und Ihre Partnerstrategie.
Damit wird der Vorgang abgeschlossen. Hermix Tender Advantage Loop:
Verstehen → Qualifizieren → Verarbeiten → Lernen → Positionieren → Verfolgen
Wiederholen Sie den Vorgang anschließend mit besseren Beweisen.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ein Unternehmen mehr öffentliche Ausschreibungen gewinnen?
Um mehr öffentliche Ausschreibungen zu gewinnen, ist eine gezielte Angebotsabgabe erforderlich, nicht einfach nur ein höheres Angebotsvolumen. Definieren Sie die richtigen Märkte und Käufer, wenden Sie eine einheitliche Bewertungsmethode für die Angebotsabgabe an, recherchieren Sie frühere Auftragsvergaben, überprüfen Sie die verbindlichen Anforderungen, wählen Sie komplementäre Partner aus und verfolgen Sie kontinuierlich Verlängerungen, Klarstellungen und die Aktivitäten der Wettbewerber.
Welche ist die beste Ausschreibungsplattform?
Die beste Ausschreibungsplattform hängt von Region, Branche und Arbeitsablauf ab. Offizielle Portale bleiben für verbindliche Bekanntmachungen und Einreichungen unerlässlich. Eine Plattform für Marktinformationen sollte Multi-Source-Monitoring, Dokumentenanalyse, Käufer- und Lieferantenprofile, Auftragshistorie, Informationen zu Vertragsverlängerungen sowie Kollaborations- und Exportfunktionen bieten.
Welche Schwellenwerte gelten für öffentliche Ausschreibungen in der EU?
Die EU-Auftragsschwellenwerte hängen vom Käufer, der Vertragskategorie und den geltenden Vorschriften ab und werden regelmäßig angepasst. Lieferanten sollten die aktuellen Schwellenwerte und Verfahren anhand der offiziellen EU-Leitlinien und der Auftragsunterlagen überprüfen, anstatt sich auf einen alten Festbetrag zu verlassen.
Kann KI ein vollständiges Angebotsangebot verfassen?
KI kann Extraktion, Zusammenfassung, Übersetzung, erste Entwürfe und Compliance-Prüfungen unterstützen. Sie sollte jedoch nicht eigenständig Strategien festlegen, unbegründete Behauptungen aufstellen oder die endgültige Antwort freigeben. Menschliche Experten bleiben für die technische Korrektheit, kommerzielle Verpflichtungen, Differenzierung und die Einhaltung von Vorschriften verantwortlich.
Fazit
Der europäische öffentliche Sektor bietet beträchtliche und stabile Möglichkeiten, doch um erfolgreich zu sein, reicht es nicht aus, eine Ausschreibung zu finden und eine überzeugende Antwort zu verfassen.
Unternehmen müssen verstehen, wo Bedarf besteht, jede Gelegenheit sorgfältig prüfen, bevor sie Ressourcen einsetzen, komplexe Dokumente effizient bearbeiten, aus früheren Auszeichnungen lernen, Partner gezielt auswählen und den Markt nach jeder Einreichung weiter beobachten.
Hermix integriert diese Aktivitäten in einen vernetzten B2G-Workflow. Marktinformationen, Käufer- und Auftragnehmerprofile, KI-gestützte Dokumentenanalyse, Tender Chat, Auftragshistorie, Partnerdaten, Kollaborationstools und automatisierte Benachrichtigungen helfen dabei, fragmentierte Beschaffungsinformationen in praxisnahe Geschäftsentscheidungen umzuwandeln.
Ziel ist es nicht, Entscheidungen zu automatisieren oder möglichst viele Angebote abzugeben. Vielmehr soll ein schnellerer, transparenterer und strategischerer Vertriebsprozess im öffentlichen Sektor geschaffen werden, der die Ressourcen auf Verträge konzentriert, die das Unternehmen tatsächlich gewinnen und erfolgreich abwickeln kann.
