O echipă B2G obișnuită analizează aproximativ 20 de oferte pe lună. Fiecare necesită aproximativ patru ore pentru a fi analizată și una până la trei zile de cercetare comercială pentru a fi contextualizată corect. Înainte ca un singur cuvânt al propunerii să fie scris, echipa a angajat deja între 15 și 25 de zile-om. O parte semnificativă a acestor oferte se dovedesc a fi descalificatoare din cauza cerințelor pe care echipa le-ar fi putut identifica în primele 30 de minute ale unei revizuiri disciplinate a documentelor.
Acesta este costul real al tratării eligibilității ca pe un detaliu administrativ.
Arhitectura juridică pe care majoritatea echipelor o scanează în loc să o citească
Achizițiile publice ale UE în temeiul Directivei 2014/24/UE funcționează pe baza unei secvențe structurate de filtre. Autoritățile contractante le aplică în ordine. Înțelegerea secvenței este utilă deoarece clarifică exact unde pot fi distruse investițiile din licitație.
Primul filtru este excluderea. Un ofertant care se confruntă cu motive obligatorii de excludere, inclusiv condamnări legate de corupție, fraudă financiară, participare la o organizație criminală sau trafic de persoane, este eliminat din proces, indiferent de orice alte calități pe care le-ar putea demonstra oferta. Se aplică și motive discreționare, inclusiv performanțe slabe documentate în cadrul contractelor publice anterioare care au dus la rezilierea anticipată sau la daune, precum și nerespectarea obligațiilor din legislația privind mediul sau dreptul muncii. Excluderea nu este o judecată comparativă. Este un prag.
Al doilea filtru este selecția. Aici, autoritatea contractantă testează dacă ofertantul are situația financiară, capacitatea tehnică și experiența profesională necesare pentru acest contract specific. Pragurile minime de cifră de afaceri anuală, numărul și caracterul proiectelor de referință, certificările necesare, calificările experților cheie și accesul la infrastructură sau instrumente specifice se află în acest nivel. Normele UE specifică faptul că cerințele privind cifra de afaceri nu ar trebui, în mod normal, să depășească dublul valorii estimate a contractului, deși autoritățile își păstrează libertatea de a formula cerința.
Al treilea filtru este conformitatea specifică licitației. Un ofertant care trece de primele două filtre se poate confrunta în continuare cu condiții specifice contractului care necesită atenție în etapa de depunere a ofertelor: declarații obligatorii, cerințe lingvistice, reguli de subcontractare, cerințe de prezentare a consorțiului, angajamente de mediu sau formulare care trebuie completate într-un format specific. Aceste cerințe sunt adesea dispersate în anexe și instrucțiuni, mai degrabă decât consolidate în secțiunea criteriilor principale, exact acolo unde echipele mai puțin atente pierd timp.
Abia după ce aceste trei niveluri sunt parcurse procesul ajunge la atribuire, unde calitatea, metodologia, prețul și valoarea adăugată încep să determine rezultatele. Această secvență este importantă din punct de vedere comercial, deoarece atât o propunere tehnică sofisticată, cât și un preț competitiv produc zero randament dacă oferta nu îndeplinește un criteriu de selecție sau depune o declarație lipsă.
Unde echipele experimentate încă greșesc
Cea mai frecventă eroare este încrederea excesivă în interpretarea cerințelor de referință. Autoritățile solicită o experiență care este “substanțial comparabilă” ca amploare, complexitate, subiect și context de livrare. Echipele aflate sub presiunea termenelor limită interpretează acest lucru cu generozitate. Evaluatorii care aplică criteriile publicate, de obicei, nu o fac.
Un proiect care este adiacent ca domeniu, are o anvergură mai mică sau este livrat într-un context structural diferit reprezintă un risc, nu o referință. Testul practic constă în a stabili dacă un evaluator care citește atât specificațiile licitației, cât și descrierea proiectului de referință ar concluziona fără ezitare că acestea abordează același tip de lucrare. Dacă răspunsul necesită o explicație internă sau o narațiune contextuală, referința este probabil mai slabă decât pare.
Eligibilitatea personalului creează o problemă paralelă. Un expert puternic, cu o vastă experiență relevantă, poate totuși să nu îndeplinească definiția rolului din documentele de licitație dacă combinația specifică de ani, certificări și responsabilități de livrare nu se aliniază exact. Entuziasmul pentru individ nu elimină o lacună în definiții.
A treia eroare comună este improvizația consorțiului. Un furnizor care nu îndeplinește fiecare cerință individual poate avea în continuare o cale conformă printr-o ofertă comună, un consorțiu sau bazându-se pe capacitatea unor terți în temeiul articolului 63 din Directiva 2014/24/UE. Expresia operativă este “poate avea în continuare o cale”. Unele autorități permit o combinație largă de capacități. Altele, în special pentru licitațiile în care experiența sau statutul profesional trebuie demonstrate chiar de entitatea contractantă, restricționează substanțial acest lucru. Descoperirea acestui lucru cu trei zile înainte de termenul limită, cu o structură de consorțiu pe jumătate asamblată și declarații încă nesemnate, produce rezultate complet evitabile. Structurile de licitație de grup trebuie analizate și convenite din timp, forma juridică, alocarea rolurilor, dovezile angajamentului și documentația justificativă fiind tratate ca rezultate preconcepute, mai degrabă decât ca documente.
Perioada de clarificare ca instrument comercial
Atunci când formularea privind eligibilitatea este ambiguă, perioada de clarificare merită o atenție deosebită. O întrebare bine formulată adresată autorității contractante poate elimina incertitudinea reală, poate proteja investițiile din licitație și poate stabili o poziție probatorie mai clară în cazul în care o decizie de descalificare este contestată ulterior. În multe proceduri de achiziții publice ale UE, răspunsurile la clarificare publicate devin parte a cadrului de reglementare a licitațiilor.
Echipele adesea tac în această perioadă, de teama că o întrebare va semnala o slăbiciune. Eroarea cea mai costisitoare, din punct de vedere comercial, este să permită unei ambiguități nerezolvate să conducă la un efort complet de licitație spre un rezultat incert.
Eligibilitatea și potrivirea ofertei sunt întrebări separate
O companie poate îndeplini toate cerințele de eligibilitate și totuși să fie un candidat slab pentru un anumit contract. Potrivirea ofertei depinde de factori pe care criteriile de selecție nu îi măsoară: comportamentul istoric de cumpărare al cumpărătorului, ce furnizori au câștigat contracte comparabile în ultimii ani, cât de concentrat este istoricul atribuirilor în această categorie, costul intern al pregătirii ofertei în raport cu valoarea contractului și probabilitatea realistă a unui rezultat favorabil, având în vedere peisajul concurențial.
Echipele din sectorul public cu performanțe ridicate abordează ambele întrebări, în ordine. Analiza eligibilității stabilește dacă participarea este viabilă din punct de vedere juridic. Analiza potrivirii ofertelor determină dacă participarea este rezonabilă din punct de vedere comercial. Confundarea lor produce fie eforturi inutile în cazul oportunităților neeligibile, fie, mai frecvent, oferte eligibile care nu au meritat niciodată investiția.
Cum Hermix susține o calificare mai rapidă și mai precisă
Hermix reunește straturile de date de care o echipă comercială are nevoie pentru a răspunde la ambele întrebări, fără a construi manual baza de dovezi. Platforma agregă date despre achiziții de la TED, portaluri instituționale ale UE și 10 sau mai multe portaluri naționale, acoperind contracte peste și sub prag din Belgia, Franța, Germania, Spania, Regatul Unit, Olanda, România și nu numai.
Pentru evaluarea eligibilității, aceasta înseamnă că echipele pot identifica dacă aceleași autorități au mai organizat licitații similare, ce praguri de calificare au fost necesare pentru licitațiile anterioare, ce furnizori au câștigat constant în această categorie și dacă domeniul competitiv este concentrat sau deschis. Sumarizarea documentelor asistată de inteligență artificială reduce analiza inițială a documentelor de licitație cu cerințe mari de la câteva ore la aproximativ cinci minute. Timpul necesar pentru cercetarea de piață scade cu 87% pentru utilizatorii care derulează procese structurate de calificare prin intermediul platformei.
Utilizatorii Hermix raportează o reducere de 75% a timpului general de analiză a ofertelor, o reducere de 60% a timpului de redactare a propunerilor prin pregătire structurată și o îmbunătățire de 10% a conformității propunerilor printr-o mai bună aliniere cu cerințele licitației înainte de începerea redactării.
Scopul nu este accelerarea procesului de producere a ofertelor. Ci luarea unei decizii de acceptare sau respingere mai rapid, cu informații mai bune, înainte ca timpul investițiilor să înceapă să funcționeze cu adevărat.
Creează-ți contul gratuit astăzi la https://hermix.com/sign-up/ și câștigați mai multe contracte publice cu ajutorul abordării bazate pe date, care ajută companiile să aibă succes constant în vânzările B2G în întreaga Europă.
