O privire asupra a ceea ce face de fapt inteligența artificială în achizițiile publice și unde încă nu reușește.
Arthur C. Clarke a scris odată că orice tehnologie suficient de avansată este imposibil de distins de magie. Avea dreptate. Și descria exact problema modului în care majoritatea companiilor abordează inteligența artificială în prezent.
Piața europeană a achizițiilor publice nu face excepție. Toată lumea vorbește despre IA. Tot mai puțini oameni sunt sinceri cu privire la ce poate și ce nu poate face aceasta. La Hermix, am integrat IA în platforma noastră încă din prima zi, folosind-o pentru a ajuta companii precum Capgemini, Accenture, Unisys, Fujitsu, Indra și zeci de altele să câștige contracte publice. Am învățat multe despre locurile în care IA oferă valoare reală, locurile în care are dificultăți și cum să eliminăm decalajul.
Problema pe care IA o rezolvă de fapt
Vânzările în sectorul public sunt scumpe. Antreprenorii cheltuiesc 2-6% din valoarea contractelor pe vânzări și licitații. Managerii de pre-vânzări dedică până la 50% din timpul lor găsirii, citirii și calificării ofertelor. Propunerile sunt încă în mare parte scrise de mână. Și undeva în mijlocul acestui efort manual, oportunitățile bune sunt ratate, iar cele rele sunt urmărite.
Piața este, de asemenea, fragmentată. Licitațiile relevante sunt răspândite pe sute de portaluri din întreaga Europă. Găsirea lor durează ore întregi. Citirea specificațiilor durează mai multe ore. Calificarea oportunității din punct de vedere comercial, înțelegerea cine a câștigat contracte similare anterior, cum arată bugetele, cine este concurența, poate dura zile întregi.
Aceasta este problema pe care o rezolvă inteligența artificială. Nu magia. Comprimarea efortului.
La ce folosim de fapt inteligența artificială la Hermix
Se vorbește mult vag despre platformele “bazate pe inteligență artificială”. Preferăm să fim specifici.
Inteligența artificială și învățarea automată gestionează calitatea datelor, curățarea, interpretarea, scorarea și recomandările. Datele privind achizițiile publice sunt dezordonate. Numele companiilor apar în zeci de variante pe diferite portaluri. Autoritățile sunt duplicate, clasificate greșit sau etichetate inconsistent. Modelele de învățare automată curăță și normalizează aceste date la scară largă, automat, astfel încât atunci când căutați un profil de cumpărător sau contractant, să consultați date consolidate precise, mai degrabă decât o harababură fragmentată.
Modele GPT analiza specificațiile licitațiilor, extrage cerințele tehnice și susține verificarea conformității. Când un document de licitație are 200 sau 300 de pagini, o sinteză bazată pe GPT poate produce un rezumat structurat de o pagină care acoperă obiectivele, bugetul, criteriile de atribuire, experții necesari și condițiile de eligibilitate în câteva minute. Utilizatorii noștri pot deschide orice licitație în platformă, pot face clic pe fila Rezumat și pot citi o analiză structurată fără a atinge documentul original.
Chat cu inteligență artificială merge mai departe. În loc să citească un rezumat fix, utilizatorii își pot pune propriile întrebări direct pe baza documentului de licitație. Care sunt experții necesari? Care este cerința minimă de rulaj? Câte CV-uri trebuie depuse în propunerea tehnică? Răspunsurile vin în câteva secunde, extrase din documentul propriu-zis, citate și trasabile.
Căutare GPT susține autoritatea noastră și construirea profilurilor contractorilor. În loc să colecteze manual informații despre un cumpărător, SearchGPT răsfoiește, curăță și structurează informațiile disponibile publicului despre cumpărători și contractori, combinându-le cu propria noastră bază de date de achiziții pentru a produce profiluri detaliate. De exemplu, pentru o licitație de la Frontex, utilizatorii pot vedea instantaneu 241 de oportunități deschise în valoare de 3,2 miliarde EUR, 659 de contracte atribuite în valoare de 5,6 miliarde EUR, principalii furnizori preferați și 11 puncte de contact, toate într-o singură vizualizare.
GraphRAG și raționament profund gestionează problema mai dificilă a documentelor mari și complexe și a lanțurilor de analiză care necesită pași intermediari de raționament. Modelele GPT standard se confruntă cu dificultăți în gestionarea documentelor foarte lungi și a raționamentului multi-hop. GraphRAG abordează acest lucru prin înțelegerea relațiilor dintre entitățile dintr-un document, nu doar a textului de suprafață. Deep Reasoning generează artefacte intermediare și căi multiple de răspuns înainte de a ajunge la o concluzie. Aceste tehnici sunt cele care permit Hermix să analizeze cu precizie contractele-cadru, structurile cu loturi multiple și cerințele consorțiului.
Clasificatoare AI analizați și clasificați întrebările de clarificare de pe portalurile de achiziții, ajutând utilizatorii să urmărească și să înțeleagă peisajul întrebărilor și răspunsurilor din jurul licitațiilor active.
Ce funcționează bine și ce nu
Aceasta este partea pe care majoritatea furnizorilor de inteligență artificială o sar peste. Noi nu o vom face.
Inteligența artificială gestionează anumite sarcini cu o fiabilitate ridicată. Corectarea gramaticii, ortografiei și stilului. Rezumarea și extragerea conținutului structurat din documente. Traducere în limbi europene. Verificarea conformității cu cerințele stabilite. Clasificarea și etichetarea conținutului la scară largă. Pentru aceste sarcini, precizia sistemelor noastre este de 98-99%.
IA se confruntă cu dificultăți în îndeplinirea altor sarcini și este important să fim direcți în această privință. Generarea de idei originale nu este ceva ce modelele actuale fac bine. Ele recombină tipare existente, nu inventează. Înțelegerea contextului emoțional, a subtextului cultural sau a dinamicii nerostite dintr-o relație cu clientul depășește capacitățile actuale. IA nesupravegheată, care rulează fără supraveghere umană, produce rezultate nesigure la o rată care ar fi inacceptabilă într-un proces de licitație.
Există, de asemenea, limitări tehnice care afectează în mod specific achizițiile publice. Documentele foarte mari, cu conținut juridic și tehnic dens, depășesc limitele ferestrelor de context. Unele limbi europene cu resurse mai puține au mai puține date de instruire și produc rezultate mai puțin fiabile. Documentele scanate sau criptate care necesită OCR înainte de analiză introduc rate de eroare suplimentare. Explicabilitatea, adică posibilitatea de a urmări exact de ce o inteligență artificială a produs un anumit rezultat, rămâne o provocare, ceea ce contează în mediile de achiziții reglementate.
Concluzia sinceră: IA este un instrument. Un instrument puternic atunci când este utilizat corect. O povară atunci când este tratată ca o cutie neagră.
Barierele în adopție despre care nimeni nu vorbește
Dincolo de capacitate, există bariere practice în calea utilizării inteligenței artificiale în achiziții care merită atenție.
Preocupările legate de securitate și confidențialitate sunt reale. Documentele de licitație pot conține informații sensibile din punct de vedere comercial. Reglementările privind gestionarea datelor în achizițiile publice sunt stricte și variază în funcție de jurisdicție. Orice instrument de inteligență artificială utilizat în acest context trebuie evaluat în raport cu aceste cerințe, nu trebuie considerat a fi conform.
Costurile inițiale de configurare și integrare sunt adesea subestimate. O platformă care utilizează bine inteligența artificială a investit semnificativ în fluxuri de date, selecția modelelor, reglare și controlul calității. Această investiție este încorporată în produs. Construirea de la zero, intern, este costisitoare și lentă.
Rezistența utilizatorilor și lacunele în competențe sunt semnificative. Instrumentele de inteligență artificială necesită abilități inginerești prompte pentru a fi utilizate eficient, iar echipele care au petrecut ani lucrând cu Excel și procese manuale de cercetare nu se adaptează automat. Managementul schimbării contează la fel de mult ca tehnologia.
Întrebarea care merită pusă
Iată scenariul care ne preocupă cel mai mult și merită să fie abordat deschis. IA este acum capabilă să redacteze documente de achiziții publice. IA este capabilă să redacteze propuneri ca răspuns la aceste documente. IA este capabilă să evalueze aceste propuneri.
Dacă toate trei se întâmplă simultan, ce măsurăm de fapt? Calitatea ofertei subiacente sau sofisticarea inteligenței artificiale folosite pentru a o genera?
Pentru bunurile și serviciile standard, evaluarea bazată pe preț poate rămâne dominantă indiferent de implicarea inteligenței artificiale. Pentru proiectele complexe, creative sau strategice, această dinamică este diferită. Judecata umană, arhitectura originală, perspectiva asupra a ceea ce are nevoie de fapt un cumpărător dincolo de ceea ce a scris în specificații, acestea rămân contribuții autentice umane pe care inteligența artificială nu le poate reproduce.
Companiile care au succes constant în sectorul public nu își externalizează gândirea către inteligența artificială. Ele folosesc inteligența artificială pentru a comprima efortul de a găsi oportunități, de a înțelege cumpărătorii, de a se califica comercial și de a gestiona documentația. Judecata strategică le aparține.
Ce înseamnă asta în practică
La Hermix, instrumentele noastre de inteligență artificială susțin patru etape ale procesului de achiziții: descoperirea, calificarea, strategia și orchestrarea ofertelor.
Discovery înseamnă găsirea mai rapidă a licitațiilor potrivite, pe portalurile TED, BOSA, Doffin, Germania, Olanda, România și ale instituțiilor UE, cu alerte automate și prognoză de reînnoire, astfel încât utilizatorii să nu rateze niciodată o oportunitate relevantă.
Calificarea înseamnă înțelegerea unei oportunități din punct de vedere comercial înainte de a aloca resurse pentru aceasta. Cine a câștigat contracte similare? Cât au plătit aceste contracte? Care este istoricul și modelul de cheltuieli al cumpărătorului? Cum arată peisajul concurențial? Platforma noastră răspunde la aceste întrebări în câteva minute, dintr-o bază de date care acoperă peste 250.000 de autorități.
Strategia înseamnă informații de piață: profiluri de cumpărători, analiză de parteneriate, grafice ale concurenței, date despre cheltuielile CE. Înțelegerea unde sunt banii și cine sunt jucătorii cheie înainte de a decide unde să investești efortul de dezvoltare a afacerii tale.
Orchestrarea ofertelor înseamnă sumarizarea prin inteligență artificială, chat-ul prin inteligență artificială, analiza documentelor și verificarea conformității pentru a reduce povara manuală a procesului de licitație în sine.
Rezultatul, bazat pe studii de caz cu utilizatorii noștri, este o reducere de 87% a timpului petrecut cu cercetarea pieței, o reducere de 75% a timpului pentru analiza ofertelor și o reducere de 60% a timpului necesar pentru redactarea propunerilor. O echipă de patru persoane produce un rezultat de șase.
Asta nu e magie. Așa arată, de fapt, o inteligență artificială bine implementată într-un mediu B2G complex.
Hermix ajută companiile să câștige contracte publice cu ajutorul monitorizării licitațiilor, informațiilor de piață și analizei ofertelor bazate pe inteligență artificială. Folosit de Capgemini, Accenture, Unisys, Fujitsu, Indra, Microsoft și peste 50 de alte companii din Europa. Creați-vă contul gratuit la dev.pqb.ro/hermix/sign-up
